Quy tắc soạn thảo văn bản hành chính dành cho người làm hành chính nhân sự

Bước chân vào nghề hành chính nhân sự chắc chắn bạn sẽ thường xuyên phải soạn thảo công văn, quyết định, hợp đồng. Khi soạn thảo những loại nội dung này bạn cần phải tuân theo một số quy tắc cơ bản. Cùng Gitiho tìm hiểu  những quy tắc soạn thảo văn bản trong trong bài viết dưới đây nhé.

Cấu trúc của văn bản hành chính trong soạn thảo văn bản 

Cấu trúc của văn bản bao gồm:

• Phần 1: Đơn vị phát hành văn bản, Quốc hiệu Tiêu ngữ.
• Phần 2: Số văn bản, nơi phát hành và ngày phát hành văn bản.
• Phần 3: Nội dung văn bản
• Phần 4: Nơi nhận và người ký văn bản

Nội dung chi tiết của từng phần trình bày như thế nào, bạn hãy xem ví dụ dưới đây

Tìm hiểu quy tắc soạn thảo văn bản hành chính thông qua biểu mẫu cụ thể

Chúng mình sẽ mô tả những quy tắc soạn thảo văn bản thông qua 2 ví dụ chính là 2 biểu mẫu của cơ quan nhà nước đó là Công văn của Tổng cục thuế và Quyết định. Cùng xem 2 biểu mẫu này có gì giống và khác nhau nhé.

Biểu mẫu 1: Công văn của Tổng Cục Thuế TP.HCM

Phần 1: Đơn vị phát hành, Quốc hiệu Tiêu ngữ

Đối với biểu mẫu này, chúng ta có thể thấy ở phần đầu tiên chính là đơn vị phát hành, Quốc hiệu và Tiêu ngữ. Các bạn tưởng tượng đây giống như là dòng tiêu đề khi các bạn kẻ bảng. Trong trường hợp này bảng được chia làm 2 cột, một bên là đơn vị phát hành, một bên là Quốc hiệu Tiêu ngữ.

Trong đơn vị phát hành, nếu như có nhiều cấp, thì đơn vị cấp cao sẽ ở trên đơn vị cấp thấp, hoặc nếu là công ty phát hành văn bản, thì vị trí “công ty mẹ” sẽ ở trên vị trí “công ty con”. Ví dụ trong biểu mẫu này “Tổng cục thuế” là đơn vị cấp cao, còn “Cục thuế TP.HCM” là đơn vị trực thuộc “Tổng cục thuế”.

Với phần Quốc hiệu Tiêu ngữ, Quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” luôn được viết hoa in đậm, tiêu chuẩn kích thước cho phần dòng Quốc hiệu là cỡ chữ 13

Lưu ý, ở dưới đơn vị phát hành, Quốc hiệu Tiêu ngữ đều phải có dấu gạch ngang. Dấu gạch ngang này mang tính chất ngăn cách với nội dung bên dưới, vì vậy bạn có thể sử dụng dấu gạch ngang nét liền hoặc dấu gạch ngang nét đứt.

Phần 2: Số của văn bản, ngày tháng, nơi phát hành văn bản

Phần tiếp theo chính là số của văn bản đó. Các văn bản khi ban hành đều được đánh số để dễ dàng quản lý trong việc lưu trữ hồ sơ. Khi soạn thảo để biết được văn bản bạn đang soạn thảo là văn bản số mấy bạn cần thông qua bộ phận quản lý công văn.

Cùng hàng với số văn bản chính là ngày tháng ban hành văn bản, ngày tháng phải đi kèm với nơi ban hành. Ví dụ trong biểu mẫu này nơi ban hành là TP. Hồ Chí Minh. Nếu như văn bản chưa rõ ngày tháng ban hành, mà đang đợi phê duyệt, thì bạn sẽ nhập ngày tháng phê duyệt vào.

Phần 3: Nội dung văn bản

Biểu mẫu này là công văn, là dạng văn bản đặc biệt nên không có phần tên, mà chỉ đơn giản nêu nội dung về một sự việc cụ thể. Trong biểu mẫu này có nội dung về việc không đóng dấu trên hóa đơn. Vị trí của nội dung này nằm ở bên trái, sát lề văn bản, phía dưới số của văn bản.

Bản chất của công văn giống như một loại thư để trao đổi với đơn vị bên ngoài, nên sẽ giống như thể thức gửi thư, bắt đầu bằng “kính gửi” rồi đến nội dung chính.

Văn phong sử dụng trong những văn bản này là văn phong hành chính, tức là phải trang nghiêm, rõ ràng, cụ thể, không lan man.

Xem thêm: Chia sẻ 5 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel thường dùng

Phần 4: Nơi nhận và người ký 

Các bạn có thể tưởng tượng phần này giống như một bảng chia làm 2 cột, cột bên trái là nơi nhận văn bản, cột bên phải là người ký văn bản.

Phần nơi nhận:

Nơi nhận: là những đối tượng chúng ta gửi văn bản đến. Đối với biểu mẫu công văn này nơi nhận là “như trên” tức là như phần “kính gửi”, đây là đối tượng trực tiếp nhận văn bản. Còn những đối tượng gián tiếp như bộ phận văn thư lưu trữ, giám sát sẽ được xuất hiện bên dưới đối tượng trực tiếp. 

