Hướng dẫn tạo Flowchart trong Microsoft Word qua 3 bước đơn giản

Flowchart là công cụ tư duy trực quan mạnh mẽ thường được sử dụng để thể hiện Sơ đồ tổ chức, mô tả quy trình công việc... Một trong những công cụ đơn giản nhất có sẵn để tạo flowchart nhanh chóng chính là Microsoft Word. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách tạo flowchart trong Microsoft Word chỉ qua 3 bước đơn giản.

Cách tạo Flowchart trong Microsoft Word

Sức mạnh của flowchart nằm ở sự đơn giản. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu cơ bản để lên kế hoạch bất kỳ công việc nào và sử dụng flowchart cho các tình huống khác nhau. Khi hoàn thành flowchart, bạn sẽ có cái nhìn toàn cảnh và nắm được toàn bộ quá trình. Quá trình vẽ flowchart sẽ giúp bạn hiểu logic của vấn đề và cung cấp các thông tin chi tiết để làm mọi thứ trở nên tốt hơn. Tóm lại, bạn có thể dùng flowchart để:

• Kiểm tra bất kỳ quá trình nào.
• Truyền đạt các bước trong quá trình cho những người khác.
• Tổ chức một quy trình bằng cách loại bỏ các bước thừa.
• Xác định và khắc phục sự cố tiềm ẩn.
• Cải thiện quy trình. 

Flowchart có nhiều hình dạng và kích thước khác nhau. Dưới đây là ví dụ về một Flowchart cơ bản mà bạn có thể sử dụng để đưa ra các quyết định đơn giản.

Bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu 3 bước dễ dàng tạo Flowchart trong Microsoft Word.

Xem thêm khóa học Tuyệt đỉnh Microsoft Word để trở thành chuyên gia soạn thảo văn bản chỉ sau 8 giờ học online

Sử dụng Drawing Tools để vẽ các hình dạng cơ bản

1. Thu gọn thanh công cụ bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ hướng lên (hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + F1 ) ở ngoài cùng bên phải để hiển thị trên tab.
2. Hiển thị Grid. Nhấp vào tab View và click vào checkbox Gridlines. Công cụ Grid giúp căn chỉnh và định kích thước các biểu tượng Flowchart một cách chính xác khi bạn gắn chúng vào các gridline (đường lưới).
3. Bạn cũng có thể tùy chỉnh gridline bằng cách truy cập vào Layout > Arrange > Align > Grid Settings.
4. Sử dụng Drawing Canvas để chèn bất kỳ hình khối hoặc "hình vẽ" nào trong tài liệu Word để tự động tạo khung vẽ. Bạn cần phải thay đổi kích thước canvas để tạo khung cho toàn bộ Flowchart của mình.

Công việc tỉ mỉ nhất là chèn các hình dạng và kết nối tất cả lại với nhau. Để tránh mất thời gian, bạn nên vạch ra các ý chính trên giấy, sau đó sử dụng Microsoft Word để tạo ra một flowchart hoàn chỉnh. Bản phác thảo sơ bộ giúp bạn hình dung bố cục trang trên Word dễ dàng hơn. 

Bạn có thể tìm thấy các biểu tượng bằng cách truy cập vào tab Insert > Shapes, sau đó nhấp vào menu thả xuống trong Shapes. Các biểu tượng được sắp xếp gọn gàng trong nhóm Flowchart. Từ đây bạn có thể chọn bất cứ hình dạng nào.

Nhấp vào khu vực canvas, giữ chuột trái để thêm hình dạng. Bạn cũng có thể nhấp đúp vào bất kỳ hình dạng nào để thêm hình dạng đó vào Canvas. Di chuyển và thay đổi kích thước theo ý muốn.

 Thêm văn bản bằng cách nhấp vào hình dạng và thêm nhãn vào hộp text box.

Kết nối hai hình biểu tượng bằng mũi tên hoặc đường nối. Không giống như các mũi tên đơn giản, các đường nối luôn kết nối với các hình dạng. Hai loại đường nối cơ bản có sẵn trong menu thả xuống Shapes là elbow và curved.

Lưu ý: Các đường nối chỉ hoạt động giữa các hình được đặt trên khung vẽ.

