Tỷ lệ giữ chân nhân viên - Tất cả những gì HR nên biết

Tỷ lệ giữ chân nhân viên là gì?

Một số nhân viên lâu năm, nhiều kinh nghiệm có thể nghỉ việc do nghỉ hưu, chuyển chỗ ở hoặc không thể tiếp tục làm việc. Và, tất nhiên, đôi khi họ cũng đang tìm kiếm những cơ hội tốt hơn. Để có được những nhân viên có tài năng cao trong tổ chức là một thách thức khi cuộc chiến tranh giành nhân tài vẫn tiếp tục. Đó là lý do tại sao giữ họ tiếp tục làm việc nên là một ưu tiên đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Tỷ lệ giữ chân nhân viên là thước đo khả năng duy trì lực lượng lao động ổn định của một tổ chức. Nó cho thấy số lượng nhân viên ở lại một công ty trong một khoảng thời gian nhất định so với tổng số nhân viên trong khoảng thời gian đó.

Công thức tính tỷ lệ giữ chân nhân viên 

Dưới đây là công thức để tính tỷ lệ giữ chân nhân viên:

Tỷ lệ giữ chân nhân viên = [(Tổng số nhân viên - Tổng số nhân viên nghỉ việc) / Tổng số nhân viên] x 100

Ví dụ về cách sử dụng công thức tính tỷ lệ giữ chân nhân viên 

Ví dụ 1:

Một công ty kỹ thuật số có 300 nhân viên. Trong năm ngoái, 15 nhân viên đã nghỉ việc. 

Tỷ lệ  giữ chân nhân viên = ((300 - 15) / 300) x 100 = 95%.

Ví dụ 2:

Khi bắt đầu đại dịch COVID-19, một công ty tổ chức sự kiện đã phải cắt giảm hơn 2.000 nhân viên. Vào thời điểm đó, số nhân viên của họ là 5.000. 

Tỷ lệ giữ chân nhân viên = ((5000 - 2000) / 5000) x 100 = 60%.

Ví dụ 3:

Trong năm ngoái, một ngân hàng đã quyết định đóng cửa một số chi nhánh của họ ở vài tỉnh thành phố. Kết quả là hơn 10.000 nhân viên (giao dịch viên ngân hàng, lễ tân, v.v.) bị mất việc làm. Họ có số nhân viên trung bình là 200.000. 

Tỷ lệ giữ chân nhân viên = ((200 000 - 10 000) / 200 000) x 100 = 95%

Tại sao việc biết tỷ lệ giữ chân nhân viên lại quan trọng?

Có một số lý do tại sao biết tỷ lệ giữ chân nhân viên của bạn là rất quan trọng như sau:

• Giảm chi phí của công ty: Các nghiên cứu cho thấy rằng việc thay thế một nhân viên sẽ tốn trung bình từ 6 đến 9 tháng lương. Vì vậy, hiểu rõ tỷ lệ duy trì để giảm chi phí là rất quan trọng. 
• Tăng năng suất của nhân viên: Một nhân viên ở lại doanh nghiệp càng lâu thì họ càng trở nên năng suất hơn. Điều này là do nhân viên hiểu cách làm mọi thứ nhanh hơn nhiều, có thể kết nối nhanh hơn và hoàn thành công việc tốt hơn. Tỷ lệ thay đổi nhân viên cao cũng dẫn đến sự gián đoạn trong tính liên tục và do đó ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
• Cải thiện môi trường làm việc: Hiểu được tỷ lệ giữ chân cho phép HR có thể hiểu và lên kế hoạch xây dựng văn hóa doanh nghiệp, cải thiện tinh thần của nhân viên, phát triển hệ thống nhân tài và tạo ra các phòng ban năng suất, hiệu quả.
• Giải quyết các vấn đề tuyển dụng

Xem thêm: 10 cú pháp hàm và chức năng Excel dành cho nghề hành chính nhân sự

Làm thế nào để bạn tính toán tỷ lệ duy trì nhân viên?

Chúng ta hãy xem xét các bước tính toán tỷ lệ giữ chân nhân viên chi tiết hơn:

Bước 1: Xác định khoảng thời gian cho phép tính của bạn.

Điều này đòi hỏi bạn phải hiểu những gì bạn đang cố gắng tính toán.

