Anh Xuân Thành: anh dùng VBA để quản lý các đơn hàng Xuất Nhập khẩu

Hôm nay Gitiho sẽ cùng phỏng vấn anh Phạm Xuân Thành 

Phó Trưởng phòng Nghiệp vụ Quốc tế tại Công ty Cổ phần ACE COOK Việt Nam 

Chào anh Thành, anh có thể chia sẻ thêm công việc cụ thể anh làm hằng ngày? và những công việc này sẽ cần đến các kĩ năng tin học văn phòng như thế nào ạ?

Anh Thành: Công việc của anh chủ yếu là kiểm soát các nhân viên cấp dưới. Kiểm tra tình hình thực hiện các đơn hàng xuất khẩu, nhập khẩu. Mỗi một nhân viên sẽ được phân công một số đơn hàng cụ thể và hằng ngày sẽ cập nhật vào file theo dõi đơn hàng do mình phụ trách. Sau đó, bạn trưởng bộ phận sẽ tổng hợp để cân đối phân bổ lịch xuất hàng hằng ngày. Việc này mất khá nhiều thời gian vì phải liên tục tính toán, cân đối hằng ngày. Chính vì vậy, qua VBA anh đã viết chương trình tổng hợp Import Data từ các nhân viên, sau đó tổng hợp tính toán số lượng hằng ngày và tự động gửi email đến các thành viên.

Trước khi biết về VBA thì anh xử lý công việc như thế nào ạ? Những khó khăn gặp phải là gì ạ?

Anh Thành: Trước khi biết về VBA thì các bạn phải làm thủ công, copy dữ liệu của từng thành viên vào file tổng hợp, sau đó tính toán xem mỗi ngày đóng bao nhiêu hàng?. Nếu ngày nào xuất hàng nhiều quá thì cân đối điều chỉnh thay đổi lịch xuất hàng lại. Việc này mất nhiều thời gian và khi một thành viên thay đổi kế hoạch xuất hàng thì xem như phải tính toán lại từ đầu.

Nghĩa là tốn khá nhiều thời gian anh nhỉ?

Anh Thành: Đúng rồi em, mất nhiều thời gian. Chưa kể là việc cập nhật bị thiếu hoặc sót thông tin. Nghĩa là đơn hàng thay đổi nhưng nhân viên mặc dù đã cập nhật thay đổi lại không tô màu hay highlight làm cho nhân viên tổng hợp không biết đơn hàng đó thay đổi và như vậy không copy thông tin của đơn hàng để đưa vào.

Đến thời điểm nào thì anh cảm thấy mình phải bổ sung các kiến thức về VBA và Excel ạ. Có lý do hoặc yếu tố gì tác động không ạ? 

Anh Thành: Do anh thấy lượng đơn hàng ngày một nhiều và khối lượng tổng hợp cũng tăng lên tương ứng. Tần suất xảy ra sai sót do cập nhật thiếu thông tin cũng tăng lên, áp lực cho cấp quản lý phải mất rất nhiều thời gian kiểm tra, đối chiếu lại với thông tin gốc vì nếu sai sót thì hậu quả rất lớn. Chính vì vậy, anh thấy cần phải có một giải pháp và công cụ mang tính tự động hơn, chính vì vậy anh bắt đầu tìm hiểu về VBA.

Trước khi biết đến Gitiho thì anh có từng học qua VBA ở 1 bên nào khác chưa ạ?

Anh Thành: Anh chủ yếu tìm hiểu trên mạng và qua các diễn đàn. Những kiến thức không mang tính hệ thống, bài bản nên đôi khi đọc lệnh code chưa hiểu rõ bản chất. Sau khi học qua Gitiho thì anh hệ thống được kiến thức và nắm thêm các kỹ thuật viết code, nhờ vậy mà anh có cơ hội phát triển được các module ứng dụng vào công việc. 

Lý do gì đã thuyết phục anh sử dụng sản phẩm của Gitiho ạ?

Anh Thành: Anh biết Gitiho cũng tình cờ trên Facebook thôi em. Lúc đó anh cũng chỉ là đăng ký thử học xem thế nào và cũng ko ngờ lại hiệu quả.

Em cảm ơn anh Thành đã dành thời gian cho buổi phỏng vấn ngày hôm nay, chúc anh một ngày làm việc hiệu quả ạ.