Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

Nội dung được viết bởi Nguyễn Thanh Xuân

Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn cách khoá cũng như bảo mật các file Excel của bạn, để tránh trường hợp các dữ liệu trong file bị chỉnh sửa, sao chép sang một nguồn khác. Việc khoá bảo vệ file dữ liệu của bạn sẽ giúp bạn bảo mật thông tin tốt hơn và an toàn hơn.

Các bạn hãy tải tài liệu đính kèm bên dưới bài viết này để có thể xem lại các kiến thức cần thiết kể cả khi không có internet nhé. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách cài đặt mã bảo mật (Password) cho Excel và Word

Kỹ thuật khoá truy cập vào workbook

Khoá truy cập vào workbook là một kỹ thuật giúp chúng ta tạo mật khẩu cho file dữ liệu Excel. Bạn sẽ cần có mật khẩu để có thể mở và truy cập nội dung bên trong của file dữ liệu này. Thông thường ở chế độ mặc định, Excel sẽ không thiết lập chế độ khoá mật khẩu này, vì vậy muốn tạo mật khẩu khoá file này, các bạn hãy làm theo các bước sau:

- Đầu tiên các bạn mở file Excel cần thiết lập mật khẩu bảo mật lên. Sau đó các bạn mở cửa sổ Save As bằng cách nhấn phím F12. Ở cửa sổ này, các bạn chú ý tới ô tuỳ chọn Tools. Ở Tools, các bạn chọn mục General Options.

Xem thêm: Một số thao tác thường dùng với Workbook trong Excel

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Khi cửa sổ General Options mở ra, các bạn sẽ thấy 2 tuỳ chọn để thiết lập mật khẩu như sau

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Password to open: Tuỳ chọn này tức là thiết lập mật khẩu để mở file Excel
- Password to modify: Tuỳ chọn này tức là thiết lập mật khẩu để có thể chỉnh sửa nội dung dữ liệu bên trong file Excel

Ở đây chúng ta sẽ sử dụng tuỳ chọn Password to open để khoá dữ liệu ngay từ bước đầu. Vì vậy những người không có mật khẩu sẽ không xem được nội dung của file.

- Các bạn điển mật khẩu của mình vào ô Password to open và nhấn OK. Lúc này Excel sẽ yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa rồi một lần nữa để xác nhận. Sau đó bấm Save là xong.

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Lúc này bạn tắt file Excel đó đi và mở lại, Excel sẽ yêu cầu bạn cần nhập mật khẩu để có thể mở file. Bạn sẽ thấy toàn bộ bảng Excel được ẩn đi, không để lộ nội dung dữ liệu bên trong. Thật an toàn phải không nào?

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Lưu ý, Excel không có thiết lập lấy lại mật khẩu nếu bạn quên mật khẩu, vì vậy các bạn cần nhớ kỹ mật khẩu của mình hoặc ghi lại vào mục ghi chú nào đó của riêng mình để tránh quên nhé. Bạn chỉ có thể mở khóa file Excel quên mật khẩu với VBA hoặc công cụ bên thứ 3.

- Để huỷ bỏ thiết lập mật khẩu cho file dữ liệu Excel, các bạn vào lại cửa sổ Save As. Chọn mục Tools > General Options như cách đặt mật khẩu. Sau đó các bạn xoá mật khẩu này đi và nhấn Save. Như vậy là thiết lập mật khẩu của bạn đã được huỷ bỏ, và bạn có thể vào file dữ liệu này một cách bình thường.

Xem thêm: 2 kỹ thuật khóa Workbook trong Excel để bảo mật dữ liệu

Kỹ thuật khoá cấu trúc của workbook

Cơ chế bảo mật thứ 2 cho các file tài liệu Excel là khoá cấu trúc của workbook. Cấu trúc của file Excel chính là các sheet của file. Thông thường, các bạn có thể thực hiện các thao tác với sheet tab như di chuyển vị trí các sheet, thêm hoặc xoá sheet mới, đổi tên sheet,... Với cơ chế bảo mật cấu trúc file dữ liệu này, những người được truy cập file Excel sẽ không thể tác động gì vào các sheet tab. Chúng ta sẽ làm như sau:

- Tại file dữ liệu Excel, các bạn mở thẻ Review trên thanh công cụ. Sau đó chọn mục Protect Workbook. 

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Lúc này cửa sổ Protect Structure and Windows sẽ hiện ra. Tại đây bạn nhập mật khẩu của mình vào ô Password (optional) và nhấn OK là xong.

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Để bỏ thiết lập mật khẩu này, chúng ta sẽ làm các bước tương tự là vào thẻ Review, mục Protect Workbook, lúc này cửa sổ hiện lên sẽ là Unprotect Workbook. Bạn nhập mật khẩu của mình vào và nhấn OK. Như vậy là bạn đã huỷ bỏ thiết lập mật khẩu thành công. 

Xem thêm: Hướng dẫn 3 cách để lưu và đóng tất cả workbook

Kỹ thuật khoá worksheet bảo mật dữ liệu Excel

Chỉ cho phép nhập vào các ô đã chỉ định

Đối với các thiết lập bảo mật trên, sau khi có mật khẩu và vào được file Excel, các đối tượng đều có thể chỉnh sửa, thay đổi các dữ liệu trong file của bạn. Vì vậy Excel có một thiết lập khác cho bạn giúp bạn bảo vệ các ô dữ liệu trong file, và chỉ cho phép chỉnh sửa, nhập dữ liệu vào những ô đã được chỉ định.

