Bảo vệ văn bản trong Word với chức năng Protect Document

Nội dung được viết bởi Lực td

Cho dù công ty quy mô lớn hay nhỏ, việc bảo mật thông tin kinh doanh là điều cực kỳ quan trọng. Đã có rất nhiều trường hợp nhân viên đã để lộ văn bản, chứng từ của cơ quan mình vào tay đối thủ hoặc kẻ xấu. Để rồi hậu quả là thua lỗ, bị người ngoài ăn cắp bí mật kinh doanh. 

Bởi vậy, mỗi người cần phải nắm được cách khóa file word không cho chỉnh sửa bằng công cụ Proctect Document. Cùng Gitiho tìm hiểu ngay nhé!

WOG01 - Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản

Kiểm tra, rà soát văn bản Word bằng công cụ Inspect Document

Đối với những bạn mới học Word chắc hẳn đang thắc mắc rằng Inspect Document là gì? Cách sử dụng nó như thế nào?

Inspect Document là công cụ hỗ trợ người dùng trong việc soát lại văn bản trước khi xuất bản nhằm xác định tác giả của văn bản là ai, có thay đổi bất kì nội dung nào không, sửa đổi lần cuối khi nào,....

Vị trí của Inspect Document sẽ nằm tại tab File.

Inspect Document là gì
Inspect Document là gì

Nhấn vào Check for Issues rồi chọn Inspect Document

Tùy chọn Check for Issues
Tùy chọn Check for Issues

Từ đây cửa sổ Document Inspector hiện lên cùng một danh sách đầu mục thông tin như bình luận (comment), thông tin cá nhân (Personal Information), chú thích (Annotation),...

cửa sổ Document Inspector
cửa sổ Document Inspector

Thậm chí công cụ soát văn bản này còn kiểm tra được nội dung ẩn, watermark trong văn bản (nếu có).

Kiểm tra nội dung của văn bản
Kiểm tra nội dung của văn bản

Để bắt đầu rà soát văn bản, ta nhấn nút Inspect. Sau khi nhấn xong, chờ 20 đến 30 giây để Word kiểm tra.

Word đang rà soát văn bản
Word đang rà soát văn bản

Khi Inspect Document rà soát xong, những nội dung và đặc tính nằm trong văn bản đều xuất hiện kết quả. Mục nào bị đánh dấu chấm than, tức những nội dung mang tính chất nhạy cảm hoặc không phù hợp sẽ được Word gợi ý loại bỏ bằng nút "Remove All"

Xóa bỏ các đoạn văn bản không phù hợp với tài liệu
Xóa bỏ các đoạn văn bản không phù hợp với tài liệu

Một khi văn bản bản đã hoàn chỉnh, Word sẽ đóng dấu tích xanh cho mọi đầu mục đã rà soát nội dung.

Word đã rà soát tài liệu thành công
Word đã rà soát tài liệu thành công

Gitiho khuyên các bạn nên sử dụng công cụ rà soát văn bản Inspect Document cho những văn bản Word cộng tác với nhiều người, chứa nhiều comment nhận xét, thay đổi văn bản bên trong.

Xem thêm: CÁCH ĐẶT MẬT KHẨU BẢO VỆ TÀI LIỆU WORD

Cách khóa file word không cho chỉnh sửa(Protect Document)

Tương tự Inspect Document, công cụ bảo vệ văn bản trong Word được đặt tại tab File, mục Info.

Tính năng bảo vệ protect word
Tính năng bảo vệ protect word

Trong đó có một số cài đặt bảo vệ tệp Word mà bạn cần chú ý:

  • Mark as final: Đánh dấu văn bản của bạn là phiên bản cuối cùng.
  • Ecrypt with Password: Đặt mật khẩu cho văn bản.
  • Restrict Editing: Giới hạn chỉnh sửa văn bản.

Sử dung Mark as Final để bảo vệ văn bản trong Word

Về cơ bản, Mark as Final là một trạng thái đánh giá rằng văn bản đã hoàn chỉnh.

Cách tùy chọn của tính năng document protect
Cách tùy chọn của tính năng document protect

Sau khi đánh giá đây là văn bản hoàn chỉnh cuối cùng, Word sẽ đưa ra một dòng thông báo tạm hiểu là "Ngăn không cho người khác chỉnh sửa" đồng thời đưa văn bản sang chế độ Read-Only (chỉ đọc, không chỉnh sửa) 

Hiện thị cho thấy tài liệu đã được bảo vệ (word protect) không cho chỉnh sửa
Hiện thị cho thấy tài liệu đã được bảo vệ (word protect) không cho chỉnh sửa

Lúc này, khi bạn gửi đoạn văn bản đã được đánh dấu cho người khác, Word sẽ đưa ra thông báo văn bản này là phiên bản cuối cùng. Do đó, người nhận được văn bản này sẽ phải suy nghĩ xem liệu có cần sửa văn bản này nữa không.

Tài liệu đã được bảo vệ protected document
Tài liệu đã được bảo vệ protected document

Cài đặt mật khẩu cho tài liệu trong Word

Cách này ngăn cản người khác đọc được nội dung của bạn bằng cách đặt pass cho file word.

