Biến Excel thành một trang văn bản chỉ trong 3 bước đơn giản

Chắc hẳn chúng ta đã biết rằng Excel là một chương trình được Microsoft tạo nên mang mục đích tính toán, nhập hoặc xuất dữ liệu, tạo bảng biểu,... Vậy có bao giờ bạn thử nghĩ rằng chúng ta sẽ biến một sheet Excel thành một mặt trắng như trong Word - chương trình thuần để soạn thảo văn bản chưa? Thậm chí ta hoàn toàn căn chỉnh văn bản trên Excel để thành một bản in. Thật thú vị phải không? Hãy cùng Gitiho.com tìm hiểu nhé!

EXG01 - Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ

Bước 1: Xác định vị trí in

Cũng giống trên Word, trước khi ta tạo một loại văn bản nào đó thì ta sẽ phải thiết lập trước một vùng để chưa các nội dung bạn sẽ in ra. Để làm thao tác này trên Excel, bạn nhấn vào tab Page Layout rồi chọn vào biểu tượng Page Setup, từ đây sẽ xuất hiện hộp thoại tuỳ chọn cho trang in của chúng ta.

Bước 2: Căn chỉnh lại vùng in

Bước này cũng không khác gì chúng ta in một bảng tính bình thường trên Excel như kích cỡ chữ, căn gióng lề,...

Bước 3: Hợp nhất ô và căn chỉnh khung cho văn bản

Như chúng ta đã biết, bảng tính Excel được thiết kế bởi những ô tính (Cell) được nằm lớp lớp, song song nhau để tiện cho việc điền các chữ số và các nội dung nhỏ, nếu ta viết một đoạn văn bản nào đó dài hơn một ô tính thì nó sẽ lan sang ô tính bên cạnh. Để điểu chỉnh làm sao đoạn văn bản ta muốn nhập vừa khít trong một cell thì đồng nghĩa với việc ta sẽ phải tăng độ dài, rộng, cao của một ô cell đó. Để thao tác này được nhanh hơn bạn cũng có thể sử dụng Merge Cell cùng với tổ hợp phím Alt + = (Wrap Text) để xuống dòng trong một cell để hợp nhất.

Tiếp theo chúng ta sẽ đến bước căn chỉnh khung cho văn bản để tránh việc văn bản của chúng ta tràn ra ngoài vùng in mà ta đã thiết lập từ đầu. Vậy ta giải quyết vấn đề này thế nào?

- Đầu tiên ta phải hợp nhất các ô (Merge) làm sao có độ rộng bằng đúng độ rộng của khổ in ta vừa thiết lập ban đầu. Còn về số dòng bạn muốn hợp nhất thì sẽ phụ thuộc vào độ dài văn bản của bạn

- Tiếp theo ta chọn ô vừa hợp nhất rồi mở hộp thoại Format Cell bằng tổ hợp Ctrl + 1 lên rồi chuyển qua tab Alignment. Tại đây bạn nhấn vào hộp thoại Horizontal rồi chọn Justify để căn lề hai bên

Và sau đây là kết quả của chúng ta

Qua những bước trên ta có thể thấy rằng cách tạo nên một trang in văn bản trên Excel trông cũng không kém gì ta làm trên Word. Thông thường những loại văn bản mà chúng ta thường sử dụng trên Excel sẽ là giấy công nợ, biểu mẫu,... Cách tạo trang in như thế này sẽ tiện hơn dùng Mailing nhiều vì sheet và Form in của chúng ta nằm ở sheet khác nhau. Thật tiện lợi phải không nào?

Ngoài ra bạn đọc cũng có thể tìm hiểu qua những nội dung về Excel trên trang Gitiho.com

Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel

Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel

HƯỚNG DẪN CÁCH SỬ DỤNG HÀM IF VỚI NHIỀU ĐIỀU KIỆN: AND, OR, HÀM IF LỒNG NHAU VÀ HƠN THẾ