Giả sử bạn có một tài liệu Word 200 trang với hàng trăm đoạn văn trống thì để xóa toàn bộ chúng quả là khó khăn và tốn nhiều thời gian. Vậy hãy dành ra vài phút để đọc bài này, gitiho.com sẽ hướng dẫn bạn cách nhanh chóng xóa tất cả các đoạn văn trống trong Word.
Hẳn sẽ không ai muốn tốn quá nhiều thời gian để xóa thủ công từng đoạn trống trong tài liệu word. Vậy thì tính năng Find and Replace chính là phương pháp hữu hiệu và hay được sử dụng để giải quyết vấn đề này. Tính năng này hoạt động theo cơ chế đi tìm đoạn trống (find) và sau đó thay thế chúng (replace).
Bước 1: Nhấn chọn Home, chọn Replace để mở tính năng này.
Bước 2: Nhấn chọn More để hiển thị thêm nhiều tùy chọn hơn. Giống như hình bên dưới:
Bước 3: Đặt con trỏ chuột vào ô Find What và chọn Paragraph Mark từ danh sách tùy chọn Special được thả ra.
Bước 4: Sau khi chọn Paragraph Marks, trong ô Find What sẽ lập tức hiển thị ký hiệu ^p
Bước 5: Nhập tiếp ^p để tạo thành ^p^p trong ô Find What. Sau đó nhấn nút Replace All.
Chú ý:
^p không chỉ xóa tất cả các đoạn trống mà còn xóa tất cả các dấu đoạn có trong tài liệu và giữ lại các văn bản gần nhau trong một đoạn.
^p^p chỉ xóa tất cả các đoạn trống (dấu đoạn trống).
Dùng Macro là một phương pháp thông minh khi làm việc với word và mã VBA sau sẽ giúp bạn sẵn sàng xóa toàn bộ các đoạn trống trong word một cách dễ dàng và tức thì.
Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Alt và F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Application. Nếu phím tắt của bạn không hoạt động hãy mở tab Developer, sau đó chọn Visual Basic, cửa sổ Microsoft Visual Basic for Application cũng sẽ lập tức xuất hiện.
Bước 2: Chọn Insert, chọn Module. Sau đó dán mã VBA dưới đây vào cửa sổ mới hiển thị.
Mã VBA để xóa các đoạn trống:
Sub Deleemptyparagraphs()
Selection.Find.ClearFormatting
Selection.Find.Replacement.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = "^p^p"
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchByte = False
.MatchAllWordForms = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchWildcards = False
.MatchFuzzy = False
End With
Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll
End Sub
Bước 3: Nhấn nút Run (hình tam giác màu xanh lá trên thanh công cụ) hoặc nút F5 để chạy mã VBA.
Có một thực tế là nhiều người nhầm tưởng, dùng Word soạn thảo ra được một tài liệu tương đối dễ nhìn thì được coi là thành thạo. Tuy nhiên kỹ năng dùng Word lại nhiều hơn bạn tưởng, kể cả chiều sâu lẫn rộng.
Word là một trong những công cụ tin học văn phòng cơ bản mà bạn phải thành thạo nó trước khi apply vào bất kỳ vị trí gì. Đặc biệt, nếu bạn đang sử dụng Word để soạn thảo các tài liệu, đơn từ, công văn quan trọng nhưng vẫn chưa:
Hãy để Gitiho “chữa cháy” cho bạn với khóa học WOG01 - Tuyệt đỉnh Microsoft Word bao gồm đầy đủ các kiến thức, thủ thuật giúp bạn nhanh chóng trở thành chuyên gia soạn thảo văn bản chỉ trong 8 giờ.
Hãy nhấn vào nút Đăng ký hoặc Học thử bên dưới để trải nghiệm điều tuyệt vời mà Word có thể mang lại cho công việc của bạn nhé.