Bươc đầu tiêm, mở file Word lên, chọn tab File > Protect Document > Encrypt with Password.

Cài đặt mật khẩu cho tài liệu trong Word
Cài đặt mật khẩu cho tài liệu trong Word

Bước thứ hai, bạn chỉ cần nhập mật khẩu mà bạn muốn đặt cho văn bản vào là được.

Lưu ý rằng ta sẽ phải nhập 2 lần mật khẩu để chắc chắn 2 lần đó mật khẩu phải trùng nhau.

Nhập mật khẩu cho tài liệu
Nhập mật khẩu cho tài liệu

Khi đặt mật khẩu thành công, Word sẽ đưa ra thông báo tạm dịch là: "Để mở tài liệu này cần yêu cầu mật khẩu".

Hoàn tất cài đặt mật khẩu cho file tài liệu
Hoàn tất cài đặt mật khẩu cho file tài liệu

Từ đó, khi mở lại tài liệu này, Word yêu cầu người dùng phải nhập đúng mật khẩu mới có thể chỉnh sửa, đọc nội dung.

Nhập đúng mật khẩu để mở tài liệu Word
Nhập đúng mật khẩu để mở tài liệu Word

Cách bỏ mật khẩu bảo vệ tài liệu trong Word

Để bỏ mật khẩu cho văn bản, ta quay lại đúng nơi tạo mật khẩu, nhấn vào Encrypt with Password.

Vào Encrypt with Password để bỏ mật khẩu Word
Vào Encrypt with Password để bỏ mật khẩu Word

Bôi đen mật khẩu và xóa đi.

Xóa mật khẩu đã cài cho tài liệu Word đi
Xóa mật khẩu đã cài cho tài liệu Word đi

Nhấn OK để hoàn tất.

Hoàn tất bỏ mật khẩu cho tài liệu Word
Hoàn tất bỏ mật khẩu cho tài liệu Word

Bây giờ Word không còn đưa ra dòng chữ yêu cầu mật khẩu để mở tài liệu nữa.

Bỏ mật khẩu cho tài liệu Word thành công
Bỏ mật khẩu cho tài liệu Word thành công

Cách khóa file word không cho chỉnh sửa với Restrict Editing

Restrict Editing tức giới hạn quyền chỉnh sửa của văn bản, đồng nghĩa với việc người khác không chỉnh sửa được văn bản của bạn nhưng vẫn có thể đọc được nội dung bên trong.

khóa file word không cho chỉnh sửa bằng Restrict Editing
khóa file word không cho chỉnh sửa bằng Restrict Editing

Khi lựa chọn Restrict Editing để bảo vệ văn bản, góc phải màn hình sẽ có các hộp thoại nhỏ chứa những cài đặt giới hạn chỉnh sửa tùy theo ý muốn của bạn. Bao gồm cả hoạt động thay đổi định dạng văn bản.

Hộp thoại Restrict Editing
Hộp thoại Restrict Editing

Cùng với đó là 4 loại giới hạn chỉnh sửa nâng cao:

  • Tracked changes: Cho phép người khác chỉnh sửa văn bản nhưng những bước chỉnh sửa này sẽ được ghi lại.
  • Comments: Không cho chỉnh sửa, chỉ được phép bình luận về văn bản.
  • Flling in forms: Chỉ được phép điền vào form (đơn) nếu văn bản của chúng ta là dạng đơn, chứng từ.
  • No changes (Read only): Không được phép chỉnh sửa, chỉ được đọc.
Các tùy chọn của Restrict Editing
Tùy chọn của Restrict Editing

Sau khi chọn được phương pháp bảo vệ văn bản, bạn hãy sang bước 3 "Start enforcement" (Bắt đầu thực hiện). 

Nhấn vào nút Yes, Start Enforcing Protection, một cửa sổ bảo mật sẽ bật ra và yêu cầu bạn nhập mật khẩu (không đặt cũng được). Bây giờ, người khác chỉ có quyền chỉnh sửa theo yêu cầu của bạn cho văn bản.

Tổng kết

Qua bài viết này Gitiho đã mang đến cho bạn đọc các cách bảo vệ văn bản trong Word với 3 phương pháp khác nhau, gồm: 

- Đưa văn bản vào chế độ chỉ được đọc (Read Only).

- Đặt mật khẩu cho văn bản.

- Giới hạn một số thao tác chỉnh sửa văn bản.

Rõ ràng, những tài liệu thật sự cần tính bảo mật cao thì bạn nên đặt password, còn hai phương án còn lại bạn hoàn toàn có thể sử dụng cho văn bản bình thường nhưng tránh người đọc chỉnh sửa nội dung.

Hiện gói hội viên đang được ưu đãi giảm 200K. Chỉ với 182K/ tháng - Học hơn 500 khóa bất kỳ tại Gitiho! Nhấn vào banner bên dưới để tìm hiểu thêm!

0/5 - (0 bình chọn)

0/5 - (0 bình chọn)

0 thảo luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội
Giấy phép mạng xã hội số: 588, cấp bởi Bộ thông tin và truyền thông