Chúng ta sẽ cùng thực hành với một ví dụ sau. Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ cùng thực hiện yêu cầu "Chỉ được nhập dữ liệu trong vùng A3:E20", tức là trong toàn bộ file dữ liệu này, các bạn chỉ có thể nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong 1 khu vực được chỉ định đó là từ ô A3 đến ô E20. Với tất cả các ô còn lại, bạn sẽ không thể nhập hay thao tác gì được.

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

Chúng ta sẽ làm như sau:

- Đầu tiên các bạn sẽ chọn bôi đen toàn bộ vùng ô được chỉ định cho phép nhập dữ liệu, đó là các ô từ A3 đến E20. Sau đó các bạn chọn chuột phải, chọn Format cells.

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Tại bảng Format cells, các bạn chọn thẻ Protect, các bạn sẽ thấy ô Locked đang được đánh dấu tích, đây là thiết lập mặc định của Excel, tức là tất cả các ô của Excel được đặt mặc định là Locked. Vì vậy khi bạn chọn khoá các ô Locked (Select Locked cells) thì tất cả các ô này đều bị khoá. Vậy nên các bạn sẽ tiến hành bỏ dấu tích ở mục Locked cho các ô bạn đã chọn. Sau đó bấm OK.

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel
 

- Tiếp theo các bạn mở thẻ Review, chọn mục Protect Sheet.

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Trong bảng tuỳ chọn hiện lên, bạn sẽ thấy có 1 ô cho bạn nhập mật khẩu của mình vào. Bên dưới là danh sách các tuỳ chọn để bạn thiết lập sau khi đặt mật khẩu. Trong ví dụ này chúng ta sẽ sử dụng tuỳ chọn mặc định của Excel là 2 ô đầu tiên Select locked cells (Chọn các ô khoá) và Select unlocked cells (Chọn các ô không bị khoá)

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Sau khi nhập mật khẩu, các bạn nhấn OK, lúc này các bạn sẽ thấy các ô được chọn có thể dễ dàng chỉnh sửa, nhập dữ liệu một cách bình thường. Với các ô ở ngoài phạm vi chỉ định này, khi bạn cố nhập dữ liệu, Excel sẽ hiển thị thông báo lỗi vì ô đang bị khoá. 

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Như vậy là bạn đã có thể khoá file dữ liệu của mình, chỉ cho phép người khác nhập dữ liệu vào các file được chỉ định. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách UnProtect và sửa lỗi không nhận được phép tính trong Excel

Thiết lập bảo mật không được nhập vào các ô đã có dữ liệu

Bên cạnh việc khoá các ô dữ liệu của mình lại và chỉ cho phép nhập dữ liệu vào các ô chỉ định, bạn hoàn toàn có thể thiết lập một cách khác đó là chọn bảo vệ tất cả các ô đã có dữ liệu. Việc này sẽ giúp khoá tất cả các ô đã được điền dữ liệu, người khác chỉ có thể nhập và chỉnh sửa ở các ô còn trống trong file.

Đó cũng chính là yêu cầu thứ 2 trong ví dụ trên của chúng ta. Chúng ta sẽ cùng thiết lập cho các ô đã có dữ liệu là ô từ A1 đến E2 sẽ được bảo mật, không thể chỉnh sửa, chỉ có thể nhập dữ liệu vào các ô khác.

- Đầu tiên, các bạn sẽ cần bỏ Locked toàn bộ tất cả các ô trong file Excel. Để làm được, các bạn chọn bôi đen toàn bộ các ô trong file bằng cách nhấn vào vị trí giao điểm giữ cột và hàng trong bảng như hình dưới đây.

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Sau đó các bạn nhấn chuột phải, chọn Format Cells và bỏ chọn ô locked như cách làm bên trên đã đề cập. Lúc này toàn bộ các ô trong file của bạn đã được bỏ Locked.

- Lúc này tất cả các ô đều đã được bỏ Locked, chúng ta sẽ chọn tất cả các ô có dữ liệu là từ ô A1 đến ô E2 để Locked chúng lại.

Hướng dẫn cách khóa và bảo mật file dữ liệu trong Excel

- Tiếp tục thực hiện các thao tác mở Protect Sheet, nhập mật khẩu và nhấn OK. Lúc này tất cả các ô có dữ liệu sẽ đều bị khoá lại và không thể chỉnh sửa, bạn chỉ có thể thao tác trong các ô còn lại.

Xem thêm: Cách hack tính năng Excel Protect Workbook khi lỡ quên password

Tổng kết

Như vậy qua bài viết trên, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu và thực hành thiết lập các cơ chế khoá và bảo mật file dữ liệu Excel theo các tuỳ chọn khác nhau, phù hợp với từng nhu cầu của mỗi người. Hi vọng các bạn sẽ áp dụng thành công trong công việc của mình. 

Đừng bỏ lỡ những bài viết hay của chúng mình dược cập nhật mỗi ngày nhé.

 

 

 

Tài liệu kèm theo bài viết

KHÓA HỌC EXCEL ONLINE HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ

Khóa học với hơn 14000 HỌC VIÊN đang học và đánh giá trung bình 4.76 SAO

0/5 - (0 bình chọn)

0/5 - (0 bình chọn)

0 thảo luận

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội
Giấy phép mạng xã hội số: 588, cấp bởi Bộ thông tin và truyền thông