10 kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp bạn nên biết

Kỹ năng soạn thảo văn bản tập trung vào vấn đề, chọn font chuẩn, căn lề đẹp mắt để nội dung soạn thảo thêm ấn tượng.

Muốn thuyết phục đối tượng đang hướng tới, thể hiện rõ sự chỉn chu và cẩn trọng của mình, bạn hãy đọc ngay để biết cách soạn thảo văn bản dễ hiểu, gây thiện cảm với người đọc!

Kỹ năng soạn thảo văn bản là gì?

Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng soạn thảo văn bản là các thể hiện trên phần mềm, ứng dụng Microsoft Word, Ghi chú, Excel,…

Các kỹ năng kể trên liên quan trực tiếp tới thao tác:

• Gõ nhập văn bản
• Sửa đổi nội dung
• Cách trình bày tài liệu
• Lưu trữ văn bản
• In ấn văn bản

Những yếu tố kể trên chính là ngôn ngữ không lời thể hiện sự hiểu biết, tư duy logic của một người. Qua đây, đối tượng tiếp nhận văn bản sẽ nắm rõ nội dung và thông điệp bạn muốn truyền tải. Nhờ thế, các nhầm lẫn đáng tiếc về thông tin trình bày cũng được kiểm soát.

Dễ nhận thấy, công nghệ 4.0 phát triển mạnh mẽ đã giúp nhiều ngành nghề, lĩnh vực có được không ít thành tựu. Giờ đây, việc trao đổi thông tin bằng văn bản ngay càng phổ biến và cần thiết.

Nắm rõ kỹ năng soạn thảo văn bản chuẩn sẽ giúp bạn tiếp nhận thông tin nhanh và chuẩn. Đây còn được xem là yêu cầu căn bản để làm việc ở nhiều cơ quan, xí nghiệp, công ty.

Vậy những kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp nào đáng lưu tâm? Tham khảo ngay 10 kỹ năng  sau đây để thêm kinh nghiệm hay hơn nữa! 

10+ kỹ năng soạn thảo văn bản thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng chi tiết

Những kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp dưới đây đã giúp không ít người có được hiệu suất cao trong công việc. Nhờ đó, đối phương còn đánh giá bạn là người đáng tin cậy, chu đáo, làm việc chắc chắn thông qua sự chỉn chu khi thể hiện văn bản.

Do vậy, hãy cùng tìm hiểu thật kỹ và ứng dụng ngay vào công việc của mình để thêm nhiều khởi sắc bạn nhé:

Nói không với sai chính tả

Trong quá trình soạn thảo văn bản, bạn nên cẩn trọng để tránh sai chính tả. Điều này có thể xuất phát từ việc gõ nhanh làm mất chữ/thêm chữ trong câu. Hoặc một số từ địa phương/từ dễ nhầm lẫn không được nhận biết đúng chuẩn xuất hiện trong văn bản.

Harv Eker - một doanh nhân, diễn giả nổi tiếng cho rằng “cách bạn làm một việc là cách mà bạn làm nhiều việc”. Vì lẽ đó, bạn chớ nên cẩu thả khi soạn thảo văn bản.

Việc viết sai chính tả chứng tỏ người thực hiện chưa đủ chỉn chu, thận trọng. Nhà tuyển dụng kỹ tính/sếp có kinh nghiệm sẽ cân nhắc dùng các cá nhân cẩu thả vào việc quan trọng. Vô hình chung, bạn đang tự giới hạn cơ hội của mình vì lỗi sơ đẳng này.

Do đó, bạn nên xem xét và đọc lại nhiều lần sau khi gõ văn bản để phát hiện lỗi sai và kịp thời sửa. Ngược lại, một số từ chưa chắc chắn như(châu/trâu, trang/chang, rổ/giỏ,…) bạn nên tra từ điển hoặc Google. 

Cách này giúp chúng ta gõ văn bản đúng chính tả, chuẩn ngữ pháp hiệu quả. Ngoài ra, bạn đừng quên danh từ riêng phải viết hoa cũng như dùng dấu câu đúng chỗ. Đây là yếu tố nhỏ nhưng đặc biệt quan trọng khi nhập liệu.

Trình bày đơn giản, tập trung vào vấn đề duy nhất

Năm 2009, nhà nghiên cứu Cannon và các cộng sự đã công bố kết quả tìm hiểu về sự đơn giản. Vị chuyên gia này đã khảo sát cảm giác của các tình nguyện viên khi cầm đồ vật dễ nắm và các đồ vật khó nhặt.

Kết quả cho thấy, khi chạm vào những đồ vật dễ cầm, đơn giản,… đại đa số đều nở nụ cười và cảm thấy dễ chịu. Ngược lại, đồ vật khó nắm làm họ nhăn mặt, khó chịu.

Tương tự như vậy, trình bày văn bản đơn giản sẽ giúp người đọc có cảm giác dễ tiếp nhận thông tin. Do đó, bạn nên viết những câu đơn, dưới 20 từ để thể hiện rõ thông điệp muốn truyền tải. Cách này cũng làm văn bản tránh cảm giác rối rắm, khó đọc, dài và phức tạp.

