Tìm hiểu quy tắc viết email công việc chuyên nghiệp

Gmail luôn là một công cụ tuyệt vời dành cho công việc của bạn. Nhưng làm sao để viết được một email chuyên nghiệp, thu hút người xem và khiến họ đánh giá cao về doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng Gitiho tìm hiểu về các tips để soạn thảo một email công việc đúng tiêu chuẩn cho dân văn phòng trong bài viết này nhé!

Kỹ năng công việc Hành chính Nhân sự tổng hợp

Những điều cơ bản cần chú ý trong soạn thảo email công việc

Tùy chọn gửi email

Tùy chọn gửi bao gồm BCC và CC, xuất hiện ngay dưới địa chỉ người nhận, trong đó:

- CC (Carbon Copy) có nghĩa là tạo ra các bản sao để gửi thêm bản sao đó cho người khác. Khi dùng CC để gửi email đến nhiều người cùng lúc, những người này có thể xem danh sách người nhận được nội dung email. Vì vậy, sử dụng CC khi bạn muốn một vài người khác, không phải người nhận chính cũng nhận được bản sao của email.
- BCC (Blind Carbon Copy) đây là tính năng để bảo mật thông tin, danh sách người nhận bởi vì BCC cũng là tạo ra bản sao nhưng chỉ có tính chất tạm thời, người gửi vẫn gửi bản sao email cho nhiều người khác cùng lúc nhưng danh sách những người cùng nhận được email sẽ không hiển thị.

Xem thêm: Hướng dẫn cách gửi email cá nhân trong Excel nhanh chóng

Định dạng email công việc

Một email được viết chuẩn chỉ, sử dụng những đoạn văn ngắn, có những khoảng trắng, gạch đầu dòng để làm rõ các thông tin sẽ tạo ấn tượng với người xem hơn. 

Bên cạnh đó, nếu một email bao gồm những định dạng lộn xộn, sao chép từ nhiều nguồn dữ liệu sẽ gây khó chịu, mất tập trung cho người xem. Vì vậy bạn hãy tuân thủ các nguyên tắc định dạng sau đây để có một email chuyên nghiệp:

- Phông chữ: Bạn nên lựa chọn kiểu chữ không chân trong soạn thảo email vì nó dễ đọc. Gmail hiện nay đang sử dụng font chữ Sans Serif làm mặc định, bên cạnh đó bạn cũng có thể sử dụng các phông chữ khác như Arial, Helvetica, Tahoma, Terbuchet MS hoặc Verdana.

- Kích thước văn bản: Kích thước chữ bình thường là kích thước phù hợp với email công việc.

- In đậm: In đậm nên được sử dụng ở tiêu đề và ở văn bản quan trọng để làm nổi bật nội dung và thu hút người đọc khi họ lướt qua email.

-In nghiêng: In nghiêng thường được dùng cho nội dung ghi chú vì nó là một cách nhẹ nhàng hơn để thu hút sự chú ý của người xem.

- Không nên sử dụng gạch chân hoặc nhiều màu sắc cho nội dung văn bản email.

- Căn chỉnh: Bạn nên giữ văn bản được căn chỉnh hoàn toàn bên trái, không cần lùi đầu dòng khi bắt đầu một đoạn văn mới.

Xem thêm: Hướng dẫn viết email đúng chuẩn chuyên nghiệp hiệu quả khi tuyển dụng

Nội dung soạn thảo trong email công việc

Tiêu đề email

Tiêu đề là một mục không bao giờ được bỏ trống khi soạn thảo bất kỳ email mang tính chất nào bởi nó sẽ quyết định việc một người có mở email đọc ngay hay không.

Tiêu đề email yêu cầu phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu từ 3 đến 8 từ và tóm tắt được nội dung của toàn bộ bức thư. 

Ví dụ: Khóa luận tốt nghiệp, Đơn đặt hàng

Lưu ý:

- Hãy tránh các từ như: "Bán hàng", "Lợi nhuận",.. các từ khóa quảng cáo, mập mờ vì rất có thể lá thư của bạn sẽ bị xếp vào mục spam.

- Tránh viết in hoa toàn bộ tiêu đề email

Lời chào

- Lời chào mở đầu trong email nên được viết ngắn gọn, trang trọng. Gitiho khuyên bạn nên chào người nhận bằng tên của họ.

- Giới thiệu bản thân: Dù là lần đầu tiên gửi email hay là những lần sau bạn cũng nên có lời giới thiệu ngắn gọn bản thân để cung cấp hay gợi nhắc cho người đọc về bản thân bạn nói riêng và công việc, bối cảnh làm việc của hai bên nói chung. Lời giới thiệu không nên trình bày lan man, dài dòng, một dòng là đủ.

Mục đích, nội dung chính của email

Mỗi email chỉ nên giải quyết một mục đích duy nhất. Vì vậy, thay vì vòng vo các nội dung bên lề bạn nên trực tiếp đề cập đến mục đích chính của email này. 

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thêm những thông tin bổ sung như nhiệm vụ, hay gửi liên kết đến các trang tài nguyên hữu ích để cung cấp thông tin giải quyết mục đích của lá thư.

Thông báo kết thúc email

Bạn không nên đột nhiên chào tạm biệt người nhận mà không có thông điệp kết thúc email. Thay vào đó, bạn chỉ cần sử dụng những cụm từ ngắn gọn, lịch sự để thông báo rằng nội dung email đã hoàn tất và bạn chờ đợi thư phản hồi của họ. 

Chữ ký email

Chữ ký email là một công cụ làm tăng thêm sự chuyên nghiệp cho một email công việc được gửi đi. Chữ ký email giúp bạn kết nối dễ dàng hơn với người nhận, vì vậy, nội dung trong chữ ký email phải bao gồm:

- Thông tin liên lạc của bạn

- Thông tin liên lạc của doanh nghiệp

- Có thể thêm hình ảnh, logo của doanh nghiệp nhưng đừng để kích thước quá lớn.

Xem thêm: Hướng dẫn thiết lập font chữ và chữ ký trong Gmail chuyên nghiệp

Kết luận

Trong bài viết trên, Gitiho đã cùng bạn khám phá cách tạo một email công việc chuyên nghiệp để nâng tầm doanh nghiệp cũng như bản thân với đối tác, khách hàng. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công và đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích khác nhé!

Nằm lòng kĩ năng chuyên ngành hành chính nhân sự trong tài liệu đính kèm bài viết nhé!