Hyperlink trong Word là gì? Cách liên kết dữ liệu giữa Word và Excel

Trong quá trình tạo lập văn bản, đặc biệt là làm báo cáo, tiểu luận, tin tức, chúng ta luôn phải tạo đường dẫn đến các trang website nhằm trích dẫn nguồn hoặc bằng chứng cho luận điểm trong văn bản. Từ đó, các nhà phát triển của Word đã cung cấp công cụ Hyperlink hỗ trợ người dùng gán các tên miền website vào các đối tượng của Word, từ chữ cho đến các hình dạng Shape. Bên cạnh đó, bảng dữ liệu của Excel cũng được hỗ trợ liên kết với Word nhằm mục đích thu gọn thời gina người dùng phải di chuyển liên tục giữa hai phần mềm này. Liệu bạn đã nắm được những kiến thức này chưa? Nếu chưa thì hãy cùng Gitiho "mở mang" những kiến thức này nhé

Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản

Hyperlink là gì

Hyperlink là những đường dẫn, siêu liên kết giúp ta liên kết đối tượng trong Word với website hoặc một thành phần khác trong Word.

Ví dụ, đây là hai chữ Gitiho đã tạo sẵn Hyperlink đến trang web Gitiho.com

Sau khi nhấn Ctrl và nhấn vào dòng chữ Gitiho trong Word, ngay lập tức nó sẽ chuyển sang website mình đã liên kết
 

Dòng chữ bên dưới cũng là một ứng dụng khác của Hyperlink: Khi nhấn Ctrl và nhấn vào đối tượng được chọn, Hyperlink sẽ đưa chúng ta đến vị trí khác của văn bản, giúp người dùng làm rõ hơn đối tượng muốn giải thích ở phía trên

Xem thêm: Hướng dẫn xóa Hyperlinks trong Word đơn giản

Cách tạo Hyperlink

Thông thường, khi người dùng gõ vào Word một website rồi nhấn dấu cách, Word sẽ tự động nhận dạng đây là một đường link và sử dụng được luôn để mở website đó mà không qua bước định dạng nào

Tuy nhiên, trên thực tế chúng ta không nên sử dụng đường link trực tiếp như thế này, bởi trường hợp đường link dài xuất hiện trong Word sẽ khiến cho nội dung văn bản thiếu thẩm mỹ

Vì thế mà Word đã cung cấp công cụ gán đường link vào một đối tượng và sử dụng đối tượng đó để làm văn bản của chúng ta gọn gàng hơn

Cách tạo Hyperlink đến trang web

Để tạo được Hyperlink, ta sẽ thực hiện như sau

Bước 1: Gõ một nội dung bất kỳ rồi chọn đối tượng cần chèn Hyperlink 

Bước 2: Nhấn chuột phải, chọn Hyperlink (hoặc nhấn vào Insert -> Hyperlink) để mở ra hộp thoại Insert Hyperlink

Bước 3: Trong hộp thoại Insert Hyperlink có bốn loại cài đặt ta phải lưu ý

• Existing File or Web Page: Tạo liên kết với file có sẵn hoặc website
   
• Place in this Document: Tạo đường dẫn tới nội dung trong cùng một file Word
• Create New Document: Dẫn tới tài liệu mới
• E-mail Address: Dẫn tới Email

Như ví dụ này, Gitiho sẽ dẫn đối tượng Word đến chính trang Gitiho.com thông qua Existing File or Web Page

Mục Address ta gõ đường link muốn Word trỏ đến

Lúc này đối tượng được lựa chọn làm Hyperlink đã chuyển sang màu xanh và có gạch chân 

Cách tạo Hyperlink đến nội dung trên cùng một trang Word

Chẳng hạn ta có một file văn bản tại một trang khác để chèn vào đối tượng, ta sẽ sử dụng Place in this Document. Trong đó ta có thể chèn được các Heading hoặc Bookmark, bởi vậy bạn cần phải tạo ra Heading cho những vị trí cần chèn

Ví dụ, nội dung "Giới thiệu về Gitiho" đã được tạo sẵn nội dung, nhiệm vụ của chúng ta là hướng nội dung này vào mục Heading tương ứng

Lúc này chỉ cần giữ Ctrl và nhấn vào dòng chữ được chèn Hyperlink, người dùng sẽ được chuyển đến mục Heading vừa chỉ định để liên kết

Tạo liên kết Hyperlink đến file trong máy tính

Gitiho có dòng nội dung là "Bài giảng Số 1", từ đây ta sẽ tạo Hyperlink đến đúng file bài giảng trong máy tính bằng cách nhấn vào mục Existing File or Web Page. Còn trường hợp bạn muốn dẫn văn bản đến file mới, ta nhấn vào "Create New Document.

Để tìm được chính xác file, hãy nhấn vào Browse for File

Từ đây cửa sổ Link to File hiện ra để người dùng chọn file 

Chữ "Bài giảng Số 1" đã được tạo Hyperlink, đồng nghĩa với việc nội dung này đã sẵn sàng được sử dụng để nối với file bài giảng trong máy tính

Xem thêm: Hướng dẫn đổi màu hoặc xóa định dạng Underline của hyperlink trong Word

Tạo Hyperlink cho các hình khối (Shape)

Thậm chí, Word còn cho phép người dùng tạo Hyperlink cho hình khối xuất hiện trong văn bản. Chẳng hạn ta có mũi tên có nội dung "Đi tới Google" và muốn ghép link Google.com vào hình này. Tương tự như chữ, ta nhấn chuột phải vào đối tượng, chọn Hyperlink

Trong cửa sổ Insert Hyperlink, mục Address, gõ "Google.com"

Khi đưa chuột vào Shape mà có hiện thêm ô cửa sổ thế này, tức là ta đã tạo thành công Hyperlink

Kết nối thành phần trong Word tới Excel

Bên cạnh sử dụng Insert Hyperlink để tạo ra liên kết trong Word thì còn một công cụ khác để nối dữ liệu giữa Word với Excel. Công cụ này hỗ trợ đắc lực cho việc làm báo cáo mà cần sử dụng đến cả Word và Excel. Để làm được thao tác này, thay vì sử dụng Hyperlink, ta sẽ chọn Insert Object 

Tại file Excel, ta chọn bôi đen vùng dữ liệu rồi Copy chúng

Quay ngược lại màn hình Word, ta dán bảng dữ liệu Excel vào Word rồi nhấn phím tắt Ctrl + Alt + V để mở hộp thoại Paste Special, tích vào Paste Link và chọn vào mục như hình bên dưới

Cuối cùng, khi đã Paste được bảng dữ liệu vào rồi, ta chỉ cần nhấn đúng vào đối tượng này rồi Word sẽ tự động di chuyển đến Excel

Ngoài ra, Microsoft cũng rất "chiều" người dùng khi thay đổi định dạng hay nội dung Excel, ta chỉ cần nhấn chuột phải trong Word rồi chọn Update Link là tự động phần bảng tính được Paste sang Word được cập nhật đúng định dạng lẫn nội dung như bên Excel

Tổng kết

Như vậy, Gitiho đã đem đến cho bạn đọc những chỉ dẫn về Hyperlink trong Excel, gồm: 

• Tạo Hyperlink đến website
• Tạo Hyperlink đến các file trong máy tính
• Tạo Hyperlink đến Heading trong một trang Word
• Tạo Hyperlink cho Shape
• Liên kết thành phần giữa Word và Excel

Hy vọng rằng bạn đọc sẽ áp dụng tốt những kiến thức trong bài viết này vào công việc của mình