Song song với đó, bạn cũng nên nhận định chính xác vấn đề cần truyền đạt là gì. Văn bản chỉ nên phục vụ cho việc giải quyết một nội dung. Cách này giúp thông tin sâu, rộng để thuyết phục độc giả tốt hơn.

Chẳng hạn bạn đang trình bày về content SEO thì chỉ nên nói tới cách thể hiện câu, từ, cách triển khai dàn ý, cách gieo từ khóa trong bài. Các vấn đề rộng hơn như sitemap, danh mục, liên kết xã hội,… bạn chớ nên đi sâu trong bài dễ gây cảm giác lan man.

Font chữ dễ nhìn, kích cỡ chữ nên 12- 14, màu sắc đậm nét

Các yếu tố như font chữ, màu chữ, kích cỡ chữ,… cũng quyết định rất lớn tới khả năng tiếp nhận thông tin trong tài liệu. 

Điều này hạn chế hiện tượng bạn phải nheo mắt, điều tiết mắt liên tục. Tình trạng kể trên kéo dài dễ gây ảnh hưởng tới thị lực, làm người nhìn đau đầu, hoa mắt.

Do đó, các nghiên cứu thực tế về tỷ lệ time on site (dừng chân trên website) của nhiều đơn vị chuyên sâu về SEO, Marketing online cho thấy:

• Font chữ dễ nhìn như Arial, Cambria, Arial, Helvetica, Times New Roman, Calibri, Tahoma,… sẽ giúp người đọc không cảm thấy khó chịu, dễ nắm bắt được thông tin trong văn bản.
• Cỡ chữ giao động từ 12- 14 lý tưởng hơn cả giúp người đọc không phải nheo mắt khi tìm hiểu.
• Màu chữ đen, xanh dương đậm, tím sẽ giúp thông tin hiển thị rõ nét hơn. Cách này cũng tránh tình trạng quá chói, sáng làm ảnh hưởng tới thị lực.

Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc đến sự đồng điệu với bộ nhận diện thương hiệu của hệ thống. Các font chữ, kích cỡ, màu sắc sẽ tăng khả năng ghi nhớ về sản phẩm/dịch vụ mà bạn đang cung cấp. 

Cách này cũng có tác dụng nhất định đến việc truyền thông, PR, Marketing cho doanh nghiệp của chúng ta.

Căn lề đúng chuẩn

Khoảng cách lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải đúng chuẩn giúp văn bản thoáng mắt, dễ nhìn hơn. Điều này còn tạo ra sự chuyên nghiệp, đồng nhất cho các tài liệu của doanh nghiệp.

Yếu tố nhỏ kể trên góp phần đáng kể xây dựng hình ảnh khác biệt, sự nghiêm túc và chỉn chu của công ty cũng như mỗi nhân sự.

Vì thế, phần này được không ít tổ chức quy định khá khắt khe. Thông thường, kích thước căn lề chuẩn, mang lại trải nghiệm dễ chịu cho người đọc sẽ được cài đặt theo dạng sau:

• Khoảng cách lề trên: 20 – 25 mm.
• Khoảng cách lề dưới: 20 – 25 mm.
• Khoảng cách lề trái: 30 – 35 mm.
• Khoảng cách lề phải: 15 – 20 mm.

Khoảng cách dòng

Khoảng cách giữa các dòng quá dày sẽ gây nên hiện tượng khó đọc. Vì thế, bạn nên căn chỉnh khoảng cách dòng 1.5 là lý tưởng hơn cả.

Mức kể trên đủ để việc đọc thông tin dễ dàng, tránh hiện tượng nhảy chữ, nhìn không rõ, đọc nhầm. Đồng thời, khoảng cách này không quá thưa gây tốn diện tích khi trình bày văn bản trên giấy.

Đoạn văn

Mỗi đoạn văn nên trình bày duy nhất một ý để người đọc hiểu sâu và rộng hơn về vấn đề. Để đảm bảo tính hình thức và kết cấu vững chắc, bạn nên trình bày đoạn văn theo luật ngầm sau:

• Mỗi đoạn văn có tối thiểu 5 dòng.
• Mỗi đoạn văn nên có tối đa 300 chữ.
• Cứ viết được hai dòng thì cách xuống dòng tạo cảm giác đơn giản, dễ dọc.
• Luôn có câu kết loại trong đoạn văn để kết thúc vấn đề một cách logic.

Giữa các đoạn văn nên có từ nối để lập luận thêm chặt chẽ. Một số từ thông dùng được dùng nhiều phải kể đến như Song song với đó, Đặc biệt, Mặt khác, Vì lẽ đó, Chưa dừng lại ở đó,… 

Bạn nên tận dụng triệt để phần này để đánh thức giác quan đang ngủ mê của người đọc. Cách này giúp họ chú ý đến nội dung chúng ta truyền đạt hơn.

