12 công việc định kỳ liên quan đến vấn đề lao động (Phần 1)

01. Báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 6 tháng và hàng năm
Căn cứ pháp lý
• Khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động
• Mẫu số 01/PL1 BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động
Định kỳ 06 tháng, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình thay đổi lao động theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Báo cáo 06 tháng đầu năm: Nộp trước ngày 05 tháng 06
Báo cáo cuối năm: Nộp trước ngày 05 tháng 12 của năm đó.
Lưu ý:
Trường hợp doanh nghiệp không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy ( Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP) đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
02. Báo cáo về tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp của năm trước
Căn cứ pháp lý:
• Khoản 7, Điều 32 Nghị định 28/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Việc làm về bảo hiểm thất nghiệp
• Khoản 33, Điều 19 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH hướng dẫn thực hiện Điều 52 của Luật Việc làm và một số điều của Nghị định 28/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Việc làm về bảo hiểm thất nghiệp do Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành
Trước ngày 15 tháng 01 hằng năm, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi Báo cáo về tình hình tham gia bảo hiểm thất nghiệp của năm trước (Mẫu số 33 ban hành kèm theo Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH) về Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
03. Trích nộp kinh phí công đoàn
Căn cứ pháp lý:
• Điều 26 Luật Công đoàn 2012
• Điều 4 Nghị định 191/2013/NĐ-CP hướng dẫn về tài chính công đoàn
• Điều 19 Quyết định 1908/QĐ-TLĐ năm 2016 về Quy định quản lý tài chính, tài sản công đoàn; thu, phân phối nguồn thu và thưởng, phạt thu nộp tài chính công đoàn do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành
• Điều 4 Quyết định 1908/QĐ-TLĐ năm 2016 về Quy định quản lý tài chính, tài sản công đoàn; thu, phân phối nguồn thu và thưởng, phạt thu nộp tài chính công đoàn do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành
• Điều 5 Nghị định 191/2013/NĐ-CP hướng dẫn về tài chính công đoàn
• Điều 6 Nghị định 191/2013/NĐ-CP hướng dẫn về tài chính công đoàn
• Khoản 1, Điều 21 Quyết định 1908/QĐ-TLĐ năm 2016 về Quy định quản lý tài chính, tài sản công đoàn; thu, phân phối nguồn thu và thưởng, phạt thu nộp tài chính công đoàn do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành
• Khoản 3, Điều 23 Quyết định 1908/QĐ-TLĐ năm 2016 về Quy định quản lý tài chính, tài sản công đoàn; thu, phân phối nguồn thu và thưởng, phạt thu nộp tài chính công đoàn do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành
• Gạch đầu dòng số 4, khoản 2:4, mục II Hướng dẫn 2212/HD-TLĐ năm 2018 về xây dựng dự toán tài chính công đoàn năm 2019 do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành
• Điều 7 Quyết định 174/QĐ-TLĐ năm 2020 về Điều lệ Công đoàn Việt Nam (khóa XII) do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành
• III Quyết định 1355/QĐ-TLĐ năm 2020 quy định về nguyên tắc xây dựng và giao dự toán tài chính công đoàn năm 2021 do Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam ban hành
Hàng tháng, khi doanh nghiệp đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động thì đồng thời cũng phải đóng kinh phí Công đoàn. Đây là nghĩa vụ của doanh nghiệp, không phân biệt là doanh nghiệp đã có hay chưa có tổ chức Công đoàn.
Mức đóng kinh phí Công đoàn là 2% của quỹ tiền lương làm căn cứ đóng Bảo hiểm xã hội cho người lao động. Quỹ tiền lương này là bằng tổng mức tiền lương tính đóng Bảo hiểm xã hội của những người lao động thuộc đối tượng tham gia Bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Công đoàn cơ sở được sử dụng theo tỷ lệ phần trăm trên tổng số thu kinh phí công đoàn và tổng số thu đoàn phí công đoàn theo hướng dẫn hàng năm của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn.
Kinh phí công đoàn và tổng số thu đoàn phí công đoàn được phân phối như sau:

Cơ quan thu: Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Liên đoàn Lao động cấp tỉnh) trực tiếp thu kinh phí hoặc phân cấp cho Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở thu.
"Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở" bao gồm:
+ Liên đoàn lao động cấp huyện tập hợp người lao động theo địa giới hành chính cấp huyện.
+ Công đoàn ngành địa phương tập hợp người lao động trong các đơn vị sử dụng lao động theo ngành trên địa bàn tỉnh, thành phố.
+ Công đoàn các khu công nghiệp tập hợp người lao động trong các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao.
+ Công đoàn tổng công ty, tập đoàn kinh tế, tập hợp người lao động trong các doanh nghiệp thành viên của tổng công ty, tập đoàn kinh tế.
