Cách lập bảng kế hoạch công việc tiêu chuẩn cho doanh nghiệp

Giờ đây, bạn hãy nghĩ về câu chuyện phiêu lưu yêu thích của bạn. Dù đó là bộ phim phiêu lưu như: Chúa tể những chiếc nhẫn (tiếng Anh: The lord of the rings) hay Vùng đất linh hồn, thì tất cả đều có một điểm chung: Một nhiệm vụ tổng thể - với các nhiệm vụ trên đường đi và (có thể) là một kế hoạch để chỉ dẫn người anh hùng đạt được mục tiêu của họ.

Tương tự, khi bạn bắt tay vào một dự án mới - cho dù đó là xây dựng một ngôi nhà hay thiết kế một ứng dụng mới - thì cấu trúc và động lực tương tự sẽ giúp mọi thứ đi đúng hướng. Đây là lúc kế hoạch làm việc phát huy được tác dụng của nó.

Kế hoạch làm việc là một tài liệu vạch ra lộ trình để đạt được mục tiêu của bạn. Nó bao gồm những yếu tố như ngân sách và tài nguyên, cũng như lịch trình và những ràng buộc. Đó là nỗ lực chung giữa bạn, thường là các thành viên trong nhóm của bạn và cũng có thể là các bên liên quan - những người bạn sẽ cần hợp tác để làm việc.

Bài viết này Gitiho sẽ đưa ra những điều bạn cần biết về việc xây dựng bản kế hoạch làm việc đầu tiên của mình, bao gồm cả cách để bản kế hoạch được phê duyệt và những việc cần làm sau khi dự án của bạn được hoàn thành.

I. TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH

Lập kế hoạch là gì? Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

Lập kế hoạch là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Bởi lẽ, kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức, của một doanh nghiệp.

Lập kế hoạch làm việc là một cách thức quan trọng và hiệu quả nhất để giúp chúng ta hoàn thành bất kỳ công việc nào. Bắt đầu một công việc mà không có kế hoạch tỉ mỉ cũng giống như bắt đầu một chuyến đi mà không có bản đồ. Có thể chúng ta biết, công việc của chúng ta đang đi theo hướng nào và chúng ta đang dành sức lực và nguồn lực cho điều đó nhưng nếu không có bất kỳ kế hoạch nào thì chúng ta cũng không thể đi đến đích cuối cùng.

Hãy xem lợi ích khi thực hiện lập bảng kế hoạch:

- Một kế hoạch công việc sẽ mang đến cho bạn cơ hội để sắp xếp tư duy và đánh giá các lựa chọn của mình và giảm bớt đi những khó khăn tiềm ẩn.

- ập kế hoạch giúp dự án vận hành suôn sẻ mà các thành viên trong nhóm cũng sẽ có trách nhiệm phải thường xuyên báo cáo công việc được giao với người quản lý và chỉ ra những thiếu sót nếu có. Nếu có một bản kế hoạch làm việc, thì nhiều nhiệm vụ có thể được xử lý và thực hiện cùng lúc.

- Một bản kế hoạch chiến lược sẽ đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng. Nó tạo ra một khuôn khổ mà trong đó mọi vấn đề của công việc đều sẽ được đề cập.

- Lập kế hoạch cho phép chúng ta sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc một cách có hệ thống và giúp chúng ta hoàn thành nhiều công việc trong thời gian ngắn.

II. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC

Kế hoạch công việc có thể giúp bạn đi đúng hướng và hoàn thiện bản thân. Nó cũng hữu ích cho việc tạo động lực: Việc có một tài liệu đánh dấu mọi giai đoạn của dự án giúp bạn và các thành viên khác trong nhóm có trách nhiệm với những cột mốc được đánh dấu này, điều này cũng rất hữu ích cho các cuộc họp khẩn cấp khi bạn cần trình bày tiến trình dự án của mình với các bên liên quan và quản lý cấp cao.

Khi bạn càng đầu tư nhiều thời gian để hoàn thiện một bản kế hoạch, thì công việc của bạn sẽ càng suôn sẻ - vì vậy bạn nên dành một chút thời gian để vạch ra kế hoạch công việc của mình tốt nhất.

1. Xác định rõ lý do vì sao cần lập kế hoạch

Trước khi bắt đầu kế hoạch của mình, bạn cần thiết lập được mục tiêu của mình, lý do mình cần làm công việc đó.

