Hướng dẫn xóa toàn bộ các đoạn văn trống trong Word

Giả sử bạn có một tài liệu Word 200 trang với hàng trăm đoạn văn trống thì để xóa toàn bộ chúng quả là khó khăn và tốn nhiều thời gian. Vậy hãy dành ra vài phút để đọc bài này, gitiho.com sẽ hướng dẫn bạn cách nhanh chóng xóa tất cả các đoạn văn trống trong Word.

Cách 1: Dùng tính năng Find and Replace để xóa toàn bộ các đoạn trống trong word

Hẳn sẽ không ai muốn tốn quá nhiều thời gian để xóa thủ công từng đoạn trống trong tài liệu word. Vậy thì tính năng Find and Replace chính là phương pháp hữu hiệu và hay được sử dụng để giải quyết vấn đề này. Tính năng này hoạt động theo cơ chế đi tìm đoạn trống (find) và sau đó thay thế chúng (replace).

Bước 1: Nhấn chọn Home, chọn Replace để mở tính năng này.

 

Bước 2: Nhấn chọn More để hiển thị thêm nhiều tùy chọn hơn. Giống như hình bên dưới:

 

Bước 3: Đặt con trỏ chuột vào ô Find What và chọn Paragraph Mark từ danh sách tùy chọn Special được thả ra.

 

Bước 4: Sau khi chọn Paragraph Marks, trong ô Find What sẽ lập tức hiển thị ký hiệu ^p

Bước 5: Nhập tiếp ^p để tạo thành ^p^p trong ô Find What. Sau đó nhấn nút Replace All.

 

 

Chú ý:

^p không chỉ xóa tất cả các đoạn trống mà còn xóa tất cả các dấu đoạn có trong tài liệu và giữ lại các văn bản gần nhau trong một đoạn.

^p^p chỉ xóa tất cả các đoạn trống (dấu đoạn trống).

 

Cách 2: Dùng VBA để xóa toàn bộ các đoạn trống trong Word

Dùng Macro là một phương pháp thông minh khi làm việc với word và mã VBA sau sẽ giúp bạn sẵn sàng xóa toàn bộ các đoạn trống trong word một cách dễ dàng và tức thì.

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Alt và F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic for Application. Nếu phím tắt của bạn không hoạt động hãy mở tab Developer, sau đó chọn Visual Basic, cửa sổ Microsoft Visual Basic for Application cũng sẽ lập tức xuất hiện.

Bước 2: Chọn Insert, chọn Module. Sau đó dán mã VBA dưới đây vào cửa sổ mới hiển thị.

Mã VBA để xóa các đoạn trống:

Sub Deleemptyparagraphs()

Selection.Find.ClearFormatting

Selection.Find.Replacement.ClearFormatting

With Selection.Find

.Text = "^p^p"

.Replacement.Text = ""

.Forward = True

.Wrap = wdFindContinue

.Format = False

.MatchCase = False

.MatchWholeWord = False

.MatchByte = False

.MatchAllWordForms = False

.MatchSoundsLike = False

.MatchWildcards = False

.MatchFuzzy = False

End With

Selection.Find.Execute Replace:=wdReplaceAll

End Sub

Bước 3: Nhấn nút Run (hình tam giác màu xanh lá trên thanh công cụ) hoặc nút F5 để chạy mã VBA.

Có một thực tế là nhiều người nhầm tưởng, dùng Word soạn thảo ra được một tài liệu tương đối dễ nhìn thì được coi là thành thạo. Tuy nhiên kỹ năng dùng Word lại nhiều hơn bạn tưởng, kể cả chiều sâu lẫn rộng.