5 Mẹo hữu ích giúp khai thác tối đa PivotTables trong Excel

Tính năng PivotTable của Excel cho phép bạn tóm tắt dữ liệu thành thông tin có ý nghĩa mà không thay đổi cấu trúc của dữ liệu. Nếu bạn có nhiều con số cần xử lý thì PivotTable là lựa chọn hàng đầu.

Chúng ta sẽ bắt đầu khám phá các mẹo khai thác tối đa PivotTable trong Excel bằng cách tạo ra một khung PivotTable trống dựa trên tập dữ liệu thể hiện trong Hình bên dưới theo các bước sau:

Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu, chọn tab Insert, sau đó nhấp vào PivotTable trong nhóm Tables.
Kiểm tra phạm vi và chỉ định nơi bạn muốn PivotTable.
Nhấp vào OK.

Xem thêm khóa học tin học văn phòng online Thủ thuật Excel cập nhật hàng tuần cho dân văn phòng để làm việc hiệu quả hơn với Excel, nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc

Nội dung chính

1 Cách nhanh chóng định dạng các cột trong Pivot Tables
2 Tạo các nhóm tùy chỉnh dựa trên các trường văn bản
3 Cách thay đổi tên của một trường, group tùy chỉnh
4 Tìm hiểu các bản ghi chi tiết với PivotTables
5 Thêm một trường hai lần với PivotTables

Cách nhanh chóng định dạng các cột trong Pivot Tables

Khung PivotTables luôn trống. Tạo bảng bằng cách kéo các cột từ danh sách trường đến các phần bên dưới: Filters (bộ lọc), Columns (cột), Rows (hàng) và Values(giá trị). (Tên của các phần này ở các phiên bản sẽ có sự khác nhau). Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tạo một nhóm văn bản tùy chỉnh dựa trên các giá trị Region.

Tiếp theo, bạn cần thêm các trường thích hợp vào danh sách trường và áp dụng một số định dạng khi chúng ta tiếp tục:

Kéo Region vào phần Rows.
Kéo Amount (số lượng) vào phần Values giá trị). Sau đó bạn cần chọn Value Field Settings từ menu thả xuống
- Chọn Max nhưng không nhấp vào OK.
Bấm Number Format (khoanh đỏ như ở hình bên trên).
Chọn Currency (tiền tệ), thiết lập các chữ số thập phân là 0
Nhấp OK hai lần để xem cột Region định dạng như trong hình bên dưới.

Bạn có thể tiếp tục thêm và xóa các trường bằng cách di chuyển chúng đến và từ dưới lên. Chúng ta chỉ làm việc với hai trường này để minh họa.

Tạo các nhóm tùy chỉnh dựa trên các trường văn bản

Tiếp theo, chúng ta sẽ tạo hai nhóm tùy chỉnh: Northeast và Southeast, Northwest và Southwest:

Chọn một trong từng mục trong nhóm, giữ phím [Ctrl]. Trong trường hợp này, bạn cần chọn ô G6. Sau đó, nhấn và giữ [Ctrl] trong khi nhấp vào G8 (Northeast và Southeast).
Kích chuột phải vào giá trị đã chọn hoặc là chọn và chọn Group from từ submenu.
Lặp lại bước 2, chọn Northwest và Southwest.

Cách thay đổi tên của một trường, group tùy chỉnh

Excel đặt tên nhóm và tóm tắt cột theo mặc định, tuy nhiên bạn vẫn có thể thay đổi nếu muốn. Ví dụ: hãy thay đổi tên Group1 và Group2 tương ứng thành East và West, Max of Amount thành Amount. Bạn sẽ ngạc nhiên vì thực hiện thao tác này vô cùng dễ dàng.

Để đổi tên của một trường trong PivotTable, bạn cần làm theo các bước như sau:

Bạn cần chọn G7 và nhập East.
Chọn G10 và gõ West như hình bên dưới. Bạn không cần thiết lập bất cứ điều gì - chỉ cần cung cấp tên mới như hình bên dưới.

Bây giờ, khi bạn hãy chọn H4 và nhập Amount. Có một vấn đề xảy ra như trong hình bên dưới. Có xung đột vì trường cơ bản cũng được đặt tên là Amount. Giải pháp giải quyết vấn đề này rất đơn giản, bạn chỉ cần nhập Top Regional Order. Chọn một cái tên khác cho trường.

5 Mẹo hữu ích giúp khai thác tối đa PivotTables trong Excel

Có một thủ thuật đơn giản mà bạn có thể sử dụng nếu bạn bắt buộc phải sử dụng lại các tên trường cơ bản. Hãy thêm một ký tự khoảng trắng vào trước hoặc sau tên. Những loại thủ thuật này thường dễ quên và có thể khó khắc phục sự cố sau này nhưng cái này lại vô hại

Tìm hiểu các bản ghi chi tiết với PivotTables

Bạn có thể xem các chi tiết tạo nên giá trị tóm tắt bằng cách nhấp đúp vào nó. Ví dụ: bấm đúp vào H8 để xem các bản ghi của Northeast. Bạn có thể xem các bản ghi chi tiết một cách nhanh chóng để biết giá trị tóm tắt như hình bên dưới.

Excel hiển thị tập hợp con trong một trang tính mới, bạn có thể giữ lại hoặc xóa tập này. Mỗi tập hợp con sẽ được hiển thị trong trang tính riêng của nó. Bạn không thể xem chi tiết group East hoặc West.

Thêm một trường hai lần với PivotTables

Thông tin bạn cần thường nằm trong việc đánh giá cùng một trường theo những cách khác nhau. Để biết PivotTable có thể linh hoạt như thế nào, bạn hãy thêm trường Amount thứ hai vào bảng và tiến hành định dạng để hiển thị giá trị tối đa dưới dạng phần trăm của tổng số cho mỗi nhóm như sau:

Kéo Amount vào phần Values một lần nữa.
Chọn Value Field Settings từ menu thả xuống.
Bấm vào tab Show Values As.
Tại menu thả xuống Show Values As, bạn cần chọn % of Grand Total nhưng không nhấp vào OK.
Trước đó, chúng ta đã thay thế tên trường bằng cách nhập tên hiện có, điều này rất tiện lợi sau này. Tuy nhiên, bạn có thể đổi tên các trường khi thêm chúng bằng cách nhập tên vào điều khiển Custom Name. Như bạn có thể thấy trong Hình bên dưới, tôi đã thay thế Sum of Amount bằng Region Percentage.
Bây giờ, nhấn OK. Bạn chỉ mất một chút thời gian và công sức để tạo PivotTable tóm tắt tuyệt vời này.

PivotTables giúp biến dữ liệu thành thông tin hữu ích. Tính năng này vô cùng linh hoạt và có thể đáp ứng hầu hết mọi tình huống tóm tắt mà bạn cần. Bên cạnh đó, hãy tham gia Gitiho ngay hôm nay để nhận thêm các mẹo và thủ thuật tin học văn phòng thú vị khác.