Những hàm Excel thông dụng trong Kế toán tổng hợp - Phần 1

Công cụ hữu ích nhất và không thể thiếu trong công việc Kế toán chính là Microsoft Excel. Đặc biệt là đối với Kế toán tổng hợp, việc lập báo cáo, chứng từ kế toán hay xử lý dữ liệu phần lớn đều được thực hiện trên Excel. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu các bạn đọc những hàm Excel thường dùng trong Kế toán tổng hợp.

Những hàm Excel thông dụng trong Kế toán tổng hợp

Hàm COUNTIF trong nghiệp vụ kế toán

Hàm COUNTIF là hàm đếm có điều kiện trong Excel.

Công thức hàm COUNTIF:

=COUNTIF(range,criteria)

Trong đó, 

Range: Cột số chứng từ trong sổ NKC

• Criteria: Số chứng từ trên từng dòng dữ liệu

Tính năng: Đếm có điều kiện số lần xuất hiện của 1 nội dung trong 1 phạm vi phù hợp với điều kiện đếm.

Trong Kế toán tổng hợp, hàm COUNTIF được ứng dụng để đếm số thứ tự dòng nghiệp vụ Kế toán phát sinh trong sổ Nhật ký chung theo số chứng từ

Để hiểu thêm về cách áp dụng hàm này trong Kế toán tổng hợp, hãy xem hình ảnh ví dụ dưới đây:

Xem thêm: CÁCH LẬP BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN VÀ CÔNG THỨC ĐÁNH SỐ DÒNG TRONG SỔ NHẬT KÝ CHUNG TRÊN EXCEL

Hàm VLOOKUP với nghiệp vụ Kế toán tổng hợp

Hàm VLOOKUP cho phép người sử dụng tìm kiếm các giá trị theo cột trong Excel.

Công thức hàm:

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Tính năng: Tra cứu hoặc tìm kiếm nội dung của 1 đối tượng tìm kiếm trong bảng tính.

Trong nghiệp vụ Kế toán tổng hợp, hàm VLOOKUP được áp dụng để giải quyết 2 yêu cầu sau:

1. Tìm tên tài khoản Kế toán, dựa theo số tài khoản trên Sổ cái, Sổ chi tiết như sau:

2. Tra cứu những thông tin liên quan đến khách hàng, nhà cung cấp dựa vào Mã khác hàng, khi theo dõi chi tiết các tài khoản 131, 331 trong sổ Nhật ký chung

Lưu ý: Hàm MATCH và INDEX có thể thay thế VLOOKUP, hỗ trợ tra cứu, tìm kiếm tốt hơn với tốc độ nhanh chóng hơn. Chi tiết xem tại bài viết bên dưới.

Xem thêm: Hướng dẫn giải bài tập Excel với hàm INDEX và hàm MATCH chi tiết

Hàm SUMIF, SUMIFS khi xử lý dữ liệu nghiệp vụ kế toán

Hàm SUMIF là hàm dùng để tính tổng các giá trị thỏa mãn điều kiện nhất định

Công thức hàm SUMIF: 

=SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Tính năng: Tính tổng có điều kiện

Trong quá trình lập chứng từ Kế toán tổng hợp, hàm SUMIF hay SUMIFS có thể ứng dụng để:

1. Tính tổng số phát sinh của các tài khoản trong Bảng cân đối số phát sinh như sau:

2. Kết chuyển số dư cuối kỳ của các tài khoản trong sổ Nhật ký chung

Lưu ý: Hàm SUMIFS có lẽ là lựa chọn tối ưu hơn so với hàm SUMIF với việc tính tổng theo nhiều điều kiện. Ví dụ, tính sô phát sinh của bên Nợ TK 111 trong thời gian 1/1 đến 31/3 trong khi bảng dữ liệu có 12 tháng. Hàm SUMIFS sẽ hỗ trợ kiểm tra Bảng cân đối số phát sinh trong bất kỳ khoảng thời gian nào theo điều kiện bạn đặt.

Hàm TEXT trong kế toán tổng hợp

Hàm TEXT được sử dụng để chuyển đổi giá trị số sang chuỗi văn bản ở một định dạng cụ thể.

Công thức hàm TEXT: 

=TEXT(value, format_text)

Tính năng: Giữ nguyên định dạng của dữ liệu khi chuyển đổi (số hay ngày tháng năm) vào trong một đoạn text.

Với hàm này, việc trình bày lại dữ liệu về ngày tháng năm trong báo cáo Kế toán tổng hợp trở nên dễ dàng và đơn giản hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn dùng hàm TEXTJOIN để ghép chuỗi văn bản trong Excel

Kết luận

Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc, nhất là những kế toán viên, có thể ứng dụng được cách sử dụng các hàm COUNTIF, VLOOKUP, SUMIF, SUMIFS và hàm TEXT trong công việc liên quan đến nghiệp vụ kế toán trong Kế toán tổng hợp. Ngoài ra, phần 2 của bài viết sẽ giới thiệu thêm các hàm thông dụng tiếp theo, hãy đón đọc nhé!