8 kỹ năng quản lý đội nhóm - Bí quyết tạo nên đội ngũ xuất sắc

Theo Rand, Công ty Tư vấn nổi tiếng thế giới cho biết cứ 100 doanh nghiệp hoặc công ty trên thế giới lâm vào tình cảnh phá sản thì có đến 85% trong số đó là do chính sách quản lý của người đứng đầu mà ra. Trong quản lý đội nhóm cũng vậy, vai trò của người quản lý đóng vai trò quan trọng đến sự phát triển của cá nhân, toàn bộ nhóm và cuối cùng là dẫn đến sự thành công của tổ chức. 

Vậy làm thế nào để quản lý đội nhóm hiệu quả? Theo dõi bài viết dưới đây của Gitiho để biết thêm chi tiết! 

8 kỹ năng quản lý đội nhóm giúp quản lý phát triển đội ngũ

Dưới đây là 8 kỹ năng quản lý đội nhóm hiệu quả - chìa khóa để những nhà quản lý cùng hướng tất cả thành viên tới mục tiêu chung. 

1. Trao đổi trực tiếp và minh bạch

Người quản lý có kỹ năng giao tiếp sẽ biết cách giải quyết vấn đề, truyền đạt thông tin, lắng nghe… trong đội nhóm của mình. Ví dụ như:

Truyền đạt thông tin trực tiếp và chính xác, rõ ràng. Tức là quản lý cần truyền đạt những thông tin quan trọng liên quan đến công việc để nhân viên nắm được tình hình và đó cũng là cách xây dựng sự tin tưởng giữa quản lý và nhân viên. 

Giải thích công việc một cách dễ hiểu, ngắn gọn, tránh sử dụng những từ ngữ phức tạp, không liên quan. Qua đó, nhân viên hiểu được mình cần phải làm gì và biết cách thực hiện công việc một cách hiệu quả. 

2. Trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên là cách mà quản lý thể hiện sự tin tưởng vào năng lực của nhân viên trong việc tự giải quyết vấn đề, tự đưa ra quyết định, tự lựa chọn cách làm miễn sao đạt được kết quả cuối cùng. 

Thông qua việc trao quyền, nhân viên sẽ không phải lúc nào cũng hỏi quản lý nên làm gì, làm như thế nào mà thay vào đó họ sẽ tập trung để hoàn thành công việc một cách tự tin và hiệu quả. Những lần như vậy không chỉ tăng hiệu suất làm việc mà còn tăng khả năng sáng tạo của nhân viên, họ được phép thực hiện những ý tưởng độc đáo của riêng mình và biết đâu lại có tác động tích cực đến sự phát triển của công ty. 

3. Phản hồi liên tục

Trong một số nghiên cứu cho biết:

Trong nghiên cứu của Reflective, 92% nhân viên được khảo sát cho biết họ muốn nhiều hơn một bản đánh giá hiệu suất hàng năm và 72% người được khảo sát muốn có ít nhất các buổi đánh giá hàng tháng. 

Nghiên cứu của Forbes cho biết phản hồi thường xuyên giúp nhân viên tăng 39% hiệu suất công việc. 

Có thể thấy rằng việc đưa ra phản hồi liên tục giúp cho đội nhóm đi đúng hướng và bám sát mục tiêu công việc theo đúng như kế hoạch đã đề ra trước đó. Khi phản hồi, quản lý nên:

Đưa ra những lời nhận xét vào công việc thay vì tập trung vào cá nhân

Phản hồi nhanh chóng, kịp thời khi phát hiện ra vấn đề

Phản hồi một cách thẳng thắn, minh bạch, công khai

Đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng, không nên đưa ra lời chỉ trích, tiêu cực

Tiến hành phản hồi thường xuyên, định kỳ

Khi được phản hồi như vậy, đội nhóm sẽ có cơ hội tự cải thiện và rút ra kinh nghiệm, bài học cho bản thân cũng như đảm bảo rằng tất cả mọi người đang làm việc đúng hướng. 