+ Công đoàn cấp trên trực tiếp khác tập hợp người lao động theo đơn vị sử dụng lao động có các cơ quan, đơn vị trực thuộc, như đại học quốc gia, đại học vùng, tổng cục, cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ, ngành, đoàn thể cấp trung ương...
Chính vì thế mà tùy địa phương, doanh nghiệp cần liên hệ với Liên đoàn Lao động cấp tỉnh trước, để được hướng dẫn về nơi nộp kinh phí. Đồng thời, cũng được hướng dẫn về phương thức nộp của địa phương (nộp tiền mặt hay chuyển khoản, nếu chuyển khoản thì chuyển vào tài khoản nào).
Ngoài ra, đối với doanh nghiệp nông, lâm, ngư, diêm nghiệp mà thực hiện trả tiền lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh có thể đăng ký đóng kinh phí Công đoàn theo tháng hoặc quý với tổ chức công đoàn phụ trách thu kinh phí.
04. Tổ chức đối thoại định kỳ tại nơi làm việc
Căn cứ pháp lý:
• Điều 63 Bộ luật Lao động 2019
• Điều 64 Bộ luật Lao động 2019
• Điều 48 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động
• Khoản 3 Mục I Phần I NHIỆM VỤ CỦA CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ THAM GIA XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY CHẾ DÂN CHỦ CƠ SỞ TẠI NƠI LÀM VIỆC Hướng dẫn 1360/HD-TLĐ năm 2019 về công đoàn tham gia xây dựng và thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành
• Khoản 2 Mục II Phần I NHIỆM VỤ CỦA CÔNG ĐOÀN CƠ SỞ THAM GIA XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY CHẾ DÂN CHỦ CƠ SỞ TẠI NƠI LÀM VIỆC Hướng dẫn 1360/HD-TLĐ năm 2019 về công đoàn tham gia xây dựng và thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam ban hành
• Điều 15 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
Định kỳ ít nhất 01 năm một lần, khi có yêu cầu của các bên hoặc khi có vụ việc cần thiết nhưng nội dung vẫn đảm bảo đúng theo Bộ Luật Lao động 2019 quy định, doanh nghiệp căn cứ vào quy chế dân chủ tại cơ sở, tổ chức việc đối thoại với những người lao động đang làm việc về các nội dung sau:
a. Nội dung đối thoại phải bao gồm các trường hợp theo luật quy định như sau:
- Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động;
- Trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế;
- Phương án sử dụng lao động;
- Xây dựng thanh lương, bảng lương và định mức lao động;
- Thưởng;
- Nội quy lao động;
- Tạm đình chỉ công việc.
b. Ngoài các nội dung mà bên trên, các bên lựa chọn một hoặc một số nội dung sau đây để tiến hành đối thoại:
- Tình hình sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động;
- Việc thực hiện hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, nội quy lao động, quy chế và cam kết, thỏa thuận khác tại nơi làm việc;
- Điều kiện làm việc;
- Yêu cầu của người lao động, tổ chức đại diện người lao động đối với người sử dụng lao động;
- Yêu cầu của người sử dụng lao động đối với người lao động, tổ chức đại diện người lao động;
- Nội dung khác mà một hoặc các bên quan tâm.
Nếu không tổ chức việc đối thoại định kỳ; thì doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10,000,000 đồng đến 20,000,000 đồng với hành vi không tổ chức đối thoại định kỳ tại nơi làm việc; không thực hiện đối thoại khi có yêu cầu; không phối hợp tổ chức hội nghị người lao động theo quy định của pháp luật..
Căn cứ pháp lý: Theo Khoản 2 Điều 6 và Khoản 2 Điều 15 Nghị định 12/2022/NĐ-CP
Doanh nghiệp quy định chi tiết về việc đối thoại định kỳ trong quy chế dân chủ cơ sở. Khi xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) để hoàn thiện và ban hành và phải công khai minh bạch tại nơi làm việc. Đối với những góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động mà người sử dụng lao động không tiếp thu thì phải nêu rõ lý do.
Công đoàn cơ sở và người sử dụng lao động lựa chọn quyết định số lượng thành viên đại diện của mình tham gia đối thoại, nhưng phải đảm bảo ít nhất mỗi bên có 3 thành viên tham gia đối thoại. Nguyên tắc chung, công đoàn cơ sở lựa chọn số người tham gia đối thoại nhiều hơn phía người sử dụng lao động.
Tiêu chuẩn thành viên đại diện cho người lao động hoặc công đoàn cơ sở tham gia đối thoại do ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc đại diện tập thể người lao động quyết định. Đại diện người lao động phải là những thành viên có hợp đồng lao động từ đủ 3 tháng trở lên, am hiểu về pháp luật lao động, công đoàn, chế độ, chính sách lao động, việc làm, tình hình doanh nghiệp, có khả năng thuyết phục và được người lao động tín nhiệm.
