Tự động hóa nguồn nhân lực trong doanh nghiệp là gì?

Những tiến bộ nhanh chóng trong tự động hóa nguồn nhân lực đã cho phép các bộ phận nhân sự hợp lý hóa và tăng tốc hiệu quả công việc của họ, tự động hóa nhiều nhiệm vụ và dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ lấy con người làm trung tâm. Làm thế nào để doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng tự động hóa nguồn nhân lực và làm việc theo cách hiệu quả hơn? Cùng Gitiho tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Tự động hóa nguồn nhân lực là gì? 

Không còn nghi ngờ gì nữa, quản lý nguồn nhân lực và quy trình quan trọng của mọi doanh nghiệp. Nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng, giới thiệu nhân viên, đào tạo và phát triển, tính lương và chấm công, theo dõi các kỳ nghỉ và ngày ốm, cũng như phúc lợi chung của nhân viên trong tổ chức. Nếu không có nhân sự, sẽ không có công ty nào có thể hoạt động trơn tru.

Tuy nhiên, nhiều bộ phận nhân sự đang chìm đắm trong việc quản trị và các thủ tục giấy tờ cần thiết để xử lý thủ công đối với các nhiệm vụ này. Và tự động hóa nguồn nhân lực chính là chìa khóa để giải quyết những vấn đề này.

Tự động hóa nguồn nhân lực (HR Automation) sử dụng phần mềm để số hóa và tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian, bao gồm quản trị nhân viên, tính lương, chấm công và quản lý phúc lợi. Điều này giúp nhân viên HR tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn có giá trị hơn cho công ty. Nó cũng cải thiện hiệu quả và bảo mật trong khi giảm khả năng xảy ra lỗi của con người.

Tự động hóa nguồn nhân lực đã xuất hiện vì thời gian tiêu tốn và số lượng thủ tục giấy tờ liên quan đến các quy trình nhân sự hàng ngày là cực lớn. Nếu các chuyên gia nhân sự dành nhiều thời gian hơn cho công việc quản trị thay vì sử dụng các kỹ năng quý giá của họ trong các lĩnh vực khác của doanh nghiệp, thì đã đến lúc bạn phải tìm ra một cách làm việc mới.

Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ cách tiếp cận thủ công sang tự động hóa nguồn nhân lực đòi hỏi mức độ kỹ năng nhất định và được đào tạo để sử dụng công nghệ có hiệu quả. Nhưng lợi ích của tự động hóa nhân sự cho tất cả nhân viên của bạn vượt xa thời gian, năng lượng và tiền bạc mà bạn sẽ đầu tư để đạt được điều đó. 

Xem thêm: 10 cú pháp hàm và chức năng Excel dành cho nghề hành chính nhân sự

Lợi ích của tự động hóa nhân sự

Tại sao bạn nên đầu tư vào tự động hóa nhân sự? Để trả lời câu hỏi đó, chúng ta hãy xem xét một số lợi ích chính của tự động hóa nguồn nhân lực.

Cải thiện hiệu quả công việc

Nhân sự phần lớn thực hiện các quy trình quản lý dựa trên tài liệu. Khi thực hiện thủ công, việc này có thể tốn thời gian, lặp đi lặp lại và cực kỳ kém hiệu quả. Công việc giấy tờ có thể bị "kẹt" trong hàng đợi các công việc cần làm hoặc trên bàn làm việc của một HR.

Tự động hóa nguồn nhân lực hay số hóa tất cả những điều trên giúp tăng năng suất và hiệu quả trong toàn doanh nghiệp. Vì vậy, tổ chức có thể tập trung nhiều năng lượng hơn vào việc đảm bảo tất cả các nhân viên nhân sự của họ đều có thể tập trung vào việc xây dựng văn hóa, tập quán của doanh nghiệp, trở thành nhà vô địch tại nơi làm việc và chuyên gia tuyển dụng.

