Hướng dẫn cách xuất danh bạ Outlook vào Microsoft Excel

Khi bạn cần cập nhật lại thông tin liên lạc, sao lưu danh bạ hoặc liệt kê danh sách khách hàng thì việc trích xuất danh bạ Outlook vào Excel để dễ dàng quản lý và theo dõi là một việc vô cùng cần thiết. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách để xuất danh bạ Outlook vào Excel đơn giản và dễ dàng.

Xuất danh bạ Outlook vào Excel bằng chức năng Import/Export

Để xuất danh bạ Outlook vào Excel, chúng ta sẽ sử dụng chức năng Import/Export. Đây là một chức năng đã được cài đặt sẵn trong Outlook, tuy nhiên lại không được hiển thị trên thanh công cụ. Vì vậy, nếu muốn sử dụng chức năng này để xuất danh bạ Outlook vào Excel,  bạn sẽ cần phải tìm kiếm nó trên Outlook. Mỗi phiên bản Outlook khác nhau thì vị trí đặt chức năng này sẽ tương đối khác nhau. Vì vậy, hãy cùng Gitiho tìm hiểu cách mở chức năng Import/Export trong Outlook để xuất danh bạ Outlook vào Excel.

Xem thêm: Cách xuất, nhập danh bạ giữa Outlook và Gmail

Phiên bản Outlook 2003 và 2007

Để mở chức năng Import/Export trong Outlook phiên bản 2003 và 2007, ta thực hiện theo các bước sau:

• Chọn thẻ File > Import and Export

• Lúc này, chức năng Import/Export sẽ được hiển thị trong Outlook. 
• Trong cửa sổ Import and Export Wizard, ta thực hiện các bước cài đặt sau:
  • Nhấp chuột lựa chọn Export to a file > Next
  • Ở hộp thoại Import a file, chọn Comma Separated Values (Windows) nếu bạn muốn xuất danh bạ Outlook sang Excel phiên bản 2007, 2010 và 2013, sau đó nhấp chuột chọn Next. Nếu bạn dùng Excel phiên bản cũ hơn 2007 thì chọn phần Microsoft Excel 97-2003. Lưu ý: Bạn chỉ có thể xuất danh bạ Outlook 2010 vào các phiên bản cũ của Excel như 2003, còn từ Outlook 2013 trở đi thì chỉ có thể chọn “Comma Separated Values (Windows)”

• Chọn mục để lưu danh bạ sau khi trích xuất danh bạ Outlook. Bởi vì chúng ta đang trích xuất danh bạ nên sẽ chọn mục Contact trong Outlook > Next > Browse để chọn đường dẫn chứa tệp, sau đó điền tên và tệp và nhấn OK > Nhấn Next.
• 
  
  • Sau khi nhấn next sẽ xuất hiện hộp thoại có nút finish để hoàn thành. Tuy nhiên, nếu chúng ta chọn finish luôn sẽ xuất danh bạ Outlook trực tiếp vào Excel. Lúc này, danh bạ có thể chứa nhiều thông tin riêng tư không nên trích xuất vào, hoặc nếu không có thì sẽ bị thừa các ô trống chứa các thông tin này. Vì vậy, để chỉ xuất danh bạ Outlook vào Excel với những dữ liệu bạn mong muốn, hãy nhấn chọn Map Custom Fields. 

• Trong hộp thoại Map Customer Fields, nhấp chuột chọn Clear Map, sau đó kéo thả chuột để kéo những mục bạn muốn xuất danh bạ Outlook vào Excel từ ô bên trái sang ô bên phải. bấm vào phím Clear Map để xóa bản đồ đường dẫn mặc định bên ô phải và sau đó bạn kéo các mục cần trích xuất sang từ cửa sổ ô bên trái. Sau khi lấy đủ thông tin cần thiết vào cột bên phải, ta nhấn OK > Finish

Vậy là bạn đã hoàn tất thao tác trích xuất danh bạ Outlook vào Excel dưới định dạng tệp .csv. Lúc này bạn có thể chỉnh sửa danh bạ trong cửa sổ Excel rồi đó. 

Xem thêm: Hướng dẫn gửi trang tính qua Outlook từ Excel

Phiên bản Outlook 2010

Để xuất danh bạ Outlook vào Excel đối với phiên bản Outlook 2010, ta chọn thẻ File > Options > Advanced > Export

Phiên bản Outlook 2013

Có 2 cách để mở chức năng Import/Export trong Outlook 2013:

• Cách 1: Chọn thẻ File > Open & Export > Import/Export
• Cách 2: Chọn thẻ File > Options > Advanced > Export

Xem thêm: Hướng dẫn ba bước nhập địa chỉ liên hệ vào Outlook từ Excel

Tổng kết

Như vậy, trong bài viết trên, Gitiho đã hướng dẫn bạn cách xuất danh bạ Outlook vào Excel trên các phiên bản khác nhau của Outlook. Chúc bạn áp dụng thành công!