Flowchart là công cụ tư duy trực quan mạnh mẽ thường được sử dụng để thể hiện Sơ đồ tổ chức, mô tả quy trình công việc... Một trong những công cụ đơn giản nhất có sẵn để tạo flowchart nhanh chóng chính là Microsoft Word. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách tạo flowchart trong Microsoft Word chỉ qua 3 bước đơn giản.
Nội dung chính
Sức mạnh của flowchart nằm ở sự đơn giản. Bạn có thể sử dụng các ký hiệu cơ bản để lên kế hoạch bất kỳ công việc nào và sử dụng flowchart cho các tình huống khác nhau. Khi hoàn thành flowchart, bạn sẽ có cái nhìn toàn cảnh và nắm được toàn bộ quá trình. Quá trình vẽ flowchart sẽ giúp bạn hiểu logic của vấn đề và cung cấp các thông tin chi tiết để làm mọi thứ trở nên tốt hơn. Tóm lại, bạn có thể dùng flowchart để:
Flowchart có nhiều hình dạng và kích thước khác nhau. Dưới đây là ví dụ về một Flowchart cơ bản mà bạn có thể sử dụng để đưa ra các quyết định đơn giản.
Bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu 3 bước dễ dàng tạo Flowchart trong Microsoft Word.
Xem thêm khóa học Tuyệt đỉnh Microsoft Word để trở thành chuyên gia soạn thảo văn bản chỉ sau 8 giờ học online
Công việc tỉ mỉ nhất là chèn các hình dạng và kết nối tất cả lại với nhau. Để tránh mất thời gian, bạn nên vạch ra các ý chính trên giấy, sau đó sử dụng Microsoft Word để tạo ra một flowchart hoàn chỉnh. Bản phác thảo sơ bộ giúp bạn hình dung bố cục trang trên Word dễ dàng hơn.
Bạn có thể tìm thấy các biểu tượng bằng cách truy cập vào tab Insert > Shapes, sau đó nhấp vào menu thả xuống trong Shapes. Các biểu tượng được sắp xếp gọn gàng trong nhóm Flowchart. Từ đây bạn có thể chọn bất cứ hình dạng nào.
Nhấp vào khu vực canvas, giữ chuột trái để thêm hình dạng. Bạn cũng có thể nhấp đúp vào bất kỳ hình dạng nào để thêm hình dạng đó vào Canvas. Di chuyển và thay đổi kích thước theo ý muốn.
Thêm văn bản bằng cách nhấp vào hình dạng và thêm nhãn vào hộp text box.
Kết nối hai hình biểu tượng bằng mũi tên hoặc đường nối. Không giống như các mũi tên đơn giản, các đường nối luôn kết nối với các hình dạng. Hai loại đường nối cơ bản có sẵn trong menu thả xuống Shapes là elbow và curved.
Lưu ý: Các đường nối chỉ hoạt động giữa các hình được đặt trên khung vẽ.
Ví dụ: bạn có thể di chuyển thủ công các đường nối đến bất kỳ điểm kết nối nào (được biểu thị bằng các chấm nhỏ màu xanh lam trên các hình dạng). Các điểm kết nối neo các đầu nối vào đúng vị trí và bạn có thể di chuyển các hình dạng mà không làm hỏng các đường nối. Điều này sẽ mang lại cho bạn sự linh hoạt khi sửa đổi flowchart bằng cách di chuyển mọi thứ xung quanh.
Thêm Yes hoặc No vào các trình kết nối phân nhánh từ các hình dạng Decisions bằng cách chèn các Text Box dọc theo các mũi tên đường nối. Bạn cũng có thể sử dụng handle xoay để xoay text box.
Có một số mẹo căn chỉnh hình dạng.
Xem thêm: Cách định dạng cơ bản trong Word: Font chữ và cỡ chữ
Flowchart đầy màu sắc mà bạn thấy ở trên không có gì khác ngoài một Flowchart được định dạng nhiều hơn. Bạn nên định dạng Flowchart trong Word ở giai đoạn cuối cùng sau khi đã chèn, kết nối và gắn nhãn tất cả các hộp. Hãy chọn nhiều hình dạng và định dạng cùng lúc.
Bạn có thể sử dụng các công cụ cơ bản từ tab Format trên thanh công cụ hoặc các tùy chọn chi tiết hơn có sẵn trên bảng điều khiển bên phải.
Mở bảng điều khiển bên phải bằng cách nhấp chuột phải vào một hình dạng và chọn Format Shape.
Có nhiều tùy chọn có sẵn để bạn lựa chọn thiết kế các hình dạng và đường nối:
Có rất nhiều tùy chọn để bạn hoàn thiện flowchart của mình. Đây là công việc khó khăn nhưng đừng nên bỏ qua nếu bạn muốn có một cái nhìn hoàn toàn chuyên nghiệp. Ngoài ra, bạn cũng có thể bắt đầu với một template Flowchart và tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Hãy ứng dụng ngay Flowchart vào công việc của bạn để thấy hiệu quả nhé.
Ngoài ra để có thể sử dụng Microsoft Word một cách bài bản, chuyên nghiệp, bạn có thể tìm hiểu ngay khóa học WOG01 - Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản của Gitiho. Có rất nhiều ưu đãi hấp dẫn cho bạn khi đăng ký khóa học này.
Xem thêm một số bài viết thú vị khác của Gitiho:
Hướng dẫn cách định dạng và in ấn trong Microsoft Word đơn giản nhất
Hướng dẫn đổi màu hoặc xóa định dạng Underline của hyperlink trong Word
Top khóa học cùng chủ đề bài viết được học viên lựa chọn nhiều