Tiếp cận với nhiều thông tin bổ ích

Tự động hóa nguồn nhân lực cho phép bạn theo dõi, thu thập và phân tích dữ liệu. Điều này cho phép bạn phát hiện các thông tin, những xu hướng nhân sự mới và tạo báo cáo về những phát hiện của mình. Sau đó, bạn có thể sử dụng những thông tin này để cải thiện quy trình, sửa chữa lỗi và thực hiện nhiều việc hơn những gì đang hoạt động trong toàn doanh nghiệp. 

Giảm thiểu lỗi trong quá trình làm việc

Khi một HR phải hoàn thành thủ công bảng lương, bảng chấm công và kiểm tra giấy nghỉ phép, họ thường gây ra lỗi, điều này là không thể tránh khỏi. Nhưng các phần mềm tự động hóa thì không, hơn nữa máy móc có thể dễ dàng thực hiện các tác vụ này nhanh chóng hơn, xử lý lượng dữ liệu nhiều hơn. 

Giảm chi phí so với xử lý công việc trên giấy

Quá trình xử lý trên giấy đòi hỏi phải in tài liệu, sau đó nộp và lưu trữ chúng ở đâu đó dưới dạng hồ sơ. Tự động hóa nguồn nhân lực làm giảm chi phí liên quan đến việc này. Nó giảm thiểu nhu cầu của bạn về không gian lưu trữ và đảm bảo các bản ghi có thể dễ dàng được định vị chỉ bằng một nút bấm.

Mang lại trải nghiệm tốt cho các ứng viên và nhân viên

Khi nhân viên nhân sự đang chìm đắm trong các nhiệm vụ quản trị, họ thường không có thời gian hoặc quên kiểm tra các ứng viên với công việc mới. Điều này tạo ra trải nghiệm tuyển dụng tiêu cực, bất kể cuối cùng họ có được thuê hay không. Tự động hóa nguồn nhân lực có nghĩa là nhân sự sẽ có nhiều thời gian hơn để liên hệ lại với các ứng viên và cải thiện kinh nghiệm tổng thể của họ.

Hơn nữa, nhân viên được hưởng lợi từ việc tự động hóa. Ví dụ, họ nhận được yêu cầu nghỉ phép hay thanh toán chi phí được phê duyệt nhanh hơn và họ có thể theo dõi các phúc lợi của mình. Điều này góp phần mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên.

11 ví dụ về tự động hóa nguồn nhân lực

Dưới đây là một số ví dụ về tự động hóa nguồn nhân lực với các nghiên cứu điển hình về cách các công ty hiện đang sử dụng tự động hóa nguồn nhân lực và nó mang lại lợi ích như thế nào cho họ và nhân viên của họ.
 

Tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng bao gồm:

Đăng quảng cáo tuyển dụng

Theo dõi phản hồi

Sàng lọc CV

Đánh giá trước khi làm việc

Sắp xếp và ưu tiên các ứng viên dựa trên các tiêu chí đã đặt ra

Các luồng email tự động

Khi bạn không tự động hóa các nhiệm vụ quản trị từ các quy trình này, nhân viên nhân sự của bạn sẽ phải dành rất nhiều thời gian không cần thiết cho chúng.

NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG: Văn phòng cảnh sát vùng Florida

Văn phòng cảnh sát thuộc vùng Florida từng có quy trình tuyển dụng dựa trên giấy tờ. Nó có nghĩa là một đống thủ tục giấy tờ khổng lồ, các biểu mẫu bị thất lạc và thiếu sự liên lạc giữa các bộ phận và người nộp đơn.

Đối mặt với tình trạng thiếu nhân viên cảnh sát trên toàn quốc, họ đã triển khai tự động hóa nguồn nhân lực trong một cuộc đánh giá trực tuyến trước khi tuyển dụng. 

Trong năm đầu tiên áp dụng, số đơn đăng ký này đã tăng từ 446 đến 1.305. Các biểu mẫu đã được điền chính xác (không có trường nào được phép để trống như phiên bản giấy) và có thể tải ảnh lên. Cuối cùng, Văn phòng Cảnh sát trưởng đã tìm thấy những ứng viên chất lượng hơn do lượng đơn đăng ký tăng lên.

