Hướng dẫn cách cắt file Word của bạn thành nhiều file nhỏ

Nếu bạn có một tài liệu Word đồ sộ và bạn cần cắt file Word này thành nhiều tài liệu nhỏ hơn thì hãy dành vài phút đọc hướng dẫn này. Gitiho sẽ chỉ cho bạn 2 cách để chia nhỏ file Word thành nhiều tài liệu dễ dàng và nhanh nhất.

Các cách cắt file Word nhanh nhất

Cách cắt file Word bằng dấu phân cách với VBA

Thay vì cắt file Word thành nhiều phần bằng cách thủ công thì phương pháp này sẽ giới thiệu một VBA (ứng dụng lập trình cơ bản trong Microsoft Office) theo dấu phân cách. Bạn hãy làm theo các bước sau để tách file Word nhé.

• Bước 1: Nhấn đồng thời  hai phím Alt và F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic. 
• Bước 2: Chọn Insert, chọn Module và sau đó sao chép + dán mã VBA sau vào cửa sổ mới mở.

VBA: Tách file Word thành nhiều File word khác bằng Delimiter

Sub SplitNotes(delim As String, strFilename As String)
Dim doc As Document
Dim arrNotes
Dim I As Long
Dim X As Long
Dim Response As Integer
arrNotes = Split(ActiveDocument.Range, delim)
Response = MsgBox("This will split the document into " & UBound(arrNotes) + 1 & " sections.Do you wish to proceed?", 4)
If Response = 7 Then Exit Sub
For I = LBound(arrNotes) To UBound(arrNotes)
If Trim(arrNotes(I)) <> "" Then
X = X + 1
Set doc = Documents.Add
doc.Range = arrNotes(I)
doc.SaveAs ThisDocument.Path & "\" & strFilename & Format(X, "000")
doc.Close True
End If
Next I
End Sub
Sub test()
'delimiter & filename
SplitNotes "///", "Notes "
End Sub
 

• Bước 3: Chọn Run hoặc nhấn nút F5 để chạy.
   
• Bước 4: Hộp thoại Microsoft Word được mở ra, bạn hãy nhấn Yes.

Như vậy là chúng ta đã hoàn thành thao tác tách file Word thành nhiều file nhỏ rồi!

Và trước khi thành thạo VBA, hãy chắc chắn mình đã thành thạo cách dùng Word từ cơ bản đến nâng cao. Bạn có thể tham khảo khóa học Word chẳng hạn Tuyệt đỉnh Word của Gitiho giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất công việc soạn thảo văn bản với các kỹ thuật và tips hữu ích:

Một số lưu ý khi cắt file Word bằng mã VBA:

• Nhớ đảm bảo rằng đã thêm dấu phân cách /// giữa mỗi phần văn bản mà bạn muốn phân tách. Ngoài ra bạn có thể thay đổi dấu /// bằng bất kỳ dấu phân cách nào để đáp ứng nhu cầu của mình.
• Bạn có thể thay đổi các tài liệu “Notes” trong Sub Test để phù hợp với nhu cầu của mình.
• Các tài liệu được tách sẽ lưu vào cùng nơi với tệp gốc.
• Bạn không cần thêm dấu phân cách vào cuối tệp gốc, nếu bạn thêm thì sẽ có một tài liệu trống sau khi tách.

Xem thêm: Cách tạo AutoText giúp soạn thảo văn bản nhanh trong Word

Cách cắt file Word bằng Page với VBA

Chúng ta sẽ học thêm một phương pháp cắt file Word sử dụng VBA. Đây là một ứng dụng lập trình cơ bản khác (VBA) có thể giúp bạn tách file Word thành nhiều tài liệu nhỏ bằng Page trong Word. Hãy làm như sau:

• Bước 1: Nhấn đồng thời Alt và F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Application window.
• Bước 2: Chọn Insert, chọn Module và sau đó dán mã VBA dưới đây vào cửa sổ mới mở.

Mã VBA: tách tài liệu thành nhiều tài liệu bằng Page trong Word

Sub SplitIntoPages()
Dim docMultiple As Document
Dim docSingle As Document
Dim rngPage As Range
Dim iCurrentPage As Integer
Dim iPageCount As Integer
Dim strNewFileName As String
Application.ScreenUpdating = False 'Makes the code run faster and reduces screen _
flicker a bit.
Set docMultiple = ActiveDocument 'Work on the active document _
(the one currently containing the Selection)
Set rngPage = docMultiple.Range 'instantiate the range object
iCurrentPage = 1
'get the document's page count
iPageCount = docMultiple.Content.ComputeStatistics(wdStatisticPages)
Do Until iCurrentPage > iPageCount
If iCurrentPage = iPageCount Then
rngPage.End = ActiveDocument.Range.End 'last page (there won't be a next page)
Else
'Find the beginning of the next page
'Must use the Selection object. The Range.Goto method will not work on a page
Selection.GoTo wdGoToPage, wdGoToAbsolute, iCurrentPage + 1
'Set the end of the range to the point between the pages
rngPage.End = Selection.Start
End If
rngPage.Copy 'copy the page into the Windows clipboard
Set docSingle = Documents.Add 'create a new document
docSingle.Range.Paste 'paste the clipboard contents to the new document
'remove any manual page break to prevent a second blank
docSingle.Range.Find.Execute Findtext:="^m", ReplaceWith:=""
'build a new sequentially-numbered file name based on the original multi-paged file name and path
strNewFileName = Replace(docMultiple.FullName, ".doc", "_" & Right$("000" & iCurrentPage, 4) & ".doc")
docSingle.SaveAs strNewFileName 'save the new single-paged document
iCurrentPage = iCurrentPage + 1 'move to the next page
docSingle.Close 'close the new document
rngPage.Collapse wdCollapseEnd 'go to the next page
Loop 'go to the top of the do loop
Application.ScreenUpdating = True 'restore the screen updating
'Destroy the objects.
Set docMultiple = Nothing
Set docSingle = Nothing
Set rngPage = Nothing
End Sub

• Bước 3: Sau đó chọn Run hoặc ấn nút F5 để áp dụng VBA cắt file Word,

Khi sử dụng mã VBA này để chia nhỏ file Word, bạn cần lưu ý rằng các tài liệu được tách sẽ được lưu vào cùng nơi với tệp gốc.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng VBA để sao chép dữ liệu từ Excel sang Word

Tổng kết

Vậy là chúng ta đã thực hành 2 phương pháp cắt file Word thành nhiều file nhỏ bằng cách sử dụng VBA. Có thể bạn vẫn còn xa lạ với VBA trong Word, vậy thì từ ngày hôm nay hãy bắt đầu tìm hiểu về tính năng này của Word nhé. Mình chắc chắn rằng bạn sẽ mở khóa được rất nhiều tính năng hữu ích không tưởng đấy.

Gitiho chúc bạn thành công!