Mở đầu trọng tâm và ấn tượng

Các thống kê thực tế được một trường đại học của Mỹ công bố cho thấy. Tiêu đề và nội dung mở đầu quyết định tới 80% khả năng nhấp chuột để tìm hiểu thông tin sâu hơn của độc giả.

Do vậy, bạn nên chú ý chau chuốt phần này để gây ấn tượng với độc giả ngay trong 30s đầu. Muốn có một văn bản đầy sức hút, các mẹo hay sau đây hữu dụng hơn cả:

• Xác định rõ thông điệp/key chính của bài viết.
• Đặt key chính/thông điệp ngay đầu tiên hoặc ít nhất ở 150 ký tự đầu tiên. Cách này giúp não bộ người đọc nắm bắt thông tin đơn giản, trực tiếp, tránh lòng vòng. Đây cũng là phần diện tích vừa đủ để nội dung của bạn được hiển thị tại mô tả trên trang tìm kiếm.
• Bổ sung các tính từ/động từ làm điểm nhấn, thể hiện sự khác biệt cần chú ý trong đoạn mở đầu.
• Dùng cách in nghiêng hoặc in đậm nghiêng hoặc in đậm để gây ấn tượng cho người đọc.

Bạn cũng nên mở đầu một cách đơn giản, tránh phóng đại, nói sai sự thật. Hầu hết chúng ta đều không có nhiều thời gian và muốn tìm kiếm thông tin nhanh chóng nhất có thể. Do đó, nội dung chúng ta đưa ra cần đảm bảo trọng tâm, chính xác, có ích.

Sử dụng hình ảnh

Hình ảnh có tính trực quan cao và mang đến khả năng đánh thức thị giác rất tốt. Sự xuất hiện của các bức hình sẽ giúp văn bản thêm sinh động, tránh một màu và tẻ nhạt.

Bạn nên bổ sung hình ảnh theo gợi ý dưới đây để văn bản chuyên nghiệp, hấp dẫn hơn:

• Chọn các hình ảnh có dung lượng cao, đảm bảo sắc nét, không bị vỡ hình.
• Kích thước hình ảnh nên ở dạng 800px x 600px, dạng ảnh ngang để thể hiện đẹp mắt và cân đối hơn với bài viết.
• Hình ảnh nên được giảm dung lượng xuống 100KB để tăng tốc độ tải trang, người đọc không phải đợi lâu.
• Có chú thích cho hình ảnh chuẩn xác, logic, phù hợp với nội dung của văn bản.
• Vị trí đặt hình ảnh nên nằm ở ngay 2 dòng đầu tiên của mỗi đoạn. Hình nền có chú thích phù hợp, đúng chuẩn, phục vụ cho nội dung đang trình bày.
• Nên đảm bảo cứ 300 từ sẽ có một hình ảnh. Mức này đủ để hấp dẫn người đọc không rời mắt khỏi văn bản của bạn nhờ những trải nghiệm mới lạ, đa dạng.

Ngoài ra, bạn nên tránh lấy ảnh chứa logo của đơn vị khác dễ truyền thông free cho họ. Chưa kể tới, cách này còn khiến chúng ta đối mặt với hiện tượng vi phạm bản quyền và bị kiện. Song song với đó bạn cũng nên ghi nguồn khi tham khảo hình ở nơi khác.

Văn bản cần có luận điểm, luận cứ rõ ràng, đặt H2- H6 cho phù hợp

Một văn bản dễ nhớ cần có khung sườn rõ ràng. Các phần được chia nhỏ nhằm làm sâu thông tin đang trình bày, phục vụ cho chủ đề chung.

Do đó, bạn nên đặt các H2 - H6 cho bài, tương đương các luận điểm và luận cứ chi tiết của tài liệu. Thông thường hầu hết các bài viết hiện nay chỉ dùng đến H4. Một số bài dài sẽ chia nhỏ hơn nữa đến H6. 

Việc chia heading chi tiết hơn (H7 trở lên) đôi khi không mang lại tác dụng mong muốn. Điều này có thể khiến người đọc dễ nhầm lẫn. Do đó, bạn chớ nên lạm dụng thái quá.

Ngắt trang và ngắt đoạn

Bạn cũng nên tham khảo thêm cách ngắt trang, ngắt đoạn trên Word. Phần này rất cần thiết khi tài liệu sẽ được in ấn sau khi hoàn thiện.

Chúng ta nên tính toán để tránh tình trạng ngắt trang khi chưa hết ý của đoạn văn. Việc kể trên sẽ làm người đọc xao nhãng, khó tiếp nhận được thông tin chuẩn.

Vừa rồi là các kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp nên dùng giúp bạn thể hiện tốt hơn nội dung muốn truyền tải. Đừng quên áp dụng triệt để nhằm có nhiều cải thiện tốt hơn khi soạn thảo bạn nhé! 

Xem thêm: Quy tắc soạn thảo văn bản cho người làm hành chính nhân sự