Quy trình tự động hóa nguồn nhân lực cũng cho phép họ hoàn thành việc kiểm tra lý lịch không cần giấy tờ và gửi email tự động cho các ứng viên, cập nhật tình trạng ứng tuyển của họ. Thêm vào đó, họ đã tiết kiệm được 2.000 đô la ban đầu cho đồ dùng văn phòng cho các hồ sơ mới.

Tuyển dụng nhân viên mới

Tự động hóa nguồn nhân lực có thể cung cấp một danh sách kiểm tra dễ theo dõi trong quá trình giới thiệu. Điều này bao gồm khả năng tạo quy trình công việc như thông báo và phê duyệt tự động, thu thập biểu mẫu đã ký điện tử và tự động tạo tài liệu PDF chính thức, v.v. 

NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG: Công ty kiểm toán KPMG

KPMG không có quy trình trước khi làm việc cho những người mới tuyển dụng, điều này có nghĩa là một khoảng thời gian chờ đợi lâu giữa việc ký hợp đồng và ngày đầu tiên đi làm của họ. 

Công ty đã sử dụng một giải pháp phần mềm tích hợp và an toàn để giải quyết vấn đề này. Quá trình giới thiệu bắt đầu ngay sau khi nhân viên mới ký hợp đồng. Những nhân viên mới được tự động gửi tất cả thông tin thực tế mà họ cần biết từ ứng dụng trước khi bắt đầu ngày đầu tiên. 

Sau hai năm sử dụng ứng dụng tự động hóa nguồn nhân lực, nhân viên KPMG đã đánh giá trải nghiệm tuyển dụng của họ là 4,45 trên 5.

Kết thúc hợp đồng

Quá trình kết thúc hợp đồng cũng quan trọng không kém việc tuyển dụng nhân viên mới. Khi được thực hiện đúng cách, việc chia tay sẽ giúp bảo vệ công ty và để lại ấn tượng tốt cho nhân viên cũ của bạn.

Tuy nhiên, việc thực hiện quá trình này bằng tay rất tốn thời gian. Có nguy cơ không bảo vệ công ty từ góc độ luật pháp và bảo mật. 

Phần mềm tự động hóa nguồn nhân lực cho phép bạn tạo danh sách và:

Hoàn thành và tải lên các tài liệu dưới dạng điện tử

Cập nhật thông tin cá nhân của nhân viên

Sắp xếp cho khoản lương cuối cùng của nhân viên

Tạo yêu cầu trả lại thiết bị của công ty,

Xóa quyền truy cập của họ vào các ứng dụng vào thời gian mà bạn chọn,

Xóa họ khỏi danh bạ công ty vào ngày cuối cùng của họ

Quyền truy cập vào các ứng dụng và công cụ của doanh nghiệp

Khi một nhân viên mới gia nhập vào doanh nghiệp, họ sẽ cần được cấp quyền truy cập vào các ứng dụng liên quan để làm việc, ở các cấp độ quyền phù hợp vào ngày đầu tiên họ đi làm. Điều này thường có thể dẫn đến lãng phí thời gian vào ngày đầu tiên để một nhân viên được thiết lập đầy đủ và có thể truy cập vào các hệ thống trung tâm của công ty

Tự động hóa quy trình nhân sự có thể cho phép bạn tự động cấp quyền truy cập cho nhân viên mới dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Hoặc nhân viên có thể cần quyền truy cập vào các ứng dụng và công cụ bổ sung theo thời gian thì tự động hóa nhân sự cho phép các nhân viên yêu cầu quyền truy cập vào một ứng dụng và được người quản lý của họ chấp nhận hoặc từ chối.

Quản lý nghỉ có lương

Việc tính toán và phê duyệt ngày nghỉ phép theo cách thủ công có thể gây ra vấn đề vì nó liên quan đến nhiều nhiệm vụ:

Kiểm tra số dư nghỉ phép của nhân viên

Nhận được sự chấp thuận của người quản lý cho các yêu cầu nghỉ việc

Ghi sổ nghỉ luân chuyển bảng lương

Ngoài ra, nếu con người thực hiện điều này, thì có thể sẽ xảy ra rất nhiều lỗi, Email xin nghỉ bị lãng quên vì vậy có nguy cơ bị gián đoạn khi người này xin nghỉ. 

