Bí quyết xây dựng bài thuyết trình hiệu quả: Trình bày thông minh

Có rất nhiều loại biểu đồ cũng như các công cụ thể hiện dữ liệu qua hình ảnh khác nhau, tuy nhiên để đáp ứng tất cả các yêu cầu của bạn, chỉ cần một số dạng biểu đồ nhất định. Và như hình dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu về các các loại biểu đồ này trong chương 2 của chúng ta.

Đơn giản hóa văn bản (Simple Text)

Khi mà bạn chỉ cần thể hiện có một hoặc 2 con số, dạng Simple Text là một cách hữu dụng. Chỉ tập trung vào con số đó sẽ làm nó nổi bật hơn cùng một vài từ hỗ trợ là đủ thể hiện quan điểm của bạn. Việc bỏ thêm một vài con số của bạn lên biểu đồ làm mất đi tầm quan trọng của nó, đồng thời cũng có dễ dẫn đến hiểu lầm. Khi bạn chỉ có một hay 2 con số trọng tâm, hãy nghĩ đến các cách làm nổi bật nó hơn chẳng hạn dùng chính các con số đó.

Để hiểu rõ hơn về dạng này, hãy xem qua ví dụ bên dưới. Một biểu đồ tương tự như hình 2.2 được thực hiện tại Trung tâm nghiên cứu Pew vào tháng 4 2014 về các bà mẹ nội trợ:

Biểu đồ về các bà mẹ “Truyền thống” ở nhà nội trợ. Con số thể hiện phần trăm các đứa trẻ có mẹ là nội trợ và ba là trụ cột gia đình.

Hình 2.2: Biểu đồ gốc về các bà mẹ nội trợ.

Ghi chú: Các con số dựa trên thống kê của trẻ dưới 18. Người mẹ của họ được phân loại dựa trên tình trạng đi làm của năm 1970 và 2012.

Nguồn: Phân tích của Trung tâm nghiên cứu Pew về khảo sát dân số của tháng 3 sử dụng IPUMS-CPS năm 1970 và 2012.

Việc bạn cần phải thể hiện một vài con số trọng tâm không có nghĩa là bạn cần biểu đồ để thể hiện nó. Trong hình 2.2, họ đã sử dụng rất nhiều chữ cùng với các chi tiết chỉ để thể hiện hai con số duy nhất. Biểu đồ đó không làm nổi bật lên 2 con số đó. Và với cách đặt vị trí của các trụ trên biểu đồ, nó còn có thể phá hỏng cả chiều cao của biểu đồ của bạn khi nhìn thấy cột của số 20 còn chưa bằng 1 nửa của 41.

Trong trường hợp này, chỉ cần một câu ngắn gọn là đủ: 20% trẻ em có mẹ là nội trợ trong năm 2012 so với 41% trong năm 1970.

Ngoài ra, trong một bài thuyết trình hay báo cáo, cách thể hiện dữ liệu của bạn có thể tương tự như hình sau:

Hình 2: Một cách thể hiện về các bà mẹ nội trợ.

Một chú thích nho nhỏ, vấn đề cần phải lưu ý đối với dạng biểu đồ này là liệu bạn có muốn thể hiện nhiều con số khác nhau cùng lúc hay không. Như ví dụ này, bạn thể hiện theo tỉ lệ giữa 2 năm: “Số lượng trẻ em có mẹ là nội trợ đã giảm hơn 50% giữa năm 1970 và năm 2012”. Tuy nhiên hãy cẩn thận bất cứ khi nào bạn sử dụng tỉ lệ giữa các con số, ngữ cảnh có thể bị mất đi khi làm việc này. Như trong trường hợp này, sự phản ảnh thực tế của con số (20% và 41%) vô cùng hữu dụng trong việc hiểu và phân tích sự thay đổi.

Khi bạn chỉ có một vài con số muốn hiển thị, hãy sử dụng chính các con số đó.

Và khi bạn có nhiều dữ liệu mà bạn muốn thể hiện hơn, hãy sử dụng bảng biểu hay biểu đồ. Vì bạn cũng biết rằng người ta sẽ có phản ứng khác nhau với 2 cách thể hiện dữ liệu này. Chúng ta hãy tìm hiểu sâu hơn về chúng và nói một chút về sự khác biệt cũng như cách sử dụng nhé.

Bảng biểu

Các bảng biểu thường gợi lên sự tương tác với chúng ta. Mỗi khi được đưa một bảng biểu, việc dùng ngón trỏ dò theo bảng đó, theo từng cột hay từng dòng cũng như thói quen so sánh các số liệu trong bảng biểu là việc hiển nhiên. Và công dụng của bảng biểu rất hiệu quả trong việc này – thể hiện dữ liệu cho nhiều dạng đối tượng khác nhau và họ có thể tự tìm những dữ liệu mà họ quan tâm. Nếu bạn muốn thể hiện các dữ liệu của nhiều đơn vị đo lường khác nhau, bảng biểu cũng hoàn thành công việc tốt hơn biểu đồ.

Sử dụng bảng biểu trong lúc thuyết trình

Chúng ta đều biết việc sử dụng bảng biểu trong slide thuyết trình không phải là một ý hay, bởi vì khán thính giả luôn dễ dàng tập trung vào nó mà thiếu đi sự chú ý vào phần trình bày của bạn. 

Hãy cân nhắc kỹ mỗi khi bạn muốn sử dụng bảng biểu trong những bài thuyết trình hay báo cáo của mình, sẽ luôn có một cách tốt hơn để thể hiện quan điểm của bạn thay vì bảng biểu trong slide. 

Và trong trường hợp bạn cảm thấy thực sự cần thiết sử dụng bảng biểu. Hãy cân nhắc đến việc cung cấp bảng biểu trong tài liệu tham khảo để phát cho khán thính giả của bạn hoặc sử dụng link tham chiếu cũng là một cách hay.

Một điều cần chú ý khi dùng bảng biểu là hãy làm nổi bật dữ liệu trọng tâm thay vì các hiệu ứng hình ảnh màu mè gây xao nhãng. Chúng ta có thể sử dụng các hiệu ứng nhẹ nhàng chỉ đủ để người xem phân biệt được các yếu tố khác nhau trên bảng biểu là đủ.

Cùng xem qua các bảng biểu mẫu trong hình 3. Bạn sẽ để ý thấy các dữ liệu trong 2 biểu đồ đường viền nhạt và đường viền tối thiểu sẽ được chú tâm hơn.

Hình 3. Bảng biểu với các dạng đường viền

Các dữ liệu mới là trọng tâm của bảng biểu nên bạn hãy cân nhắc chỉ nên dùng các đường viền giúp hỗ trợ tính chất hình ảnh cũng như tính thẩm mỹ của biểu đồ. Đồng thời giảm thiểu sự chú ý của người xem bằng cách sử dụng font màu nhạt, thậm chí là không cần dùng đến chúng.

Trên đây là một trong những bí quyết để xây dựng bài thuyết trình hiệu quả. Gitiho.com sẽ bật mí tiếp cho các bạn nhiều cách thức và phương pháp hơn, xem tiếp nhé

Bí quyết xây dựng bài thuyết trình hiệu quả: Tập Trung vào Nội Dung như nào

Cách xác định đối tượng, nội dung và phương hướng cho bài thuyết trình

Nội dung và hình thức luôn song hành cùng nhau, khi đã có nội dung đáp ứng đúng đối tượng, đúng nhu cầu, chúng ta cần trình bày một cách thông minh, tinh tế và chuyên nghiệp để người xem/khách hàng/đối tác hiểu nhanh được quan điểm của chúng ta một cách dễ dàng. Trong đó không thể thiếu cách trình bày qua bảng biểu và đồ thị, xem tiếp chuỗi bài về các loại đồ thị biểu đồ, công dụng và cách sử dụng của chúng nhé.