Hướng dẫn cách thay thế dấu đoạn bằng ngắt dòng (Line Breaks) trong Word

Trong trường hợp bạn muốn trình bày lại tài liệu Word của mình bằng cách thay các dấu đoạn bằng ngắt dòng. Nhưng lại có quá nhiều chỗ cần thay đổi và việc thực hiện thao tác thủ công từng cái một khiến bạn mệt mỏi. Trong bài này Gitiho.com sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển đổi nhanh nhất và dễ nhất thay thế tất cả dấu đoạn bằng ngắt dòng trong Word. Cùng theo dõi và thực hành theo nhé.

Dấu đoạn và ngắt dòng:

Bạn có thể hiển thị các dấu đoạn và các ký hiệu định dạng ẩn khác bằng cách ấn vào nút Hiển thị/Ẩn này trong tab Home giống như hình dưới. 

 

Trong hình dưới, bên tay trái là dấu đoạn và bên tay phải là ký tự ngắt dòng

 

Hướng dẫn thay thế dấu đoạn thành ngắt dòng bằng chức năng Find and Replace (tìm và thay thế)

Thông thường chúng ta có thể thay thế dấu đoạn thành dấu ngắt dòng bằng chức năng Find and Replace, nó thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc bấm thay tay thủ công thay thế từng cái một.

Bước 1: Đối với các phiên bản Word 2007, 2010, 2013, nhấn chọn Home. Chọn Replace để mở cửa sổ Find and Replace.

 

Bước 2: Nhấn chọn More để mở ra nhiều tùy chọn Search hơn.

 

Bước 3: Đặt con trỏ chuột vào ô Find What và chọn Paragraph Mark trong danh sách tùy chọn thả xuống.

 

Bước 4: Đặt con trỏ chuột vào ô Replace with và chọn Manual Line Break trong danh sách tùy chọn được thả xuống.

 

Bước 5: Nhấn Replace All

Chú ý: Nếu bạn đã chọn một phần văn bản, nó sẽ thông báo cho bạn biết có muốn tìm và thay thế cho toàn bộ tài liệu không. Xét theo nhu cầu để chọn.

 

Hướng dẫn thay thế dấu đoạn thành ngắt dòng bằng mã VBA

Bạn cũng có thể sử dụng mã VBA để thay thế các dấu đoạn thành ngắt dòng một cách nhanh chóng.

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Alt và F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Application. Nếu phím tắt này của bạn không hoạt động, vậy hãy chọn tab Developer trên thanh công cụ. Chọn Visual Basic trong tab đó để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Application.

Bước 2: Chọn Module trong tab Insert, sao chép và dán đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Module mới xuất hiện.

Bước 3: Nhấn chọn Run (nút tam giác màu xanh lá cây trên thanh công cụ) hoặc nhấn F5 để chạy mã VBA.

 

Dưới đây là mã VBA để thay thế toàn bộ các dấu đoạn thành ngắt dòng trong cả tài liệu.

Sub ReplaceMLBwithPM()
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = "^p"
.Replacement.Text = "^l"
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchByte = False
.MatchAllWordForms = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchWildcards = False
.MatchFuzzy = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub