Minh họa thực tiễn cách xác định đối tượng, nội dung và thực hiện thuyết trình hiệu quả

Như bài trước Thuyết trình chỉ hiệu quả khi biết: Cách xác định đối tượng, nội dung và cách thực hiện, chúng ta đã hiểu được 3 nhân tố trên là gì và tầm quan trọng của chúng.

Mỗi khi bắt đầu một bài thuyết trình, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ được đối tượng/nhóm người sẽ nghe bạn thuyết trình là ai, nhu cầu, mong muốn, các phân tích cùng lượng dữ liệu hợp lý. Từ đó xây dựng nội dung chính xác, đi thẳng vào nội tâm người nghe. Cũng như cách thức hay những điều cần lưu ý đã được thể hiện chi tiết qua bài trên. Nếu bạn còn băn khoăn về điều mình đang tìm kiếm, hay chưa hình dung ra thì bài viết sau chắc chắn dành riêng cho bạn:

Minh họa cụ thể cho việc xác định đối tượng, nội dung và phương hướng cho bài thuyết trình hiệu quả.

Hãy xem qua một ví dụ cụ thể để minh họa cho các khái niệm này nhé. Hãy tưởng tượng bạn là một giáo viên dạy khoa học cho học sinh lớp 4. Bạn vừa kết thúc một khóa học hè thử nghiệm về môn khoa học với mục đích là giới thiệu cho học sinh tiểu học về các đối tượng hơi lạ thường. Bạn quan sát các đứa trẻ trong mỗi buổi học và tới cuối khóa học có thể biết liệu các đứa trẻ đó nhận thức như thế nào về môn học này. Bạn tin rằng các dữ liệu mình thu thập được đã đem về một thành công mỹ mãn. Và bạn muốn khóa học hè này được phát triển.

Chúng ta hãy xem xét về yếu tố Who (Ai) để xác định đối tượng là người nghe của bạn. Có một số khách hàng tiềm năng có thể cần đến những thông tin như: phụ huynh của các học sinh tham gia vào khóa học, các phụ huynh có nhu cầu cho con đi học trong tương lai, những người sắp làm cha mẹ, các giáo viên có ý định tổ chức các khóa học tương tự hay ủy ban quản lý ngân sách đang tài trợ cho khóa học của bạn. Và với từng đối tượng khách hàng, bạn có thể hình dung được sẽ phải thay đổi câu chuyện mà bạn muốn kể như thế nào. Các ý chính có thể thay đổi. Nhu cầu của từng đối tượng cũng có thể khác nhau. Các dữ liệu mà bạn sẽ trình bày (hay việc quyết định xem có thể hiện dữ liệu hay không) cũng phụ thuộc vào từng đối tượng. Và nếu bạn muốn tổng hợp tất cả các nhóm khách hàng trên vào một buổi thuyết trình, nhu cầu của từng nhóm sẽ không thể được đáp ứng. Việc này đã thể hiện tầm quan trọng trong việc xác định đối tượng khách hàng của bạn và xây dựng nên câu chuyện của mình dựa theo đối tượng mà bản thân chọn.

Hãy hình dung rằng chúng ta đang muốn thể hiện dữ liệu này cho ủy ban quản lý ngân sách, bên cung cấp vốn cho khóa học của chúng ta.

Khi bạn đã trả lời được câu hỏi Who, thì câu hỏi What để xác định nội dung sẽ có thể được trả lời dễ dàng hơn. Và trong trường hợp này, mối quan tâm của chúng ta sẽ là làm thế nào có thể minh chứng cho sự thành công của khóa học để việc cấp vốn suôn sẻ hơn. Sau khi xác định được đối tượng bạn cần cũng như nhu cầu của họ, chúng ta sẽ chuyển đến việc sử dụng dữ liệu nào để củng cố cho câu chuyện mà chúng ta muốn kể. Chúng ta có thể so sánh các dữ liệu khi khóa học mới bắt đầu và khi kết thúc để thể hiện được sự phát triển của nhận thức về bộ môn khoa học trước và sau khi tham gia chương trình học này.

Tất nhiên đây sẽ không phải là lần cuối chúng ta dùng ví dụ này. Hãy tóm tắt lại các yếu tố Who, What, How nhé:

- Who (xác định đối tượng): Ủy ban quản lý ngân sách cấp vốn cho khóa học

- What (xác định nội dung): Chương trình thành công rực rỡ vì vậy hãy cấp vốn để nó phát triển.

- How (cách tiến hành): Chứng minh cho sự thành công bằng các dữ liệu thu thập được từ chương trình, so sánh kết quả từ trước và sau khi chương trình diễn ra.

Quyết định về ngữ cảnh: những vấn đề cần được chú ý

Thông thường câu chuyện hay những điều mà bạn truyền đạt thường phụ thuộc vào nhu cầu của một người khác: một khách hàng, một cổ đông hay sếp của bạn. Do đó có thể bạn không nắm rõ được toàn bộ ngữ cảnh và cần phải tham khảo ý kiến của người yêu cầu bạn.

Luôn có một số yếu tố về ngữ cảnh mà người yêu cầu bạn có thể cho rằng bạn đã nắm được hay không nghĩ đến việc phải nhắc đến nó. Ở dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể dùng để tìm ra thông tin về các yếu tố trên. Và nếu bạn là người đang yêu cầu nhóm của bạn làm một bài thuyết trình, hãy suy nghĩ về các câu hỏi này để có thể trả lời trước cho họ:

• Cân nhắc các thông tin về bối cảnh quan trọng và cần thiết.

• Xác định đối tượng thính giả, người quyết định. Những hiểu biết của chúng ta về họ.

• Xem xét về thái độ của khán giả: sẽ có thành kiến tốt hay xấu về thông điệp của chúng ta.

• Các dữ liệu có thể được sử dụng để củng cố quan điểm của chúng ta và khả năng khán thính giả đã biết đến thông tin này chưa. 

• Xác định những rủi ro: các yếu tố có thể tác động xấu đến quan điểm của chúng ta và cách thức để chúng ta nói về chúng một cách chủ động hơn. 

• Khả năng khi viễn cảnh thành công.

• Nếu bạn chỉ có thể tóm tắt lại nội dung trong một câu vắn tắt, bạn sẽ nói gì?

2 câu hỏi cuối cùng có thể mở ra cho bạn về một cuộc trò chuyện sâu sắc hơn. Xác định được kết quả mong muốn trước khi bắt tay vào làm có thể tạo động lực để bạn làm tốt hơn. Ngoài ra đặt giới hạn cho thông điệp mà chúng ta muốn gửi (trong một khoảng thời gian nhất định hoặc một câu vắn tắt) có thể làm cho buổi thuyết trình trở nên súc tích hơn, tóm gọn lại thành một ý quan trọng. 

Và để đáp ứng các yếu tố trên, có 2 khái niệm các bạn nên tìm hiểu đó là: Kể chuyện trong vòng 3 phút (3-minute story) và Ý chính (Big Idea).

• Bí quyết xây dựng bài thuyết trình hiệu quả thứ 2: Trình bày thông minh

Bí quyết được chia sẻ bởi Gitiho.com, truy cập Gitiho.com để tìm được khóa học hữu ích dành riêng cho mình cũng như các chuyên, khóa học về Excel và PowerPoint từ cơ bản đến nâng cao nhé.