Phần mềm tự động hóa nhân sự cung cấp một quy trình quản lý nghỉ phép tự động, tự động tính toán tất cả những điều trên.  

Báo cáo, phê duyệt chi phí

Bạn có biết rằng 38% nhân viên cho biết việc nộp và xử lý chi phí là nhàm chán, trong khi hơn 1/6 nói rằng họ sợ phải làm việc đó?

Các công việc thủ công không cần thiết như nộp chi phí đang có tác động tiêu cực đến sự hài lòng của nhân viên trong công việc. Điều này đã được chứng minh là làm giảm năng suất và hiệu suất của họ. Tỷ lệ hài lòng của nhân viên thấp hơn dẫn đến mức năng suất thấp hơn, dẫn đến hiệu quả hoạt động của công ty thấp hơn. 

Theo truyền thống, nhân viên phải nộp biên nhận, điền vào biểu mẫu với tất cả các chi tiết, sau đó được người quản lý phê duyệt. Các mẫu đơn chờ của mọi người bắt đầu chất thành đống. Chúng có thể được điền sai và đặt sai vị trí. Theo thống kê, khoảng 1/5 báo cáo chi phí thủ công được gửi không chính xác.

Tự động hóa nguồn nhân lực cho phép bạn số hóa quy trình báo cáo chi phí. Nhân viên có thể tải lên ảnh biên lai từ điện thoại của họ và phần mềm quản lý chi phí tự động trích xuất dữ liệu cần thiết (số tiền, người bán, VAT, v.v.). Sau khi một nhân viên đệ trình điều này, người quản lý có liên quan sẽ được thông báo ngay lập tức và có thể chấp thuận hoặc từ chối nó. Sau đó, một bộ điều khiển sẽ kiểm tra các chi tiết có đúng không và xử lý chúng bằng một cú nhấp chuột. Điều này giúp tiết kiệm tới 70% thời gian xử lý, loại bỏ lỗi do con người gây ra và cung cấp cho các công ty cái nhìn tổng quan về chi tiêu theo thời gian thực.    

Tính toán lương thưởng

Việc tính toán thủ công thời gian hoặc ngày làm việc, cùng với ngày nghỉ ốm hoặc nghỉ phép, sẽ khiến bạn có nhiều sai sót. Điều này dẫn đến việc nhân viên bị trả lương thấp hơn hoặc quá mức. 

Tự động hóa nhân sự có thể đơn giản hóa quy trình bằng cách theo dõi và tính toán mọi thứ tự động, đơn giản hóa các khoản thanh toán và giúp tìm kiếm dữ liệu dễ dàng hơn nhiều.

NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG: Công ty FuelCell Energy

Giám đốc nhân sự của FuelCell Energy đã làm những gì cô ấy vẫn thường làm với đội ngũ của mình. Cô ấy đã biên soạn một bộ bảng tính Excel với số lương thưởng của công nhân và gửi chúng cho ban quản lý để xử lý. Nhưng sau khi hoàn thành bảng lương, người quản lý cảm thấy có điều gì đó không ổn. Sau khi xem xét nó, cô ấy phát hiện ra rằng một trong các bảng tính đã được sắp xếp không chính xác, có nghĩa là mọi nhân viên trong công ty (600 người) được thiết lập để nhận tiền của người khác. 

FuelCell Energy đã nhanh chóng quyết định đầu tư vào phần mềm tự động hóa nhân sự để giảm thiểu sai sót của con người, tiết kiệm thời gian và cung cấp cho nhân viên cái nhìn sâu sắc hơn về cách tính lương của họ. 

Nộp thuế

Có các luật thuế khác nhau ở các cấp độ khác nhau (địa phương, thành phố, quốc gia). Điều này làm cho việc nộp thuế có thể phức tạp đối với bộ phận nhân sự, đặc biệt là khi luật thường xuyên được cập nhật và thay đổi. 