“Vì sao” là trung tâm của mọi thứ. Đây là mục tiêu của bạn, nhiệm vụ của bạn, lý do tại sao kế hoạch của bạn tồn tại ngay từ đầu. Cố gắng đúc kết lý do này thành một hoặc hai câu ngắn gọn mà bạn có thể đặt ở đầu trang kế hoạch công việc của mình.

Nó sẽ là một lời nhắc nhở nhanh về nội dung của bản kế hoạch. Nó cũng rất hữu ích cho các bên liên quan và quản lý cấp cao, những người thường không có nhiều thời gian và chỉ muốn có bản tóm tắt thật ngắn gọn súc tích về những gì bạn đang làm.

Để tìm ra lý do tại sao, bạn có thể bắt đầu bằng một số cuộc họp sơ bộ với các bên liên quan. Điều này sẽ giúp bạn thiết lập được mục tiêu, cơ hội và những ràng buộc của mình. Nếu bạn đang gặp khó khăn ngay khi bắt đầu, hãy thử đặt ra SMART goals cho mình. Những việc này có thể giúp bạn sắp xếp tư duy của mình và vượt qua rào cản ban đầu trong việc tìm ra những gì bạn muốn đạt được.

2. Cần đưa ra bối cảnh cho kế hoạch của bạn

Bạn đã nghĩ đến điều này trong bước một, vì vậy giai đoạn này sẽ dễ dàng hơn. Tìm hiểu bối cảnh kế hoạch của bạn sẽ bao gồm thông tin về đối thủ cạnh tranh, tình hình thị trường hiện tại và cách để dự án của bạn phù hợp với các mục tiêu kinh doanh lớn hơn.

Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể dùng để tự hỏi bản thân (và lưu ý, đây cũng có thể là những câu hỏi mà bạn có thể sẽ được hỏi bởi các bên liên quan):

• Mục đích kế hoạch của bạn là gì và nó hỗ trợ các mục tiêu lớn hơn như thế nào?
• Làm thế nào để kế hoạch của bạn có thể đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng?
• Làm thế nào để kế hoạch của bạn so sánh được với những điều mà đối thủ cạnh tranh đang làm? Việc này này cũng có thể cung cấp thông tin về "lý do" của bạn (có lẽ bạn cần sáng tạo một phiên bản mới nào đó để duy trì tính cạnh tranh).

3. Tiến hành thiết lập kế hoạch

Sử dụng các nét vẽ dài hơn, bắt đầu vạch ra lộ trình để đạt được mục tiêu công việc, bao gồm cả các mục tiêu có thể định hình được. Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy lựa chọn SMART diagram (sơ đồ thông minh) để giúp bạn giải quyết vấn đề này. Hoặc, nếu bạn đã làm điều này rồi, bạn có thể làm nó trở nên chi tiết hơn.

4. Xác định và điều phối các nguồn lực của bạn

Tiếp theo, tìm ra nguồn lực của bạn. Các câu hỏi và câu trả lời chi tiết hơn có thể bao gồm những điều sau đây:

Kế hoạch của bạn sẽ kéo dài bao lâu?
Ngân sách của bạn là bao nhiêu, và được lấy từ đâu?
Có bất kỳ hạn chế nào không?
Bạn sẽ sử dụng những công cụ nào để giúp bạn (công cụ quản lý dự án, phần mềm thiết kế biểu đồ...)
Công việc được giao cho mỗi người?
Các mốc quan trọng và thời hạn kết thúc bạn đặt ra là gì?
Lợi ích đạt được khi kế hoạch công việc thành công và bạn có những cơ sở nào để chỉ ra những điều đó?
Bạn cũng nên tìm hiểu về “ràng buộc ba trong quản lý kế hoạch”. Hiểu được điều này có thể giúp bạn sắp xếp phạm vi, thời gian và chi phí hiệu quả hơn. Nó cũng có thể giúp bạn lập kế hoạch và chuẩn bị cho những rủi ro nhất định như: Nhân viên nghỉ ốm, vấn đề về ngân sách...

5. Xác định rủi ro và lập kế hoạch dự phòng

Lập kế hoạch cho điều tồi tệ nhất không có nghĩa là bạn bi quan: Đó là một việc làm đúng, là lẽ thường. Có nghĩa là nếu điều gì đó xảy ra, rất có thể bạn sẽ biết phải làm gì tiếp theo.