Quy trình đối thoại định kỳ được thực hiện như sau:
Bước 1: Chuẩn bị đối thoại
- Tổ chức lấy ý kiến của người lao động về những nội dung cần đưa ra đối thoại và quyết định lựa chọn hình thức đối thoại, thông qua: Phát phiếu hỏi, nghe phản ánh của đoàn viên, người lao động, họp công đoàn tổ, bộ phận để tập hợp ý kiến...
- Quyết định lựa chọn nội dung đối thoại thông qua việc bàn bạc, lựa chọn, biểu quyết từ các ủy viên ban chấp hành công đoàn cơ sở, đồng thời sắp xếp nội dung đối thoại theo thứ tự ưu tiên, phù hợp với từng cuộc, hình thức đối thoại, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên tham gia đối thoại như: chuẩn bị ý kiến, lập luận, tài liệu liên quan...
- Gửi bản đề xuất nội dung đối thoại đến người sử dụng lao động đảm bảo tiến độ.
- Sau khi có ý kiến phản hồi của người sử dụng lao động, ban chấp hành công đoàn cơ sở họp để xem xét, tổng hợp nội dung người sử dụng lao động chấp thuận và chưa chấp thuận, nội dung giải trình... từ đó phân công cho các thành viên tham gia cuộc đối thoại tiến hành chuẩn bị ý kiến phản biện, đặc biệt là những ý kiến, nội dung mà người sử dụng lao động chưa chấp thuận.
- Đối với nội dung yêu cầu đối thoại của người sử dụng lao động, chủ tịch hoặc phó chủ tịch công đoàn cơ sở chủ động gặp người sử dụng lao động, trao đổi để thống nhất các nội dung, địa điểm, thời gian, số lượng, thành phần tham gia đối thoại... của mỗi bên và công khai cho tập thể người lao động được biết.
- Trước khi cuộc đối thoại tiến hành, chủ tịch công đoàn cơ sở họp các thành viên tham gia, rà soát công việc, nội dung phân công, hoàn thiện các tài liệu, số liệu liên quan đến nội dung đối thoại, chuẩn bị các ý kiến nêu lên và ý kiến phản biện, nhất là các nội dung quan trọng liên quan đến quyền và lợi ích của người lao động, đồng thời dự kiến các tình huống phát sinh và phương án xử lý.
Bước 2: Tiến hành cuộc đối thoại
- Tham gia phân công người viết biên bản cuộc đối thoại, đáp ứng yêu cầu đề ra.
- Đại diện ban chấp hành công đoàn cơ sở trình bày nội dung đối thoại, các căn cứ pháp lý, khó khăn, vướng mắc và những vấn đề người lao động bức xúc... cần thiết phải đưa ra đối thoại để giải quyết.
- Trong quá trình đối thoại, các thành viên đại diện cho người lao động, thể hiện tinh thần chia sẻ, hợp tác, nhưng đồng thời quyết liệt, mạnh mẽ, thảo luận để tìm cách giải quyết vấn đề. Trường hợp phát sinh những nội dung mới, những vấn đề ngoài nội dung đã chuẩn bị đối thoại thì đề nghị người sử dụng lao động cho hội ý, trao đổi nội bộ hoặc tạm ngừng đối thoại để thống nhất ý kiến, sau đó trở lại đối thoại tiếp.
- Ngay sau khi cuộc đối thoại kết thúc, các thành viên đại diện cho người lao động, công đoàn cơ sở tham gia đối thoại phối hợp với người sử dụng lao động hoàn thiện Biên bản đối thoại, có kết luận về từng nội dung cụ thể, đồng thời đề xuất hướng giải quyết các nội dung chưa đạt kết quả trong cuộc đối thoại.
Bước 3: Thông báo kết quả đối thoại
Trong thời gian 24 giờ kể từ khi các cuộc đối thoại kết thúc, công đoàn cơ sở thông báo cho người lao động kết quả đối thoại. Trường hợp cần thiết có thể kéo dài nhưng tối đa không quá 48 giờ kể từ khi cuộc đối thoại kết thúc, trong trường hợp trùng vào ngày nghỉ lễ, nghỉ Tết, ban chấp hành công đoàn cơ sở lựa chọn hình thức hoặc quyết định thời gian thông báo phù hợp.
Lưu ý:
Ngoài đối thoại định kỳ, đối thoại tại nơi làm việc còn có thể được tiến hành khi một bên có quyền yêu cầu. Số lượng, thành phần, tiêu chuẩn tham gia đối thoại đột xuất thực hiện như đối thoại định kỳ nhưng quy trình, thủ tục, thời gian cần nhanh, gọn, khẩn trương hơn. Đối thoại đột xuất cần tránh để bên yêu cầu đối thoại phải chờ đợi, tạo ra những bức xúc trong quá trình giải quyết. Thời hạn trả lời đối thoại của bên được đề xuất tối đa không quá 24 giờ kể từ khi một bên gửi yêu cầu đối thoại cho bên kia.