Chia sẻ 5 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel thường dùng

Quản lý hồ sơ nhân sự là một công việc quan trọng của bộ phận Hành chính - Nhân sự. Một công ty với hàng chục, hàng trăm nhân sự, mỗi nhân sự lại cần lưu trữ rất nhiều loại giấy tờ. Làm thế nào để quản lý được hết tất cả những loại giấy tờ, hồ sơ đó một cách khoa học, tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm và tránh sai sót tối đa nhất? Hãy sử dụng các mẫu quản lý hồ sơ nhân sự thường sử dụng dưới đây nhé!

Nhận miễn phí các biểu mẫu Hành chính Nhân sự như file quản lý tài sản, văn phòng phẩm; biểu mẫu liên quan đến thuế thu nhập cá nhân…..khi đăng kí khóa học “Thực hành nghiệp vụ hành chính nhân sự từ A đến Z”  

5 mẫu quản lý hồ sơ nhân sự trên Excel

Mẫu bảng chấm công nhân sự trên Excel

Bảng chấm công là căn cứ quan trọng để cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp theo dõi được  ngày làm việc thực tế của người lao động, từ đó xác định tiền lương và phúc lợi mà người đó được nhận trong tháng. Bên cạnh đó, bảng chấm công giúp bộ phận quản lý đánh giá được sự chuyên cần của nhân sự, từ đó có được sự động viên, khích lệ hoặc nhắc nhở kịp thời tới nhân sự.

Bảng chấm công cần đảm bảo đầy đủ các thông tin cơ bản của nhân sự như: Tên, vị trí, chức vụ đang công tác tại doanh nghiệp, đơn vị; phần chấm công cho tất cả các ngày trong tháng và tính số công chi tiết như: Số công hưởng lương sản phẩm, số lương hưởng công thời gian, số công hưởng bảo hiểm xã hội….

Hướng dẫn cách lập bảng chấm công theo ca và làm thêm giờ trên Excel

Mẫu bảng tính lương trên Excel

Bảng tính lương được sử dụng để tính toán và thể hiện lương của nhân sự trong tháng. Dựa vào các thông tin trên bảng tính lương, bộ phận nhân sự có thể tính toán ra số tiền lương thực nhận của người lao động, làm căn cứ để trả lương. Một bảng tính lương thông thường sẽ cần đầy đủ các mục như: Thông tin nhân sự, bậc lương, hệ số lương, số tiền lương theo cách tính lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động; các khoản phụ cấp, trợ cấp; các khoản phải trừ như: Khoản tạm ứng, các khoản khấu trừ vào lương…..

Mẫu phiếu lương nhân sự

Phiếu lương là một văn bản quan trọng mà bộ phận Hành chính - Nhân sự cần gửi cho nhân sự trong mỗi kỳ lương. Đây là văn bản mang tính bảo mật, vì vậy, cần tạo phiếu lương riêng biệt cho từng cá nhân. Tuy nhiên, nếu ngồi nhập thủ công thông tin của từng nhân sự vào phiếu lương chắc chắn sẽ rất mất thời gian. Thay vì vậy, hãy sử dụng hàm Excel kết hợp với VBA để tra cứu dữ liệu từ bảng tính lương sang tạo phiếu lương tiện lợi, tiết kiệm thời gian hơn. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết trong bài viết này: Hướng dẫn chi tiết phiếu tạo phiếu lương từ bảng tổng hợp tiền lương

Mẫu file quản lý hợp đồng của nhân sự

Mỗi nhân sự làm việc ở doanh nghiệp, dù là nhân sự thử việc, chính thức hay làm part-time đều cần ký hợp đồng với doanh nghiệp. Với một số lượng hợp đồng lớn, làm thế nào để bộ phận nhân sự theo dõi tình trạng hợp đồng của mỗi nhân viên, đầu là ngày bắt đầu, đâu là ngày hết hạn hợp đồng? Nhân sự đã ký bao nhiêu hợp đồng? Lúc này, bộ phận Hành chính - Nhân sự sẽ cần tới file quản lý hợp đồng của nhân sự. 

3 cách xác định thời điểm hết hạn hợp đồng trên Excel cực hay

Mẫu file quản lý nhân sự mới

Có rất nhiều thủ tục cần thực hiện đối với một nhân sự mới như: Thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của nhân sự; tình trạng nộp hồ sơ; tình trạng hồ sơ; tạo email nội bộ; tình trạng đào tạo khóa Orientation; tình trạng hợp đồng…Đây đều là những thông tin, thủ tục quan trọng, không được phép thiếu khi có nhân sự mới on-board. Để quản lý việc nhân sự mới, cũng như tiến độ của các công việc cần làm đối với một nhân sự mới, bộ phận Hành chính - Nhân sự cần sử dụng tới file quản lý nhân sự mới. 

Tổng kết

Trên đây là 5 file quản lý nhân sự thường được sử dụng trong công việc hành chính nhân sự. Bạn có thể tải xuống ở cuối bài viết nhé. Hy vọng rằng những mẫu file này sẽ giúp cho công việc quản lý hồ sơ và tình trạng nhân sự cho doanh nghiệp, đơn vị bạn trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn.

Chúc bạn học tốt!