4. Lắng nghe, thấu hiểu nhân viên

Bằng cách lắng nghe chân thành và thấu hiểu những gì nhân viên chia sẻ, người quản lý sẽ xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy và thúc đẩy sự chia sẻ trong đội nhóm. Hơn hết là quản lý sẽ hiểu hơn về nhu cầu, mục tiêu cá nhân của từng nhân viên và từ đó điều chỉnh cũng như có biện pháp hỗ trợ họ trong việc phát triển sự nghiệp. 

5. Ghi nhận nếu nhân viên làm tốt

Đánh giá cao những nỗ lực và thành tích của các thành viên trong nhóm có tác động đáng kể đến tinh thần của họ, trong khi việc thiếu sự công nhận có thể dẫn đến việc nhân viên không có động lực làm việc. 

Trong một nghiên cứu của Business Solver, một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý các quỹ phúc lợi cho người lao động cho biết 40% nhân viên tham gia khảo sát sẵn sàng làm thêm giờ nếu họ được quản lý ghi nhận những đóng góp và sự cố gắng, nỗ lực của họ trong công việc. 

Ví dụ như khi cả nhóm hoàn vượt KPI đề ra thì quản lý có thể thực hiện các cách ghi nhận như thưởng nóng, thư tay cảm ơn, tặng quà, mời đi ăn… Qua đó, quản lý sẽ tạo được tinh thần và động lực cho nhân viên và quan trọng hơn hết là duy trì một đội nhóm hoạt động hiệu quả, tạo ra giá trị, tạo ra lợi nhuận cho tổ chức. 

Xem thêm: Cách để xây dựng văn hóa ghi nhận trong doanh nghiệp hiệu quả

6. Khuyến khích gắn kết đội nhóm

Những nhân viên nói rằng họ cảm thấy mình là một phần của nhóm có khả năng gắn bó với công việc cao gấp 2,3 lần. Nếu người quản lý đóng vai trò là “sợi dây kết nối” những thành viên trong nhóm thì đội nhóm sẽ gắn kết hơn, cùng nhau hoàn thành xuất sắc mục tiêu mà không xảy ra xung đột. 

Quản lý có thể tạo ra những công việc để mọi người cùng làm với nhau, họp nhóm định kỳ, các hoạt động vui chơi… để thúc đẩy sự đoàn kết và tăng hiệu suất. 

Ví dụ như khi cả nhóm hoàn thành xuất sắc một dự án hay đạt mục tiêu của quý thì quản lý nên thiết lập một buổi ăn uống để tất cả cùng nhau trò chuyện ngoài công việc, qua đó thấu hiểu và lắng nghe nhau nhiều hơn cũng như lấy tinh thần cho những dự án tiếp theo. 

7. Phân công công việc hợp lý

Người quản lý phải phân công công việc cho nhân viên dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm và năng lực của họ. Quan trọng nhất là mọi thành viên trong nhóm đều được phân công công việc công bằng và hợp lý. 

Trên thực tế, một cuộc khảo sát cho biết 21% nhân viên cảm thấy choáng ngợp với khối lượng công việc của mình. Một số nhân viên sẽ nói ra để quản lý kịp thời điều chỉnh nhưng phần đông nhân viên sẽ im lặng và nếu tình trạng “overload” kéo dài thì có thể dẫn đến kiệt sức, mệt mỏi, chán nản và cuối cùng là nhân viên nghỉ việc. 

Vì vậy, quản lý nên đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong việc chia nhiệm vụ đến từng nhân viên và thường xuyên theo dõi, giám sát tiến độ để trong quá trình làm việc không xảy ra sai sót. Đồng thời, quản lý cũng nên yêu cầu nhân viên có những phản hồi và chủ động báo cáo công việc, các vấn đề phát sinh, sự cố để kịp thời giải quyết. 