Ví dụ: bạn có thể di chuyển thủ công các đường nối đến bất kỳ điểm kết nối nào (được biểu thị bằng các chấm nhỏ màu xanh lam trên các hình dạng). Các điểm kết nối neo các đầu nối vào đúng vị trí và bạn có thể di chuyển các hình dạng mà không làm hỏng các đường nối. Điều này sẽ mang lại cho bạn sự linh hoạt khi sửa đổi flowchart bằng cách di chuyển mọi thứ xung quanh.

Thêm Yes hoặc No vào các trình kết nối phân nhánh từ các hình dạng Decisions bằng cách chèn các Text Box dọc theo các mũi tên đường nối. Bạn cũng có thể sử dụng handle xoay để xoay text box.

Căn chỉnh các hình dạng và đường nối trong Flowchart

Có một số mẹo căn chỉnh hình dạng.

• Cách đầu tiên được đề xuất cho tất cả người dùng và bạn nên sử dụng ngay trong lần đầu tiên. Sử dụng gridline và vẽ chúng với chiều rộng đồng nhất khi bạn đặt chúng trên canvas.
• Nhấp vào từng hình dạng riêng lẻ và kéo vào các vị trí mới. Nếu bạn sử dụng nhiều hình dạng thì có thể rất tốn thời gian. Các gridline sẽ cố định chúng tại chỗ.

• Chọn tất cả các hình dạng bạn muốn căn chỉnh. Trên tab Format, nhấp vào menu thả xuống Align. Chọn Align Selected Objects và sử dụng công cụ căn chỉnh để căn chỉnh các hình dạng tự động.

• Nhóm tất cả các hình dạng và đường nối. Chọn tất cả các hình dạng và đường nối. Trên tab Format, nhấp vào menu thả xuống Group và chọn Group.

• Từ menu thả xuống Align, bạn cần kiểm tra xem mục Align to Margin đã được chọn hay chưa Sau đó, nhấp vào Align Center và Align Middle.
• Thay đổi kích thước canvas bằng cách kéo góc hoặc các cạnh.

Xem thêm: Cách định dạng cơ bản trong Word: Font chữ và cỡ chữ

Thêm màu sắc cho Flowchart trong Word

Flowchart đầy màu sắc mà bạn thấy ở trên không có gì khác ngoài một Flowchart được định dạng nhiều hơn. Bạn nên định dạng Flowchart trong Word ở giai đoạn cuối cùng sau khi đã chèn, kết nối và gắn nhãn tất cả các hộp. Hãy chọn nhiều hình dạng và định dạng cùng lúc.

Bạn có thể sử dụng các công cụ cơ bản từ tab Format trên thanh công cụ hoặc các tùy chọn chi tiết hơn có sẵn trên bảng điều khiển bên phải.

Mở bảng điều khiển bên phải bằng cách nhấp chuột phải vào một hình dạng và chọn Format Shape.

Có nhiều tùy chọn có sẵn để bạn lựa chọn thiết kế các hình dạng và đường nối:

• Style: Thêm màu hoặc tô chuyển tiếp vào các hình dạng.
• Fill: Sử dụng màu solid hoặc gradient. Đừng sử dụng quá nhiều phác đồ màu.
• Đường viền: Đặt thuộc tính trực quan của các đường giới hạn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tùy chọn này để làm cho các mũi tên kết nối dày hơn hoặc mỏng hơn.
• Hiệu ứng: Tạo chiều sâu cho hình dạng với không gian ba chiều, đổ bóng, vv...

Có rất nhiều tùy chọn để bạn hoàn thiện flowchart của mình. Đây là công việc khó khăn nhưng đừng nên bỏ qua nếu bạn muốn có một cái nhìn hoàn toàn chuyên nghiệp. Ngoài ra, bạn cũng có thể bắt đầu với một template Flowchart và tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Hãy ứng dụng ngay Flowchart vào công việc của bạn để thấy hiệu quả nhé.

Ngoài ra để có thể sử dụng Microsoft Word một cách bài bản, chuyên nghiệp, bạn có thể tìm hiểu ngay khóa học WOG01 - Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản của Gitiho. Có rất nhiều ưu  đãi hấp dẫn cho bạn khi đăng ký khóa học này.

Xem thêm một số bài viết thú vị khác của Gitiho:

Hướng dẫn cách định dạng và in ấn trong Microsoft Word đơn giản nhất

Hướng dẫn đổi màu hoặc xóa định dạng Underline của hyperlink trong Word

Hướng dẫn cách thay đổi kiểu chữ trong Word 2013