Tự động hóa viễ nộp thuế dựa trên các luật liên quan đảm bảo rằng nhân viên và nhà thầu nhận được các biểu mẫu chính xác. Nó cũng cung cấp một tệp kỹ thuật số để dễ định vị trong trường hợp phải kiểm tra lại. Phần mềm thuế nhân sự giúp quá trình khai thuế nhanh hơn và loại bỏ căng thẳng, sai sót. 

Quản lý thời gian

Sử dụng một bảng chấm công thủ công để theo dõi thời gian và chỉ định một người hoặc một nhóm theo dõi nó là cực kỳ kém hiệu quả. Thay và đó, một ứng dụng bảng chấm công tự động cho phép bạn lưu trữ kỹ thuật số hồ sơ của nhân viên, hồ sơ chấm công và các thông tin khác. Điều này làm cho toàn bộ quá trình nhanh hơn và chính xác hơn. 

Quản lý phúc lợi nhân viên

Dịch vụ quản lý lợi ích nhân viên thường xử lý các phúc lợi bao gồm chăm sóc sức khỏe, kế hoạch nghỉ hưu, bồi thường cho người lao động và các phúc lợi khác cho nhiều tổ chức.

Vấn đề của điều này là nhân viên thường có rất ít hoặc không có cái nhìn rõ về các loại phúc lợi có sẵn cho họ trong quá trình làm việc.

Phần mềm tự động hóa có thể theo dõi từng trường hợp của nhân viên và hiển thị lợi ích cho họ nắm rõ ngay khi có bất kỳ thay đổi nào.

NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG: Công ty bia Grolsch 

Một tổ chức càng có nhiều nhân viên thì càng khó theo dõi từng cá nhân cũng như những thay đổi và sở thích của họ.

Điều này dẫn đến việc công ty bia Grolsch đầu tư vào một hệ thống nhân sự tự động có tên “My Benefits”.

Hệ thống hiển thị mọi tình huống và quyền lợi của nhân viên bất cứ khi nào họ ghi nhận bất kỳ thay đổi nào. Kết quả là tất cả nhân viên của họ giờ đây có cái nhìn sâu sắc hơn nhiều về những lợi ích dành cho họ. 

Một cuộc khảo sát về mức độ hài lòng cho thấy mức độ hài lòng tăng lên từ 6,8 (trên 10) cho hệ thống cũ trên giấy lên 8,2 với My Benefits. 

Theo dõi hiệu suất của nhân viên

Tự động hóa theo dõi hiệu suất của nhân viên có nghĩa là công ty có dữ liệu truy cập để xác định mức tăng lương, tiền thưởng, hình thức kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng cho mỗi nhân viên. Nhân sự có thể theo dõi các hồ sơ hiệu suất này và cấp quyền truy cập cho người quản lý để thêm ghi chú, chuẩn bị cho việc đánh giá hiệu suất và đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra. 

Tự động hóa theo dõi hiệu suất đảm bảo quy trình không bị sai lệch, cho phép đưa ra quyết định chính xác và cung cấp một điểm tham chiếu tuyệt vời cho cả người quản lý và nhân viên. 

NGHIÊN CỨU TÌNH HUỐNG: Metropolitan Utilities District (MUD) 

MUD từng có một cách tiếp cận rất cổ điển để đánh giá hiệu suất của nhân viên, bao gồm một tài liệu Word đơn giản với một vài chỉ số được thay đổi mỗi năm được in ra và giao cho nhân viên. Tài liệu thường chỉ liệt kê năm mục tiêu mà nhân viên được yêu cầu hoàn thành trong năm. Nếu họ thành công, họ đã nhận được tiền thưởng của mình, tuy nhiên vì sai sót trong quá trình, họ thường nhận được tiền thưởng ngay cả khi họ không đạt đầy đủ các tiêu chí.

Hệ thống giấy tờ có nhiều vấn đề. Chỉ khoảng 70% nhân viên được đánh giá đúng. Không thực sự có cách nào tối ưu để theo dõi tiến độ dẫn đến kết quả là chất lượng công việc bị ảnh hưởng. 