Lưu ý: phần nơi nhận thường sẽ viết với phông chữ nhỏ hơn so với phần nội dung văn bản, có thể nhỏ hơn 1 phông (ví dụ phần nội dung viết phông 13 thì phần nơi nhận viết phông 12). Chữ “nơi nhận” phải in đậm và in nghiêng.

Phần người ký:

Phần người ký bao giờ cũng có “chức vụ” ở bên trên, tiếp theo là phần chữ ký và họ tên người ký ở bên dưới, con dấu sẽ  được đóng vào phần chữ ký. Nếu chức vụ là chức phó thì sẽ có phần ký thay viết tắt là “KT”. Phần chức vụ người ký phải viết in hoa và in đậm. Như trong phần biểu mẫu này chức vụ là “phó cục trưởng” nên sẽ có phần ký thay ở bên trên là “KT. Phó cục trưởng”.

Khi đóng dấu cần lưu ý phần con dấu phải chạm vào ⅓ đến ½  phần chữ ký

Xem thêm: Các nguyên tắc quan trọng khi giao kết hợp đồng lao động (Phần 1)

Biểu mẫu 2: Quyết định của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

Phần 1: Đơn vị phát hành, Quốc hiệu Tiêu ngữ

Giống như những loại văn bản khác, biểu mẫu QUYẾT ĐỊNH này cũng có đơn vị phát hành là Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội. Riêng phần Quốc hiệu Tiêu ngữ thì tất cả văn bản đều giống nhau.

Phần 2: Số của văn bản, ngày tháng, nơi phát hành văn bản

Khi soạn thảo bạn chưa cần phải quan tâm tới số văn bản cụ thể, nhưng nhất định bạn phải biết phân loại văn bản. Vị trí của phần phân loại văn bản ở ngay sau số văn bản. Trong biểu mẫu này phần phân loại văn bản là “QĐ-UBND” được hiểu là quyết định của ủy ban nhân dân.

Cùng hàng với số văn bản là ngày, tháng, nơi phát hành văn bản, phần này sẽ được căn lề về bên phải. Nếu đã biết ngày cụ thể rồi bạn hoàn toàn có thể điền ngày cụ thể vào luôn mà không cần ghi bằng bút bi như biểu mẫu 1.

Phần 3: Nội dung văn bản 

- Tên văn bản: Phần tên văn bản phải được căn giữa, in hoa và in đậm. Trong biểu mẫu này tên văn bản là QUYẾT ĐỊNH nên được in hoa và in đậm ở giữa.

- Nội dung tóm tắt: Bên dưới phần tên văn bản là nội dung tóm tắt của văn bản đó. Trong biểu mẫu này nội dung tóm tắt là “về việc khen thưởng thành tích công tác năm 2015 của thanh tra thành phố Hà Nội”. Trường hợp văn bản không có tên thì phần nội dung tóm tắt sẽ xuất hiện tại vị trí bên dưới “số văn bản” như biểu mẫu 1.

- Phần căn cứ: vì văn bản QUYẾT ĐỊNH mang tính chất áp đặt, dựa trên quyền và những quy định cụ thể, nên phần căn cứ này phải được ghi rõ tên của căn cứ và ngày mà căn cứ đó có hiệu lực. Phần căn cứ phải được in nghiêng, mỗi một căn cứ đều kết thúc bằng dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng sẽ kết thúc bằng dấu chấm hoặc dấu phẩy. 

- Riêng biểu mẫu “quyết định” sẽ có thêm chữ “quyết định” ngay bên dưới phần căn cứ. Chữ “quyết định” ở phía trên là tên văn bản, còn chữ “quyết định” bên dưới là nội dung của “quyết định”. Vì vậy từ “Quyết định” được xuất hiện 2 lần.

- Với biểu mẫu “quyết định”, phần nội dung phải có từng điều cụ thể, mỗi điều đều được in đậm. Văn phong phải trang nghiêm, cần nêu rõ ràng cụ thể.

Xem thêm: Các nguyên tắc quan trọng khi giao kết hợp đồng lao động (Phần 2)

Phần 4: Nơi nhận và người ký

Phần nơi nhận và người ký này cũng giống như phần đơn vị phát hành, Quốc hiệu Tiêu ngữ. Tức là bắt buộc phải có trong tất cả văn bản hành chính, không phân biệt công văn hay quyết định. Vì vậy, bạn có thể đọc kỹ phần này ở biểu mẫu 1.

Kết luận

Trên đây là những quy tắc soạn thảo văn bản hành chính mà bất cứ ai làm hành chính nhân sự cũng cần biết. Hi vọng qua bài viết này bạn đã nắm vững quy tắc soạn thảo văn bản và áp dụng được ngay vào công việc.

Để nắm vững và thành thạo nghiệp vụ hành chính nhân sự bạn hãy đăng ký ngay khóa học Thực hành nghiệp vụ hành chính nhân sự từ A - Z cho người mới bắt đầu của chúng mình nhé. Khóa học đi từ những kiến thức cơ bản đến bài tập thực hành với những chuyên đề thực tế giúp bạn ứng dụng ngay vào công việc. Chi tiết về khóa học bạn hãy tham khảo tại khóa học thực hành nghiệp vụ hành chính nhân sự từ A - Z.

Gitiho cảm ơn bạn đọc và chúc bạn học tốt!