Ví dụ: Nếu bạn đang cố gắng tính xem có bao nhiêu nhân viên CNTT đã rời khỏi tổ chức của bạn trong 5 năm qua, thì năm sẽ là khoảng thời gian.

Hoặc, ví dụ: Bạn muốn so sánh tỷ lệ giữ chân của mình đã bị ảnh hưởng như thế nào bởi đại dịch. Vì vậy, bạn có thể tính khoảng thời gian là thời kỳ đại dịch (ví dụ: 1 tháng 1 năm 2020 - tháng 7 năm 2021), là 18 tháng. Sau đó, để so sánh, bạn hãy tính khoảng thời gian khác là 18 tháng trước đại dịch (ví dụ: 1 tháng 1 năm 2018 - tháng 7 năm 2019).

Bước 2: Xác định số lượng nhân viên vào ngày đầu tiên của khoảng thời gian.

Bạn có thể trích xuất dữ liệu về số lượng nhân viên vào đầu khoảng thời gian từ cơ sở dữ liệu nhân viên của mình.

Bước 3: Xác định số lượng nhân viên vào ngày cuối cùng của thời kỳ

Bước 4: Sử dụng công thức giữ chân nhân viên để tính tỷ lệ giữ chân nhân viên của doanh nghiệp bạn (như mình đã nói ở trên)

Bước 5: So sánh tỷ lệ giữ chân của bạn với giai đoạn trước

Hãy xem ví dụ về cách bạn có thể đo lường tỷ lệ giữ chân:

Thực hiện phép tính như sau: 

1 tháng 1 năm 2018 - tháng 7 năm 2019 

Tỷ lệ giữ chân nhân viên = ((500 - 90) / 500) x 100 = 82% 

1 tháng 1 năm 2020 - tháng 7 năm 2021

Tỷ lệ giữ chân nhân viên = ((510 - 260) / 510) x 100 = 49% 

Rõ ràngtrong khoảng thời gian từ ngày 1 tháng 1 năm 2020 - tháng 6 năm 2021, doanh nghiệp đang có tỷ lệ giữ chân người lao động thấp hơn đáng kể. Điều này có thể là do các yếu tố bên ngoài (chẳng hạn như COVID-19) hoặc các yếu tố bên trong, chẳng hạn như sự không hài lòng với công việc của nhân viên , tỷ lệ gắn kết hoặc các yếu tố khác đã ảnh hưởng đến việc giữ chân nhân viên.

Tỷ lệ giữ chân nhân viên tốt là bao nhiêu? 

Tỷ lệ duy trì 99% có thể không phải lúc nào cũng tốt bởi vì các doanh nghiệp nên tạo cơ hội phát triển trong tổ chức và cũng là cơ hội để thu hút nhân tài bên ngoài hoặc đôi khi HR cũng có thể muốn loại bỏ những nhân viên có hiệu suất thấp. Nói chung, tổ chức của bạn nên hướng tới việc duy trì nhân viên kết hợp với sự luân chuyển nhân sự hợp lý.

Tỷ lệ duy trì trung bình ở Mỹ là 90%, tuy nhiên, tỷ lệ này thay đổi theo ngành và lĩnh vực. Điều quan trọng là phải tính toán tỷ lệ giữ chân của mỗi vị trí hoặc bộ phận tùy thuộc vào thị trường lao động. Ví dụ, LinkedIn nhận thấy rằng bộ phận thiết kế trải nghiệm người dùng có doanh thu cao hơn 23% so với hầu hết các vị trí khác, vì vậy việc giữ chân nhân viên có kỹ năng này sẽ là một ưu tiên.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tính tiền thưởng tết, tháng lương thứ 13 trên Excel

Cách cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên

Các chuyên gia nhân sự có thể làm gì để tăng khả năng giữ chân nhân viên tại tổ chức của họ?

Tuyển dụng rõ ràng

Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành có doanh thu cao như bán lẻ, khách sạn hoặc trung tâm liên lạc. Ví dụ: Hãy cung cấp cho ứng viên của bạn một bản giới thiệu, yêu cầu công việc thực tế và các đãi ngộ mà họ sẽ nhận được trong quá trình tuyển dụng để họ nhận thức được công việc và công ty như thế nào. Trong quá trình phỏng vấn, hãy nắm bắt thực tế về những mong đợi và ý định của ứng viên. Bạn cũng nên xem xét về công việc trước đây của ứng viên.

