Làm thế nào để thành thạo các kỹ năng cần thiết của ngành nhân sự?

Các kỹ năng nhân sự quan trọng và cách thành thạo chúng

Kỹ năng tổ chức

Các chuyên gia nhân sự là đầu mối liên lạc giữa nhân viên, trưởng bộ phận và CEO. Họ quản lý các nhiệm vụ cần được hoàn thành bởi các nhân viên và bộ phận khác nhau. Dưới đây là một số kỹ năng tổ chức mà các chuyên gia nhân sự cần trau dồi :

- Kỹ năng quản lý thời gian: Đội ngũ nhân sự có trách nhiệm đáp ứng thời hạn và tuân thủ các quy định có liên quan đến thời gian làm việc. Bên cạnh đó các HR phải lập hợp đồng lao động và quản lý kế hoạch trả lương và bảo hiểm là những công việc nhạy cảm về thời gian. 

- Kỹ năng quản lý hồ sơ: Nhóm nhân sự quản lý thông tin và tài liệu, chẳng hạn như các thỏa thuận tuyển dụng ở dạng kỹ thuật số. Trong các nhóm lớn, các chuyên gia nhân sự thường chịu trách nhiệm lưu trữ và truy xuất dữ liệu nhân viên từ các hệ thống lưu trữ hiệu quả.

- Kỹ năng quản lý lịch: Giữa các cuộc họp với đồng nghiệp và giám đốc điều hành, các chuyên gia nhân sự phải thực hiện các nhiệm vụ quan trọng khác, như thiết lập đào tạo, phát triển kỹ năng nhân viên và tổ chức các sự kiện của công ty. Kỹ năng quản lý lịch tốt giúp những nhóm nhân sự bận rộn luôn làm việc hiệu quả.

Cách cải thiện kỹ năng tổ chức

- Tham gia khóa học: Kỹ năng Lập Kế hoạch và Quản lý Công việc Hiệu quả

- Sử dụng các công cụ quản lý lịch như Microsoft Planner, Trello,... để lên lịch các cuộc họp sắp tới và gửi thông báo để nhân viên không bỏ lỡ bất cứ điều gì

- Đo lượng thời gian mà mỗi nhiệm vụ yêu cầu (ví dụ: bằng cách sử dụng các công cụ như RescueTime ) và sổ thời gian để tập trung vào các trách nhiệm cụ thể.

- Sắp xếp chương trình làm việc hàng ngày của bạn và ưu tiên các nhiệm vụ của bạn với các ứng dụng danh sách việc cần làm như Todoist và Evernote.

Xem thêm: 10 cú pháp hàm và chức năng Excel dành cho nghề hành chính nhân sự

Kĩ năng giao tiếp

Tại sao điều quan trọng là phải trở thành một người giao tiếp tốt?

Các nhóm nhân sự tương tác với mọi người hàng ngày trực tiếp, qua điện thoại và qua email. Các chuyên gia nhân sự có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ thông suốt các vấn đề trước khi họ báo cáo và truyền đạt nhiệm vụ của doanh nghiệp một cách rõ ràng. Dưới đây là một số lĩnh vực mà các kỹ năng nhân sự quan trọng nhất:

- Soạn văn bản rõ ràng: Các chuyên gia nhân sự có kỹ năng viết lách tốt sẽ tránh được thông tin sai lệch vì họ giảm thiểu các email qua lại và viết các chính sách công ty rõ ràng .

- Lắng nghe phản biện: Là một người biết lắng nghe giúp nhân viên HR có những cuộc thảo luận trung thực với nhân viên và quản lý, đánh giá quan điểm của người khác và tập trung tốt hơn vào việc tìm ra giải pháp.

- Quản trị xung đột: Các nhóm nhân sự cần biết cách khéo léo giải quyết các tình huống như bỏ phỏng vấn, khiếu nại và thương lượng lương một cách duyên dáng như vậy sẽ giúp duy trì môi trường làm việc cân bằng.

Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp

Đọc sách và tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng nhân sự, như:

• Đàm phán và thuyết phục
• Lắng nghe phản biện
• Đồng cảm
• Quản trị xung đột

Cải thiện khả năng thuyết trình và thuyết trình trước đám đông của bạn bằng cách:

• Tham dự khóa học: Kỹ năng Thuyết trình - Bí quyết để thuyết trình thành công
• Học hỏi lời khuyên từ đồng nghiệp có kỹ năng nói tốt
• Thực hành trước một nhóm nhỏ các thành viên trong tổ của mình
• Thu thập phản hồi và lời khuyên từ các nhóm khác nhau. Ví dụ:

Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể để diễn giải các tín hiệu phi ngôn ngữ. Ví dụ:

• Xem thêm video giải thích các cử chỉ và chuyển động thông thường 
• Thực hành thường xuyên ngôn ngữ cơ thể để luyện tập nhận biết các biểu cảm trên khuôn mặt

Xem thêm: Tìm hiểu quy tắc viết email công việc chuyên nghiệp

Kỹ năng bảo mật

Đội ngũ nhân sự phải quản lý thông tin bí mật, chẳng hạn như lương thưởng bởi vì họ thường xuyên thảo luận những vấn đề cá nhân, nhạy cảm với nhân viên. Để đảm bảo họ tôn trọng quyền riêng tư, các chuyên gia nhân sự cần phát triển những điều sau:

- Sự tùy ý: Tiết lộ dữ liệu cá nhân của một nhân viên (ví dụ như tiền sử bệnh) có thể đặt nhân viên đó vào một tình huống không thoải mái và làm tăng rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp của bạn. Nhân viên nhân sự giỏi yêu cầu phải biết xử lý thông tin nhạy cảm một cách cẩn thận.

