Hướng dẫn cách tìm và thay thế định dạng trong Word

Tính năng Find and Replace trong Word không chỉ dùng để tìm và thay thế một văn bản mà còn có thể dùng nó để tìm và thay thế các định dạng cụ thể trong tài liệu. Trong bài viết ngày hôm nay, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách tìm kiếm và thay thế nâng cao trong Word.

Nâng cao kỹ năng sử dụng công cụ soạn thảo văn bản với khóa học:

Tìm kiếm và thay thế nâng cao trong Word để thay đổi định dạng ký tự

Khi sử dụng công cụ Find and Replace trong Word, bạn có thể tìm kiếm và thay thế một loại định dạng cụ thể hoặc có thể kết hợp giữa tìm kiếm văn bản với các ký tự đại diện.

Tìm và thay thế định dạng ký tự

Giả sử bạn muốn loại bỏ các văn bản được in nghiêng, bạn có thể làm được điều này với thao tác tìm kiếm và thay thế nâng cao trong Word, cụ thể với các bước lần lượt như sau:

Bước 1: Bạn có thể tìm kiếm định dạng không kèm theo văn bản bằng cách truy cập vào hộp thoại Find and Replace bằng cách chọn thẻ Home và bấm nút Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.

Bước 2: Trên tab Replace, nhấp chuột vào ô Find What để xác định tìm chữ trong Word, sau đó nhấn vào mũi tên xổ xuống trong mục Format.

Bước 3: Trong cửa sổ Find Font tìm chữ trong Word, chọn loại định dạng mà bạn muốn tìm kiếm (trong ví dụ này là in nghiêng-Italic) sau đó bấm nút OK.

Bước 4: Quay lại cửa sổ Find and Replace bây giờ bạn đã thấy định dạng tìm kiếm đã được liệt kê phía dưới mục Find What.

Bước 5: Tiếp theo, chúng ta cần sử dụng Replace trong Word. Bạn đặt điểm chèn chuột vào mục Replace with > Format > Font và chọn kiểu font chữ bạn muốn thay thế (trong ví dụ này chọn đổi thành kiểu chữ thường nên sẽ chọn Regular) và định dạng đó sẽ xuất hiện dưới hộp Replace with.

Bước 6: Bấm nút Find Next để chuyển đến vị trí cần thay thế trong văn bản, nếu đúng vị trí rồi chỉ cần bấm nút Replace trong Word để thay thế.

Tiếp tục bấm nút Find next để tìm các từ thay thế khác hoặc để bỏ qua một chỗ nào đó. Còn nếu như muốn thay thế tất cả định dạng tìm thấy thì bạn chỉ cần bấm nút Replace All.

Xem thêm: Cách sử dụng Find and Replace trong Word với các dấu hiệu đặc biệt

Tìm và thay thế cả định dạng ký tự và văn bản

Giả sử bạn vừa hoàn thành xong và định dạng một báo cáo, trong đó có cả chữ đậm, chữ nghiêng và màu font chữ màu xanh dương để nhấn mạnh. Chúng ta sẽ tiếp tục tìm kiếm và thay thế nâng cao trong Word để hoàn thành đề bài này.

Tài liệu hoàn thành sẽ như hình ảnh dưới đây:

Bây giờ bạn phải xóa màu chữ cũng như định dạng in đậm và in nghiêng, đồng thời thay tên Lorem Incorporated thành Lorem Inc. Lúc này tính năng Find and Replace trở nên cực kỳ hữu ích. Cách thực hiện tìm kiếm và thay thế nâng cao trong Word như sau:

Bước 1: Chọn thẻ Home rồi bấm nút Replace trong Word hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.

Bước 2: Nhập Lorem Incorporated vào hộp Find What.

Bước 3: Bấm nút More để mở rộng các tùy chọn tìm kiếm, tiếp theo bấm nút Format và chọn Font.

Bước 4: Trong cửa sổ Find Font tìm chữ trong Word bạn chọn tùy chọn Bold Italic (in đậm và in nghiêng) tại khung Font style, trong menu thả xuống của mục Font Color chọn màu xanh dương và bấm nút OK.

Bước 5: Trong hộp Replace With bạn nhập Lorem Inc và bấm nút Format chọn Font để áp dụng Replace trong Word.

Bước 6: Trên mục Font Style chọn Regular và trong Font Color chọn màu đen là màu mặc định của chữ. Sau đó bấm nút OK.

Bước 7: Bây giờ bấm nút Find Next để xem từng kết quả tìm kiếm trong tài liệu, sau đó bấm nút Replace trong Word nếu muốn thay đổi từng kết quả hoặc Replace All để thay thế tất cả.

Cách tìm và thay thế định dạng trong Word

Bạn cũng có thể tìm kiếm và thay thế nâng cao trong Word để thay đổi định dạng đoạn văn tương tự như cách làm việc với định dạng ký tự và cũng có thể thay đổi cả định dạng ký tự với đoạn văn cùng một lúc nếu muốn.

Ví dụ nếu bạn vừa sao chép và dán một vài đoạn văn bản từ tài liệu khác vào tài liệu của mình. Trong tài liệu của bạn đang dùng khoảng cách dòng tiêu chuẩn không có khoảng trắng trước đoạn và khoảng cách 8pt sau đoạn. Còn đoạn văn bản được thêm vào có khoảng cách trước và sau đoạn là 18pt và có các ký tự in đậm.

Để định dạng đoạn vừa được thêm vào theo định dạng văn bản gốc và giữ nguyên các ký tự in đậm thì thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn thẻ Home rồi bấm nút Replace hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+H.

Bước 2: Trong hộp Find What xuất hiện, bạn nhấp chuột vào điểm chèn và chọn Format > Paragraph.

Bước 3: Trong cửa sổ Find Paragraph tìm chữ trong Word, chọn định dạng mà bạn muốn tìm kiếm. Cụ thể trong trường hợp này là khoảng trước đoạn và sau đoạn là 18pt sau bấm nút OK.

Bước 4: Trong hộp Replace With bạn chọn Format > Paragraph. Trong cửa sổ Replace Paragraph tại mục Before để khoảng cách trước là 0 và 8pt với khoảng cách sau tại mục After. Sau đó bấm nút OK.

Bây giờ bạn bấm nút Find Next để bắt đầu tìm kiếm trong văn bản, bấm nút Replace trong Word nếu muốn thay thế tại vị trí đang chọn, nếu không thay đổi thì bấm nút Find Next để chuyển sang định dạng kế tiếp. Nếu muốn thay thế tất cả các kết quả tìm kiếm được thì bấm nút Replace All.

Và bây giờ bạn đã có một văn bản đúng như ý muốn sau khi đã hoàn thành tìm kiếm và thay thế nâng cao trong Word.

Xem thêm: Giới thiệu tính năng Wildcard trong Word và cách ứng dụng hiệu quả

Tổng kết

Chỉ với một vài thao tác đơn giản bạn đã có thể hoàn thành bài Word của mình một cách dễ dàng, nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao trong công việc. Hy vọng qua bài viết ngày hôm nay bạn đã nắm chắc được thủ thuật tìm kiếm và thay thế nâng cao trong Word với tính năng Find and Replace.

Để tích lũy các kiến thức và thủ thuật sử dụng Word hữu ích, bạn hãy tham khảo các bài viết trên blog tin học văn phòng của Gitiho nhé. Chắc chắn chúng mình sẽ quay trở lại với các bài viết thú vị về chủ đề Word.

Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc các bạn thành công!