Việc tuyển dụng với những tiêu chí rõ ràng sẽ giúp bạn đảm bảo sự hài lòng trong công việc của những nhân viên mới cao hơn.

Lắng nghe và làm việc dựa trên phản hồi của nhân viên

Đây là phản hồi thu thập được từ các cuộc khảo sát về mức độ tương tác, tập trung vào nhân viên, cũng như từ các cuộc nói chuyện với nhân viên sắp nghỉ việc.

Bạn cần hành động dựa trên phản hồi ở cấp độ doanh nghiệp (chẳng hạn như có thể đầu tư vào một nền tảng đào tạo nhân viên mới) nhưng cũng ở cấp độ cá nhân (chẳng hạn như cử nhân viên tham gia các chương trình phát triển cụ thể hoặc giao cho một số nhân viên tiềm năng cao các dự án mở rộng).

Tăng cường sự tham gia của nhân viên

Những nhân viên gắn bó có khả năng ở lại công ty lâu hơn. Đó là lý do tại sao bạn cần phải đưa ra một kế hoạch gắn kết nhân viên vững chắc. Những việc nhỏ bạn có thể làm để cải thiện sự hài lòng và gắn bó của nhân viên bao gồm tăng cơ hội học tập và phát triển, quy trình thăng tiến minh bạch, bảo hiểm sức khỏe, chính sách nghỉ phép, đa dạng hóa phần thưởng, sự công nhận và đặc quyền, đồng thời mang lại công việc có ý nghĩa. Hơn nữa, khuyến khích sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống lành mạnh giúp ngăn ngừa tình trạng kiệt sức của nhân viên.

Làm việc dựa trên văn hóa công ty 

Văn hóa doanh nghiệp có tác động đến việc giữ chân nhân viên. Luôn tìm cách để làm cho văn hóa doanh nghiệp thoải mái hơn, hòa nhập hơn và thúc đẩy sự gần gũi. Để cải thiện văn hóa công ty, hãy luôn theo dõi kết quả từ cuộc khảo sát nhân viên về văn hóa công ty và môi trường làm việc, điều này cần cần một thời gian dài để thay đổi và phát triển, vì vậy điều quan trọng là phải luôn nhất quán và làm việc theo kế hoạch dài hạn. 

Thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp và cá nhân nhân viên

Những nhân viên thấy rằng doanh nghiệp có vào việc đào tạo và phát triển nhân viên sẽ có nhiều khả năng ở lại hơn. Đó là lý do tại sao HR nên tập trung vào việc phát triển các kỹ năng và năng lực của nhân viên và vạch ra con đường sự nghiệp rõ ràng cho họ. Hầu hết thời gian, các doanh nghiệp đầu tư rất nhiều vào các cơ hội và nguồn lực học tập và phát triển, tuy nhiên, khi xem xét các số liệu thống kê từ hệ thống quản lý người học, việc tham gia của nhân viên có thể khá thấp. Do đó, các cơ hội học tập và phát triển cần phải có mục đích rõ ràng và đúng lúc.

Nếu một nhân viên có được một kỹ năng mới thông qua học tập và đạo tạo phát triển, thì điều đó sẽ ảnh hưởng đến sự nghiệp của họ và cơ hội họ được thể hiện những kỹ năng này. Các nhà lãnh đạo cũng như HR cũng có trách nhiệm tạo ra một văn hóa học tập bằng cách thể hiện ý định phát triển bản thân, kỹ năng cho nhân viên thông qua các chương trình khác nhau.

Xem thêm: Làm thế nào để thành thạo các kỹ năng cần thiết của ngành nhân sự?

Kết luận

Tính toán và cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên cho phép doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn và tác động tích cực đến hiệu suất kinh doanh. Đó không phải là một trong những số liệu thống kê 'tốt khi có', nhưng một doanh nghiệp bắt buộc phải duy trì tính cạnh tranh từ việc giữ chân nhân viên của mình. 

Hy vọng lời khuyên của chúng mình có thể giúp bạn nâng cao các kỹ năng và trở thành một chuyên gia nhân sự! Đừng quên theo dõi chúng mình để xem thêm các bài viết bổ ích về hành chính nhân sự và các kĩ năng chuyên ngành khác nhé!