- Đạo đức: Các thành viên trong nhóm nhân sự có quyền truy cập vào thông tin của công ty, bao gồm các điều khoản hợp đồng, ngân sách, tiền lương và thư mời làm việc . Điều quan trọng là phải hạn chế nói chuyện phiếm về thông tin này và luôn duy trì sự chuyên nghiệp của mình.

- Độ tin cậy: Các chuyên gia nhân sự cần khơi dậy niềm tin từ mỗi nhân viên. Những nhân viên có thể không đồng ý với chính sách của công ty hoặc có vấn đề với người quản lý của họ sẽ nói chuyện với bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, họ cần phải cảm thấy đủ an toàn rằng việc nêu ra mối lo ngại sẽ không ảnh hưởng đến tình trạng việc làm của họ.

Làm thế nào để chứng minh các kỹ năng bảo mật của mình?

• Tạo ra các chính sách của công ty công bằng đáp ứng nhu cầu của nhân viên (ví dụ: trong chính sách khiếu nại thì phải giải thích cách nhân viên có thể bày tỏ khiếu nại, làm rõ cách HR sẽ tôn trọng quyền riêng tư của họ.)

• Biên soạn sổ tay nhân viên để các hướng dẫn và thủ tục của công ty được minh bạch cho tất cả nhân viên.

• Đóng vai trò là nhà tư vấn cho nhân viên khi họ có mối quan tâm, dễ gần và khuyến khích giao tiếp thường xuyên (ví dụ: gặp gỡ 1:1 với tất cả nhân viên và quản lý.)

• Thực hiện theo lời khuyên từ các chuyên gia pháp lý và công nghệ thông tin về cách quản lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Kỹ năng thích ứng

Trong doanh nghiệp có thể xảy ra các trường hợp không lường trước được (ví dụ như một nhân viên nghỉ việc) có thể làm xáo trộn công tác quản lý, điều hành nhân sự. Để điều chỉnh hoặc thậm chí dự đoán những thay đổi, các thành viên trong nhóm nhân sự cần phát triển các kỹ năng sau:

- Thay đổi cách quản lý: Đội ngũ nhân sự phải có thể hiểu được khi nào cần sửa đổi các chính sách cũ, tạo ra những chính sách mới và cách giúp nhân viên chấp nhận sự thay đổi (ví dụ: giúp nhân viên chuyển sang các vai trò, công việc mới)

- Tư duy hình ảnh lớn: Các chuyên gia nhân sự được coi là những đối tác kinh doanh tham gia vào quá trình ra quyết định và hoạch định chiến lược. Họ cần có khả năng dự báo nhu cầu thay đổi. Ví dụ: khi doanh nghiệp của bạn phát triển, HR có thể đầu tư vào đội ngũ nhân viên hiện tại bằng cách thiết kế và áp dụng các chương trình hướng nghiệp .

- Tự đánh giá và cải thiện môi trường làm việc: Chìa khóa để nuôi dưỡng một môi trường làm việc lành mạnh là không bao giờ trở nên quá thoải mái. Nhân viên nhân sự có tư duy cải tiến có thể giúp duy trì hiện đại hóa nơi làm việc (ví dụ: bằng cách bổ sung các đặc quyền và lợi ích sáng tạo) và giữ chân nhân viên.

Cách cải thiện kỹ năng thích ứng 

• Theo dõi các chỉ số để hiểu những gì hiệu quả và những gì cần cải thiện, cả trong thực tiễn nhân sự và công ty của bạn.

• Kết nối với các nhà lãnh đạo trong ngành, trực tiếp trong các cuộc họp nhân sự - những người có thể cung cấp cho bạn những ý tưởng mới về các vấn đề nhân sự phổ biến và giúp bạn cập nhật các xu hướng của ngành.

• Theo kịp những thay đổi trong luật lao động, bằng cách tham gia các diễn đàn có liên quan và các cuộc thảo luận trực tuyến giữa các chuyên gia nhân sự.

• Lắng nghe quan điểm của nhân viên. Hãy chủ động hỏi ý kiến của họ (Họ muốn có những đặc quyền gì? Môi trường làm việc như thế nào?) Ngay cả những cuộc thảo luận thông thường cũng có thể mang lại những ý tưởng thay đổi. Ví dụ: các khiếu nại thường xuyên về một chính sách nhất định có thể cho thấy bạn cần phải xem lại chính sách đó.