Cách khắc phục các lỗi thường gặp khi xuống dòng trong Word

Xuống dòng - một công việc tưởng chừng như cực kì đơn giản và thường xuyên được sử dụng trong Word nhưng cũng có thể dễ dàng gây ra những lỗi khiến bạn không biết phải xử lý ra sao. Trong bài viết này Gitiho sẽ cùng bạn tìm hiểu nguyên nhân gây ra những lỗi xuống dòng này, và cách  khắc phục những lỗi xuống dòng thường gặp trong Word nhanh và hiệu quả. Cùng theo dõi nhé!

Xem thêm: Cách xử lý các lỗi xuống dòng nhờ các khóa học Word cơ bản này

Cách xuống dòng tránh lỗi xuống dòng trong Word

Lỗi xuống dòng trong Word có thể đến từ chính cách xuống dòng đó! Có phải bạn đã từng nghĩ, xuống dòng chỉ có 1 cách duy nhất là nhấn phím Enter, áp dụng cho tất cả các trường hợp không? Không phải đâu nhé! Mỗi trường hợp sẽ có cách xuống dòng khác nhau để không bị xảy ra lỗi khi định dạng đó!

Xuống dòng khi nhập văn bản trong Word

Khi nhập văn bản trong Word chúng ta cần lưu ý những cách xuống dòng trong word:

• Nhấn phím Enter để xuống dòng khi muốn kết thúc một đoạn văn bản (Paragraph)
• Nhấn tổ hợp phím Shift+Enter để xuống dòng nhưng chưa kết thúc một đoạn văn bản. Ví dụ: Đoạn văn bản của bạn có 2 ý, và bạn muốn tách nó ra thành 2 dòng riêng biệt thì sẽ sử dụng tới tổ hợp phím Shift+Enter
• Nếu muốn các dòng có khoảng cách bằng 2 dòng bình thường (giãn dòng kép), thì bạn đừng nhấn phím Enter 2 lần để xuống 2 dòng nhé. Cách làm này làm cho file Word bị nặng hơn, và dễ dàng xảy ra lỗi khi định dạng văn bản. Để 2 dòng có khoảng cách  bằng 2 dòng bình thường, bạn bôi đen 2 dòng đó, nhấp chuột phải, chọn Paragraph > Indents and Spacing. Điều chỉnh ở phần Line Spacing thành Double. Chọn OK để kết thúc thao tác.

 

Xuống dòng khi nhập văn bản trong bảng trong Word

Khi nhập văn bản trong bảng biểu, chúng ta không nên sử dụng phím Enter để xuống dòng mà nên sử dụng tổ hợp phím Shift+Enter nhé!

Cách khắc phục các lỗi xuống dòng thường gặp trong Word

Chữ bị tách khi xuống dòng trong word

Lỗi xuống dòng khiến khoảng cách giữa các chữ bị giãn ra nhiều thường xảy ra do bạn áp dụng căn lề đều 2 bên (Justify). Khi căn lề đều, Word sẽ tự động giãn cách các chữ sao cho phù hợp với độ dài của dòng. Để khắc phục tình trạng này, chúng ta sẽ làm theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Nhấn phím Enter thay vì Shift+Enter

Cách 2: Bôi đen toàn bộ đoạn văn bản, nhấp chuột phải, chọn Paragraph > Indents and Spacing. Ở mục Spacing, điều chỉnh các thông số ở mục Before và After thành 0 hết. 

Xem thêm: Cách tạo AutoText giúp soạn thảo văn bản nhanh trong Word

Lỗi bị tự động xuống dòng khi chưa hết dòng trong Word

Chắc hẳn các bạn đã gặp lỗi chữ khi xuống dòng phải không? Hãy cùng chunhs tôi tìm hiểu về cách sửa lỗi chữ bị xuống dòng trong word. Khi bạn đang nhập văn bản và chưa hết độ dài của dòng, nhưng Word đã tự động nhảy xuổng dòng mới thì đó chính là lỗi tự động chữ bị nhảy xuống dòng trong Word. Để khắc phục lỗi một phần chữ bị xuống dòng trong word, chúng ta thực hiện như sau:

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace thẻ Replace

Ở ô Find what, nhập ".^p" (. là kết thúc câu, p là xuống dòng)

Ở ô Replace with nhập ký tự tùy ý để thay cho ký tự xuống dòng (ví dụ "####")

Nhấp chọn Replace All để thay đổi toàn bộ những phần bị tự động xuống dòng

Tiếp tục mở hộp thoại Find and Replace. Ở ô Find what, nhập "^p". Ở ô Replace with, nhấn phím cách (space) 1 lần để tạo khoảng cách, sau đó chọn Replace All.

Vào lại hộp thoại Find and Replace. Ở ô Find what nhập ký tự tùy ý vừa được thay ở bên trên ("####"). Ở ô Replace with, nhập ".^p", sau đó chọn Replace All để xóa các hàng trống và sửa lỗi xuống trong Word.

Vậy là lỗi tự động xuống dòng đã được khắc phục rồi đó!

Xem thêm: Xuống dòng trong html

Lỗi cách dòng không đều trong Word

Lỗi khoảng cách giữa các dòng không đều nhau thường xảy ra khi bạn sao chép dữ liệu từ nhiều nguồn, với nhiều kiểu giãn cách dòng khác nhau, nên khi dán chung vào một file Word thì các định dạng giãn dòng sẽ bị khác nhau. Có 2 cách để khắc phục tình trạng này

Sử dụng hộp thoại Find and Replace

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace thẻ Replace

Ở mục Find what, nhập "^". Ở mục Replace with, nhập "^p". 

Chọn Replace All để thay thế toàn bộ các khoảng cách dòng bị khác nhau

Tính năng sẽ tiến hành tìm kiếm lỗi trên Word và thông báo tới người dùng số lượng lỗi tìm kiếm được nhấn OK để tiến hành sửa lỗi đó.

Những điều bạn phải biết về: Các phím tắt trong Word, Excel, Power Point và Tips để tăng tốc độ làm việc

Tổng kết

Trên đây là những lỗi thường gặp khi xuống dòng trong Word cũng như cách khắc phục những lỗi này nhanh và hiệu quả. Mong rằng bạn đã áp dụng thành công được vào văn bản của mình, và sẽ không còn cảm thấy khó khăn khi gặp những lỗi này trong quá trình soạn thảo với Word nữa.

Nếu bạn muốn học Word bài bản để thao tác nhanh và tránh mắc lỗi, bạn nên đăng ký khóa học Word - Tuyệt đỉnh Word của Gitiho - giúp bạn trở thành chuyên gia soạn thảo văn bản chỉ trong 8 giờ. Hiện tại khóa học đang được giảm giá 62%, đăng ký nhanh để học cùng Gitiho nhé.

Chúc bạn học tốt!