Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân theo thông tư 80 chi tiết nhất

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một trong những nhiệm vụ bắt buộc với  hầu hết các doanh nghiệp có phát sinh chi trả thu nhập cho người lao động. Để hỗ  trợ các bạn kế toán thực hiện tốt nhất nhiệm vụ kê khai và quyết toán thuế thu  nhập cá nhân, MISA AMIS tổng hợp, chia sẻ cuốn cẩm nang dưới dạng ebook để hướng dẫn cụ thể, chi tiết từng bước lập hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Gitiho chia sẻ các nội dung đi từ hướng dẫn tổng quan quy trình thực  hiện quyết toán thuế đến chi tiết cách lên các phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN; 05- 2/BK-QTT-TNCN; 05- /BK-QTT-TNCN và tờ khai 05/QTT-TNCN theo mẫu  biểu mới nhất quy định tại Thông tư số 80/2021/TT-BTC.  

Với mong muốn mang đến cho các chủ doanh nghiệp, các nhà quản trị và  các bạn kế toán những kiến thức, thông tin chất lượng nhất phục vụ ứng dụng trực  tiếp vào công việc, Gitiho hy vọng bài viết sẽ góp phần giúp các bạn tự tin, hiệu quả hơn  trong quá trình hoàn thành các nghĩa vụ về hồ sơ, thủ tục thuế của mình tại doanh  nghiệp.

Tổng quan quy trình kế toán thực hiện  quyết toán thuế, quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế, là một trong những nhiệm vụ quan trọng  nhất của kế toán trong năm tài chính, đòi hỏi kế toán phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng  và thực hiện nhiều bước kiểm tra để đảm bảo tính đúng số liệu kế toán và số thuế phải nộp. 

Tổng quan quy trình kế toán thực hiện quyết toán thuế 

Thông thường, quy trình kế toán thực hiện quyết toán thuế tại doanh nghiệp  trải qua 4 bước như sau: 
1.1.1. Kiểm tra, rà soát số liệu, thông tin trước khi lập Báo cáo tài chính

Lưu ý: Các bạn cần kiểm tra lại các nội dung thay đổi về chính sách thuế  trong năm, doanh nghiệp bạn đã thực hiện theo chính sách mới cập nhật hay chưa và kế toán đã hạch toán, xử lý đúng với các khoản bị ảnh hưởng khi chính sách thuế thay đổi.

1.1.2. Lập Báo cáo tài chính

Lưu ý: Hiện nay hầu hết các phần mềm kế toán đều có thể tự động cập nhật số liệu lập các bảng báo cáo trong bộ Báo cáo tài chính. Tuy nhiên, các bạn kế toán nên nên kiểm tra các số liệu tự động từ phần mềm để hiểu rõ hơn các số liệu được tổng hợp lập báo cáo và cũng tránh được các sai sót có thể phát sinh.

1.1.3. Kiểm tra lại số liệu Báo cáo tài chính, đánh giá rủi ro thuế, chốt số liệu báo cáo

Sau khi lập xong Báo cáo tài chính và kiểm tra các số liệu, các bạn cần đánh giá các rủi ro về thuế, bóc tách các chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định mới nhất.

1.1.4. Tổng hợp số liệu, chuẩn bị hồ sơ quyết toán, lập và nộp tờ khai

Ở mỗi doanh nghiệp, các loại thuế cần kê khai quyết toán là khác nhau theo thực tế các loại thuế phát sinh tại doanh nghiệp. Có 2 loại thuế mà tất cả các doanh nghiệp trong mọi ngành nghề đều cần tiến hành kê khai và quyết toán theo năm là thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân.