8. Làm gương cho nhân viên

Nếu được dẫn dắt bởi một quản lý gương mẫu, tài giỏi thì phần lớn nhân viên sẽ lấy đó làm tấm gương để noi theo trong công việc. Nếu bạn muốn nhân viên đúng giờ trong công việc thì trước hết bạn cần đúng giờ, nếu bạn muốn nhân viên chủ động nhận lỗi thì trước hết bạn cũng phải là người dám nhận sai, nếu bạn muốn kích thích sự sáng tạo của nhân viên thì trước hết bạn cần đưa ra được những ý tưởng và cách làm sáng tạo… 

Khi trở thành một người quản lý, mọi hành động và lời nói của bạn đều có ảnh hưởng và tác động rất lớn đến những thành viên trong nhóm. 

Gợi ý những mô hình làm việc nhóm tăng 100% hiệu suất

Ngoài áp dụng các kỹ năng, quản lý có thể ứng dụng một số mô hình làm việc nhóm hiệu quả như: 

1. Mô hình làm việc nhóm GRPI

Mô hình được phát triển bởi Dick Beckhard (nhà lý luận về tổ chức người Mỹ) vào năm 1972 sẽ giúp cho quản lý hiểu được lý do tại sao nhóm của họ lại không đạt được hiệu suất cao nhất. 

Khi công việc không được suôn sẻ, quản lý thường có xu hướng đổ lỗi cho nhân viên. Tuy nhiên, theo mô hình GRPI thì có một số yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm bao gồm việc xác định: 

• Mục tiêu: đội nhóm cần hiểu rõ mục tiêu mình hướng đến là gì, điều này bao gồm việc xác định mục tiêu cụ thể và đo lường được. Nếu như các mục tiêu không được thống nhất và chung chung thì đội nhóm sẽ đi đến thất bại. 

Để xác định mục tiêu, cần trả lời những câu hỏi như:

Mục đích của nhóm là gì? 

Mục tiêu đã rõ ràng và có đo lường được không?

Liệu mục tiêu có khả thi không? 

Bạn có thể tham khảo cách đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART dựa trên 5 yếu tố đó là: tính cụ thể, đo lường được, khả năng thực hiện, tính thực tế và khung thời gian. 

• Vai trò: đội nhóm cần xác định rõ vai trò của từng thành viên trong đội nhóm, ai sẽ làm gì và đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể nào? Điều này giúp loại bỏ sự mơ hồ và xác định rõ nhiệm vụ của từng người. 

Trả lời một số câu hỏi sau để xác định vai trò:

Cần có những hành động nào để đạt được mục tiêu? 

Mỗi người đang đảm nhận những nhiệm vụ nào? 

Mọi người có nhận thức được vai trò của mình không?

• Quy trình: trên hành trình đạt mục tiêu, đội nhóm cần xác định và tạo ra quy trình làm việc hiệu quả bao gồm thiết lập các quy tắc, quy trình làm việc và phương pháp đảm bảo công việc được thực hiện đúng cách. 

Một số câu hỏi cần trả lời như: 

Đội nhóm có những quy tắc có sẵn để giải quyết các vấn đề thường ngày không?

Đội nhóm chia sẻ và giao tiếp với nhau bằng phương tiện nào? 

Làm thế nào để xử lý khi có các vấn đề xảy ra? 

• Mối quan hệ giữa các cá nhân: các thành viên trong nhóm nên có sự gắn kết với nhau, tin tưởng và hỗ trợ nhau trong công việc. 

Để biết mức độ gắn kết bạn có thể trả lời một số câu hỏi sau:

Có bao nhiêu % sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm? 

Mọi người trong nhóm có sẵn sàng hỗ trợ nhau trong công việc không? 

Liệu có xung đột nào đang tồn tại giữa các cá nhân không? 

Mô hình GPRI giúp cho đội nhóm đánh giá được tình trạng hiện tại và xác định những khía cạnh cần cải thiện thông qua những yếu tố trên thay vì suy diễn và đổ lỗi tại ai. Như vậy, sự tập trung sẽ không đổ dồn vào các cá nhân hay mối quan hệ, từ đó giảm thiểu được căng thẳng và thúc đẩy sự gắn kết của đội nhóm.  