Kể từ khi bắt đầu triển khai tự động hóa nguồn nhân lực, mọi nhân viên trong năm đầu tiên đều có một bản đánh giá hiệu suất cụ thể, chính xác. Giờ đây, nhân viên và người quản lý có thể trao đổi dễ dàng hơn về các mục tiêu và toàn bộ quy trình theo dõi cũng dễ dàng hơn cho tất cả các cấp của tổ chức. MUD đã tiết kiệm được khoảng thời gian ước tính là hai tuần làm việc bằng cách chuyển sang một hệ thống tự động. 

Công cụ hỗ trợ tự động hóa nhân sự

Dưới đây là một số công cụ tự động hóa nhân sự phổ biến mà bạn có thể xem xét để áp dụng cho doanh nghiệp của mình: 

Built for Teams

Built for Teams là một phần mềm quản lý nghỉ phép sử dụng lịch có thể chia sẻ để theo dõi việc chấm công, yêu cầu nghỉ làm, nghỉ ốm và các ngày nghỉ có lương và không lương khác.

Bamboo HR

Bamboo HR là một nền tảng được xây dựng để nhập dữ liệu, theo dõi dữ liệu và lưu trữ thông tin dữ liệu. Các chức năng tính lương, quản lý và kế toán cũng được tích hợp thông minh. Phần mềm cho phép người dùng lưu trữ mọi thứ dễ dàng ở một nơi, cũng như tạo báo cáo để có được những thông tin chi tiết có giá trị.

WorkBright

WorkBright cung cấp chức năng tích hợp hoàn toàn từ xa cho các tổ chức. Bạn có thể quản lý hồ sơ nhân viên và giấy tờ tuyển dụng mới từ mọi nơi, đồng thời gửi lời nhắc tự động trong suốt quá trình tuyển dụng sau khi nhân viên chấp nhận đề nghị của bạn. 

Fuse Workforce Management

Fuse Workforce Management kết hợp quản lý thời gian làm việc, chấm công, quản lý nhân sự và tính lương vào một phần mềm. Đó là một công cụ độc lập mạnh mẽ sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn chính xác về lực lượng lao động của mình, cũng như cải thiện việc ra quyết định, lập kế hoạch và hiệu quả trong toàn tổ chức. 

WebHR

WebHR đóng vai trò là cầu nối giữa nhân sự và công nghệ thông tin. Các tính năng của phần mềm này bao gồm eTrack, lên lịch, yêu cầu chi phí và thảo luận. Nó cũng giúp tổ chức thực hiện các công việc như tuyển dụng, đăng ký nghỉ phép và nghỉ lễ và đặc biệt nó còn tích hợp với một số ứng dụng di động

Tự động hóa nguồn nhân lực là tương lai: Đừng để bị bỏ lại phía sau

Việc triển khai và sử dụng tự động hóa nguồn nhân lực một cách hiệu quả sẽ giảm nhu cầu của người làm nhân sự phải hoàn thành các công việc lặp đi lặp lại và tạo ra cách thức làm việc hiệu quả, chính xác hơn gấp nhiều lần trong toàn doanh nghiệp.

Sau đó, bộ phận nhân sự có thể dành nhiều thời gian và năng lượng hơn để tạo ra môi trường và văn hóa làm việc tích cực hơn.

Xem thêm: Tìm hiểu ý nghĩa của công tác tuyển dụng với công việc hành chính nhân sự

Kết luận

Như vậy, Gitiho đã cùng bạn tìm hiểu về tự động hóa nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Bây giờ bạn cũng hãy chọn một phần mềm để tự động hóa nhân sự cho công ty của mình để tối ưu hiệu suất và tiết kiệm thời gian làm việc cho HR nhé! Hy vọng lời khuyên của chúng mình có thể giúp bạn nâng cao các kỹ năng và trở thành một chuyên gia nhân sự!

Đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích về hành chính nhân sự và các kĩ năng chuyên ngành khác nhé!