Lưu ý: Đối với kỳ quyết toán thuế năm 2021 biểu mẫu kê khai được cập nhật mới theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Tổng quan quy trình kế toán thực hiện kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Thông thường, quy trình kế toán thực hiện kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại doanh nghiệp trải qua các bước như sau:

Bước 1: Tập hợp chứng từ liên quan đến lương và các khoản phụ cấp theo lương trong năm tính thuế

Đối với nghĩa vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân, đầu tiên các bạn kế toán/nhân sự cần thu thập toàn bộ các chứng từ liên quan tới lương, các khoản phụ cấp và trích theo lương của người lao động đã phát sinh trong năm tính thuế.

Đó là các hồ sơ duyệt chi lương hàng tháng được tập hợp và sắp xếp theo tháng, các hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, bảng chấm công, tính lương, chứng từ thanh toán tiền lương cùng với các hồ sơ tờ khai thuế thu nhập cá nhân tháng/quý doanh nghiệp đã kê khai, các hồ sơ liên quan tới bảo hiểm của người lao động…

Sau khi việc rà soát về số liệu thực tế phát sinh trên các chứng từ gốc với việc hạch toán trên phần mềm kế toán và kê khai trên các tờ khai phát sinh đã trùng khớp (bước 1.1.3 nêu trên) kế toán/nhân sự sử dụng bảng lương hàng tháng và số liệu đã kê khai trên tờ khai 05/KK-TNCN để tổng hợp thông tin về tiền lương, các khoản thưởng, phụ cấp trích theo lương đã chi cho người lao động trong năm tính thuế.

Lưu ý: Việc xác định người lao động là cá nhân cư trú hay cá nhân không cư trú trong năm tính thuế để xác định chính xác nghĩa vụ thuế của người lao động là hết sức quan trọng.

 Phạm vi xác định thu nhập chịu thuế đối với cá nhân cư trú: là thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam (thu nhập toàn cầu), không phân biệt nơi trả và nhận thu nhập. 

Phạm vi xác định thu nhập chịu thuế đối với cá nhân không cư trú: thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh tại Việt Nam, không phân biệt nơi trả và nhận thu nhập.

(Chi tiết tham khảo Điều 1 Thông tư 111/2013/TT-BTC).

Do đó, đã có trường hợp người lao động là chuyên gia nước ngoài làm việc tại chi nhánh ở Việt Nam xác định là cá nhân cư trú tại Việt Nam trong năm tính thuế nhưng kế toán/nhân sự do sơ suất đã không kê khai phần thu nhập của người lao động nhận được từ công ty mẹ (thu nhập toàn cầu), do đó có thể gây rủi ro và thiệt hại về thuế cho doanh nghiệp.

Bước 2: Tổng hợp thông tin về tiền lương đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế và xác định tổng nghĩa vụ thuế năm

Ở bước này, thông thường các bạn sẽ tập hợp toàn bộ thông tin về lương, các khoản phụ cấp theo lương, các khoản tiền tiền thưởng, phúc lợi... đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế vào 1 file excel để tiện đối chiếu, theo dõi và lấy các số liệu kê khai lên tờ khai.

Các nội dung chính của “Bảng tổng hợp” bao gồm:

- Tổng hợp toàn bộ thu nhập doanh nghiệp đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế;
- Tổng hợp các khoản giảm trừ: giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, các khoản đóng góp từ thiện được giảm trừ...;
- Tổng hợp các thông tin về người phụ thuộc;
- Tổng hợp số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm 2021 (theo số liệu các tờ khai 05/KK-TNCN đã nộp);
- Xác định tổng thu nhập chịu thuế, thu nhập tính thuế của năm, xác định tổng nghĩa vụ thuế cả năm (tính toán số thuế còn phải nộp hoặc được hoàn, hoặc bù trừ sau quyết toán...);
- Tổng hợp các thông tin về cá nhân ủy quyền quyết toán tại doanh nghiệp...

Lưu ý:
Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân là thời điểm doanh nghiệp thực hiện chi trả thu nhập cho người lao động nên với kế toán/nhân sự cần chú ý đối chiếu với các chứng từ chi tiền lương thực tế để xác định chính xác cáckh oản thu nhập chịu thuế trong năm tính thuế.

Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động trả lương NET cho người lao động (doanh nghiệp có trả thay bảo hiểm bắt buộc, tiền thuê nhà... cho người lao động) thì phải quy đổi thu nhập không bao gồm thuế, bảo hiểm bắt buộc… thành thu nhập tính thuế theo Phụ lục số 02/PL-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 111/2013/TT-BTC để xác định thu nhập chịu thuế. (Chi tiết tham khảo Công văn số 3588/CT-HTr ngày 21/1/2016 của Cục Thuế TP. Hà Nội).

Bước 3: Xác định phụ lục kê khai đối với thu nhập chi trả cho người lao động Từ “Bảng tổng hợp thông tin người lao động quyết toán thuế năm tại doanh nghiệp” nêu tại bước 2, các bạn xác định phân nhóm đối tượng người lao động theo đối tượng kê khai ở phụ lục nào của tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Mục đích của việc phân nhóm để tập hợp thu nhập doanh nghiệp đã chi trả cho người lao động trong năm tính thuế lên đúng phụ lục kê khai trên tờ khai quyết toán TNCN theo quy định.

Có thể chia nhóm người lao động theo 3 nhóm như sau:

Nhóm 1: Đối tượng người lao động tập hợp thu nhập lên bảng kê phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN - Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần: Người lao động là cá nhân cư trú và đã ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.

Nhóm 2: Đối tượng người lao động tập hợp thu nhập lên bảng kê phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN - Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần: cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động; hoặc có hợp đồng lao động dưới 3 tháng ; hoặc cá nhân không cư trú được tổ chức, cá nhân trả thu nhập; kể cả các cá nhân có thu nhập chưa đến mức khấu trừ thuế.

Nhóm 3: Đối tượng người lao động tập hợp thu nhập lên bảng kê phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN và 05-2/BK-QTT-TNCN: nhóm người lao động có thu nhập phải tách để kê khai lên cả phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN và phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN theo quy định.

Thực tế, trường hợp này không phổ biến, thường là người lao động mới ký hợp đồng lao động trong năm có thu nhập từ tiền lương, tiền công từ nhiều nơi, không ủy quyền quyết toán. Do đó, thu nhập của người lao động trong thời gian thử việc đã khấu trừ thuế 10% sẽ kê khai trên phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN, phần thu nhập tính theo biểu thuế suất từng phần được tập hợp kê khai tại phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN theo quy định. Từ dữ liệu được tổng hợp và phân nhóm các bạn tiến hành sang bước 4.

Bước 4: Lên tờ khai trên HTKK (hoặc file excel) và gửi dữ liệu kê khai Theo kế hoạch của Tổng cục thuế, phần mềm HTKK sẽ cập nhật mẫu biểu mới theo Thông tư 80/2021/TT-BTC để doanh nghiệp, người nộp thuế tiến hành kê khai quyết toán thuế năm 2021 vào ngày 15/03/2022. Các bạn có thể chuẩn bị sẵn số liệu và đợi cập nhật trực tiếp trên HTKK hoặc chuẩn bị file excel biểu mẫu quy định và nhập khẩu (chức năng import) lên phần mềm HTKK để thực hiện lập tờ khai quyết toán sau đó kết xuất file định dạng .xml và nộp trực tuyến hoặc kê khai trực tuyến tại website https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Thời hạn cuối cùng để nộp là ngày 31/03 của năm liền kề sau đó, tuy nhiên nếu là cá nhân tự quyết toán thì hạn sẽ là hết 30/04 của năm liền kề sau đó. Trong trường hợp ngày cuối cùng rời vào ngày nghỉ hàng tuần/nghỉ lễ thì hạn sẽ được cộng thêm số ngày tương ứng với số ngày nghỉ theo quy định của Nhà nước tại từng thời điểm. Tuy nhiên thời điểm sát nút rất nhiều các doanh nghiệp vào, việc hệ thống quá tải là điều không thể tránh khỏi, vì vậy lưu ý với các bạn nên làm sớm nhé.