Rủi ro có rất nhiều hình thức - từ những bất cẩn của nhân viên cho đến những tai nạn ảnh hưởng đến ngân sách và lịch trình. Giao tiếp với càng nhiều người bạn sẽ càng có một cái nhìn tổng thể bao quát hơn, sau đó hãy lập một kế hoạch dự phòng sẵn sàng để đề phòng rủi ro.  Bạn cũng nên chỉ định một người chịu trách nhiệm ở đây, để phòng trong trường hợp bất kỳ rủi ro nào trong số này trở thành hiện thực. Khi mọi vấn đề tiềm ẩn được giải quyết, bạn sẽ có câu trả lời tốt hơn cho các bên liên quan của mình và có thể trấn an họ rằng bạn sẽ không để xảy ra bất kì bất trắc nào.

6. Lập kế hoạch làm việc của bạn

Khi bạn đã tổng hợp được tất cả những thông tin này, đã đến lúc tạo một mẫu kế hoạch làm việc và điền vào đó. Bản kế hoạch phải bao gồm mục đích của bạn, chỉ số thành công, mục tiêu, thời hạn kết thúc, các rủi ro và thông tin hữu ích khác. Bạn có thể sử dụng bảng tính Excel hoặc chọn phần mềm quản lý dự án, phần mềm này thường bao gồm các mẫu và biểu đồ được tạo sẵn, cũng như các công cụ khác giúp thao tác dễ dàng hơn.

Việc sử dụng biểu đồ dự án sẽ giúp bạn rất nhiều ở giai đoạn này. Một số nhà quản lý dự án thích sử dụng biểu đồ Gantt để vạch ra các mốc thời gian của họ.

7. Kiểm tra và theo dõi kế hoạch

Khi bạn đã bắt đầu xây dựng kế hoạch, bạn cần phải theo dõi tiến độ và theo dõi mọi thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi người đều có thể ứng phó được với khối lượng công việc và hoàn thành được mục tiêu đề ra.

Hơn nữa, phần mềm quản lý công việc có thể giúp bạn nắm bắt mọi thứ và phát hiện sớm các vấn đề mà không cần phải đi lang thang trong văn phòng và hỏi trực tiếp mọi người hoặc gửi hàng trăm email –việc này sẽ khiến nhóm của bạn đánh giá cao bạn hơn.

Bạn cũng nên lên lịch kiểm tra tiến độ thường xuyên, có thể dưới một hoặc tất cả các hình thức sau: báo cáo hàng ngày, họp nhóm mỗi tuần một lần, tổ chức các cuộc họp với quản lý hoặc các bên liên quan tại các mốc thời gian quan trọng.

Bạn càng giao tiếp và hợp tác nhiều, những rủi ro tiềm tàng càng được giảm đi. Đây cũng là cơ hội tốt để đánh giá chất lượng công việc và cung cấp phản hồi cũng như thực hiện các điều chỉnh cho thời gian tiếp theo.

8. Đánh giá bản kế hoạch

Cuối cùng, hãy xem xét bạn đã làm tốt ở mức nào. Ở đây cần có một buổi thảo luận sau khi đã hoàn thành bản kế hoạch vì nó mang lại cho mọi người trong nhóm cơ hội trao đổi và xây dựng kế hoạch tốt hơn.

Đánh giá là bước quan trọng vì ba lý do sau : Thứ nhất, nó giúp bạn xác định xem bạn có đạt được mục tiêu hay không. Thứ hai, nó giúp bạn giải thích sự thành công (hoặc các vấn đề) của kế hoạch cho các bên liên quan. Và thứ ba, nó đặt ra một tiền lệ hữu ích cho các dự án trong tương lai, với những bài học kinh nghiệm quý giá trong suốt chặng đường dự án diễn ra.

Khi chúng ta lập kế hoạch, chúng ta sẽ có một cách thức thực hiện công việc có tổ chức để tạo ra kết quả công việc tốt và chất lượng. Việc đề cập đến từng cột mốc của công việc giúp chúng ta tiến gần hơn đến mục tiêu hoàn thành. Kế hoạch làm việc giúp chúng ta sử dụng hợp lý thời gian, nguồn lực và ngân sách.

Một bản kế hoạch chi tiết giúp bạn xác định được rõ ràng mục tiêu đồng thời giúp bạn hoàn thành mọi dự án ngắn hạn cũng như dài hạn. Khi chúng ta lập một bản kế hoạch làm việc, sẽ có những ý tưởng và cách thức mới được hình thành và sau đó được thực hiện một cách phù hợp.

Đó là lý do tại sao Lập kế hoạch công việc là xương sống của bất kỳ công việc dù lớn hay nhỏ.