Cách xuất, nhập danh bạ giữa Outlook và Gmail

Nếu đang sử dụng danh bạ liên lạc để làm việc trên cả Microsoft Outlook và Google Gmail thì việc phải chuyển đổi giữa hai dịch vụ này để gửi và nhận email là sẽ mất nhiều thời gian. Gitiho sẽ giới thiệu với bạn cách xuất và nhập danh bạ qua lại giữa hai dịch vụ này dễ dàng.

Cách nhập danh bạ Outlook vào Gmail

Để chuyển danh bạ của bạn từ Outlook sang Gmail, trước tiên bạn cần xuất chúng từ Microsoft Outlook dưới dạng tệp CSV, sau đó nhập tệp đó vào Google Gmail.

Cách xuất danh bạ từ Outlook

Cách nhanh nhất để xuất danh bạ Outlook là sử dụng trình hướng dẫn sẵn có để hướng dẫn bạn qua quy trình:

Bước 1: Trong ứng dụng máy tính để bàn Outlook của bạn, bấm vào File > Open & Export > Import/Export.

Bước 2: Chọn Export to rồi bấm nút Next.

Bước 3: Chọn Comma Separate Values và bấm nút Next.

Bước 4: Cuộn lên hoặc cuộn xuống tài khoản, chọn thư mục Contacts và bấm Next.

Bước 5: Bấm nút Browse … trong khung Save exported file as để chọn thư mục chưa file danh bạn sau khi xuất ra, đặt tên tập tin dưới dạng *.csv và bấm Next.

Ghi chú. Nếu bạn đã xuất danh bạ Outlook của mình trước đó, tên tệp và vị trí trước đó sẽ tự động xuất hiện. Nếu không muốn thay thế tập danh bạ xuất ra hiện có chỉ cần đặt một cái tên khác cho tập CSV mới.

Bước 6: Cuối cùng bấm nút Finish và Outlook sẽ bắt đầu xuất danh bạ của bạn ngay lập tức.

Để đảm bảo rằng Outlook đã xuất thành công tất cả danh bạ liên lạc của bạn, hãy mở tệp CSV vừa tạo trong Excel để xem thông tin.

Cách nhập danh bạ từ Outlook vào Gmail

Để nhập danh bạ từ Outlook sang tài khoản Gmail của bạn, dưới đây là cách thực hiện:

Bước 1: Mở trình duyệt web yêu thích rồi đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.

Bước 2: Ở góc trên bên phải của trang tài khoản Gmail, bám vào biểu tượng Google apps (như hình dưới đây), trong menu xổ xuống chọn Contacts. Hoặc truy cập trực tiếp vào Google Contacts của bạn.

Bước 3: Ở khung bên trái, bên dưới mục Contacts bạn bấm nút Import.

Bước 4: Trong cửa sổ hộp thoại Imporrt contacts hiển thị, bấm nút Select file rồi duyệt đến thư mục chưa tập tin *.CSV chứa danh bạ của Outlook mà bạn đã xuất ra ở trên. Kích chọn tên file, rồi bấm nút Open.

Bước 5: Quay trở lại cửa sổ Import contacts, bạn bấm nút Import.

Ngay sau khi nhập danh bạ trong Outlook xong, hộp thoại thông báo All done cho biết tất cả đã hoàn thành sẽ xuất hiện ở góc dưới bên phải của trang. Nếu bạn vô tình nhập danh sách liên lạc sai, chỉ cần bấm nút Undo để quay trở lại và thực hiện lại.

Ghi chú. Để nhập danh bạ hoàn tất chính xác, tài khoản Gmail của bạn phải có cùng ngôn ngữ như được đặt trong Outlook khi xuất danh bạ. Nếu không, các tiêu đề cột sẽ không khớp và sẽ gặp lỗi.

Cách nhập danh bạ Gmail vào Outlook

Để chuyển danh bạ Google sang Outlook, trước tiên hãy xuất danh bạ Gmail sang tập tin *.CSV, sau đó nhập tập tin này vào danh bạ trong tài khoản Microsoft Outlook của bạn.

Xuất danh bạ từ Gmail

Bước 1: Truy cập trực tiếp vào Google Contacts của bạn.

Bước 2: Ở cột bên dưới dưới mục Contacts, bấm nút Export.

Bước 3: Trong cửa sổ Export contacts hiển thị, kích tùy chọn Outlook CSV dưới mục Export as và bấm nút Export. Đây là bước quan trọng sẽ sao chép toàn bộ danh bạ trong tài khoản Google của bạn sang tệp *.CSV theo định dạng do Outlook yêu cầu, do đó không cần điều chỉnh thêm.

Bước 4: Tùy thuộc vào trình duyệt đang sử dụng, bạn sẽ được nhắc mở tệp CSV trong Excel hoặc chỉ xem tệp contact.csv đã tải xuống trong trang web.

Sau khi mở tệp CSV đã xuất ra, xem lại thông tin, thực hiện thay đổi nếu cần (nhưng không thay đổi tiêu đề cột). Sau đó lưu tệp CSV vào bất kỳ thư mục nào trên máy tính hoặc lưu vào tài khoản lưu trữ đám mây.

Nhập danh bạ Gmail vào Outlook

Để nhập danh bạ Google của bạn sang tài khoản Outlook, hãy thực hiện các bước sau:

Bước 1: Trong cửa sổ Microsoft Outlook, truy cập vào menu File > Open & Export. Sau đó bấm nút Import/Export ở cột bên phải.

Bước 2: Trong bước đầu tiên của trình hướng dẫn Import and Export Wizard, kích tùy chọn Import from another program or file rồi bấm nút Next để tiếp tục.

Bước 3: Kích tùy chọn Comma Separated Values và bấm nút Next.

Bước 4: Bấm nút Browse … dưới khung File to impor rồi duyệt đến vị trí chưa tập tin *.CSV vừa xuất từ tài khoản Gmail ở trên, kích chọn tên tập tin rồi bấm nút Open. Sau đó, chọn cách xử lý các danh bạ trùng lặp có thể có (ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị tùy chọn mặc định) và bấm nút Next.

Bước 5: Trong tài khoản bạn muốn nhập danh bạ Gmail, chọn thư mục Contacts và bấm nút Next.

Bước 6: Bấm nút Finsh để kết thúc quá trình nhập danh bạ từ Gmail sang Outlook..

Lưu ý: Để đảm bảo rằng tất cả các cột trong tệp *.CSV của Excel được ánh xạ chính xác đến các trường liên hệ của Outlook, hãy bấm nút Map Custom Fields trong cửa sổ Finish để kiểm tra.

Outlook sẽ bắt đầu nhập danh bạ Google của bạn ngay lập tức. Khi hộp tiến trình không còn nữa, quá trình nhập kết thúc. Để xem danh bạ đã nhập, chỉ cần bấm vào biểu tượng People trên thanh điều hướng Navigation.

Xem thêm: Hướng dẫn trích xuất danh bạ Outlook vào Excel phiên bản 2013, 2010 và 2007

Trên đây Gitiho.com vừa giới thiệu đến bạn đọc cách nhập danh bạ từ Outlook sang Gmail và ngược lại. Các bước thực hiện là rất dễ dàng, nếu thấy bài viết hay bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình nhé. Chúc các bạn thành công!

Ngoài ra Gitiho hiện đang mở nhiều các khóa học đào tạo, trong đó có Khoá học tin học văn phòng Excel Word Powerpoint từ cơ bản tới nâng cao với các chuyên gia hàng đầu tại Việt Nam. Thông tin chi tiết xem tại: Gitiho