Hướng dẫn về khi nào nên sử dụng các hàm có hậu tố X trong Power Pivot

Power Pivot là một bổ trợ (Add-in) của Excel cần thiết khi phải phân tích dữ liệu với số lượng lớn (triệu dòng) từ nhiều nguồn khác nhau. Những ai chuyên ngành kế toán tài chính hay những người thường xuyên với Excel sẽ cần phải trở nên quen thuộc với chức năng này. Và trong bài viết này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu thêm về khi nào bạn nên sử dụng các hàm có hậu tố X trong công cụ này nhé.

Để các bạn hiểu rõ hơn khi nào thì sử dụng các hàm có hậu tố X (như SUMX, AVERAGEX…) chúng ta cùng xét ví dụ sau đây:

Trong ví dụ này chúng ta lấy 1 bảng dữ liệu nhỏ để mô phỏng. Bạn hoàn toàn có thể tự tạo 1 bảng tương tự như vậy trên file Excel của cá nhân để làm theo:

Trong bảng trên, chúng ta không thấy cột Thành tiền. Nhưng yêu cầu chúng ta phải tính tổng thành tiền của từng mặt hàng. Vậy trường hợp này chúng ta làm như thế nào?

Sử dụng hàm SUM có được không?

Nếu bạn nghĩ dùng hàm SUM theo cách: 

=SUM([Số lượng]) * SUM([Đơn giá]) 

thì kết quả sẽ không chính xác.

Bởi về nguyên tắc thì Số lượng và Đơn giá phải xét trên từng dòng phát sinh, không phải tổng Số lượng * Tổng đơn giá

Để dùng được hàm SUM, bạn phải có sẵn cột Thành tiền trong bảng dữ liệu:

Lúc đó chúng ta tính Tổng thành tiền = SUM([Thành tiền])

Cách này sẽ cho bạn kết quả đúng.

Như vậy để dùng được hàm SUM, trong bảng dữ liệu phải có sẵn cột mà bạn muốn tính.

Cách sử dụng hàm SUMX

Bản chất cột [Thành tiền] được tạo ra nhờ lấy [Số lượng] * [Đơn giá] theo từng dòng. Sau đó bạn tính tổng trong cột [Thành tiền] với hàm SUM. Đây chính là nguyên tắc tính của hàm SUMX mà chúng ta đã tìm hiểu ở trên.

Do đó trong trường hợp này, bạn có thể dùng ngay hàm SUMX mà không cần có cột Thành tiền ở trong bảng dữ liệu.

Cách viết như sau (tạm gọi bảng dữ liệu là Sales):

Tổng thành tiền = SUMX(Sales, Sales[Số lượng] * Sales[Đơn giá])

Khi nào sử dụng hàm SUMX

Qua ví dụ trên, bạn có thể thấy là chúng ta vẫn có thể dùng được cả 2 hàm nếu muốn. Để sử dụng hàm SUM, bạn cần phải can thiệp trực tiếp vào bảng dữ liệu bằng cách tạo thêm cột mới. Việc này không khó để làm, nhưng nó tốn thời gian và tốn tài nguyên. Excel sẽ phải luôn tính toán lại kết quả trong cột mà bạn mới thêm vào, đồng thời nó làm thay đổi độ lớn của bảng dữ liệu. Nhưng với SUMX thì không. Việc tính toán chỉ thực hiện khi bạn sử dụng hàm này mà thôi, và bạn cũng không làm thay đổi bảng dữ liệu.

Vì vậy lời khuyên là:

• Nếu bảng dữ liệu đã có sẵn cột mà bạn cần tính rồi thì dùng hàm SUM sẽ viết công thức nhanh hơn, đơn giản hơn.
• Nếu bảng dữ liệu chưa có sẵn cột cần tính thì bạn dùng hàm SUMX sẽ hiệu quả hơn thay vì cố gắng tạo ra cột cần tính chỉ để dùng hàm SUM.
• Luôn cân nhắc việc tạo ra thêm cột mới trong bảng dữ liệu, bởi nó làm file nặng hơn, tính chậm hơn trong khi tác dụng có thể không nhiều (bởi bạn hoàn toàn tính toán được mà không cần tạo ra cột đó với các hàm X)

Vậy trong bài viết này bạn đã nắm thêm một chút kiến thức về Power Pivot rồi, cụ thể là khi nào nên sử dụng các hàm có hậu tố X trong công cụ này. Để tìm hiểu thêm về các kiến thức liên quan đến Power Pivot, bạn hãy truy cập trang gitiho.com nhé.