2. Mô hình Katzenbach và Smith

Như tên gọi, mô hình này được phát triển bởi 2 tác giả Katzenbach và Smith vào năm 1993 sau khi họ dành nhiều thời gian nghiên cứu công việc của các nhóm và biết được các nhóm đều làm việc hướng tới kết quả như:

Sản phẩm lao động nhóm

Kết quả lao động

Phát triển cá nhân 

Vậy làm thế nào để đạt được những điều trên, Katzenbach và Smith nói rằng quản lý cần giúp đội nhóm có những hành vi như: 

Trách nhiệm: các thành viên trong nhóm phải có trách nhiệm đối với công việc của họ và trách nhiệm hoàn thành công việc được giao. 

Sự cam kết: các nhóm cần có mục tiêu cụ thể và sự cam kết hoàn thành công việc bằng bất cứ giá nào. Và nếu đã đảm nhận công việc thì phải làm hết khả năng và làm thật tốt.

Bộ kỹ năng: quản lý nên trang bị cho đội nhóm những kỹ năng quan trọng và cần thiết để giải quyết công việc một cách tốt nhất. 

Ưu điểm của mô hình làm việc nhóm này là nó sẽ tập trung vào kết quả, mục tiêu và những gì cần thiết để đạt được chúng. Tuy nhiên nhược điểm của mô hình là nó không phải là mộ công cụ chẩn đoán vì nó không giúp đội nhóm hiểu được liệu họ có những yếu tố cần thiết hay không. 

3. Mô hình Lencioni

Mô hình này phù hợp trong trường hợp bạn muốn giải quyết các vấn đề tiềm ẩn đang cản trở sự thành công của một đội nhóm. Đó có thể là: 

Thiếu sự tin tưởng: các thành viên cảm thấy rằng thiếu sự tin tưởng lẫn nhau, họ không sẵn sàng chia sẻ vấn đề của mình và dần dần dẫn đến xa cách, đề phòng. Vì vậy niềm tin khó được xây dựng và ảnh hưởng đến quá trình làm việc của cả nhóm. 

Sự xung đột: nhân viên thường xảy ra những xung đột về mối quan hệ, nhiệm vụ, quan điểm khi làm việc, cảm xúc… gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc và cả những người xung quanh. 

Thiếu cam kết: các thành viên không có sự cống hiến hết mình và không hoàn thành được công việc, mục tiêu đã đề ra ngay từ ban đầu. 

Trốn tránh trách nhiệm: các thành viên làm sai nhưng họ lại không dám đối diện, thừa nhận và đổ lỗi cho những người khác. 

Không quan tâm đến kết quả: các thành viên đang đánh mất tầm nhìn tổng quát về những gì mà đã thống nhất ngay từ ban đầu và cùng nhau hướng tới. 

Với những yếu tố trên, mô hình này rất phù hợp với những nhà quản lý đang muốn tập trung tìm hiểu những điều bất lợi trong đội nhóm của họ. Tuy nhiên nó lại không đào sâu vào cách mà các nhà lãnh đạo có thể giải quyết các vấn đề trên. 

Điều gì tạo nên một người quản lý đội nhóm xuất sắc?

Một người quản lý xuất sắc không chỉ vững vàng về chuyên môn để nhân viên có thể học hỏi và phát triển bản thân mà cần phải có những kỹ năng lãnh đạo và quản lý như tạo động lực, giữ chân nhân viên, xây dựng đội nhóm, tạo môi trường làm việc hiệu quả, định hướng công việc… 

Để nhận biết một người quản lý đội nhóm xuất sắc, bạn có thể quan sát đội nhóm của họ đang hoạt động như thế nào, ví dụ như:

Nhân viên luôn chủ động trong công việc, họ biết họ cần làm gì mà không cần có sự có mặt của quản lý. 

Tất cả thành viên trong nhóm biết phối hợp với nhau, hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng người để phân công công việc một cách hiệu quả. 

Nhân viên học hỏi được nhiều kiến thức, kỹ năng từ người quản lý và biết áp dụng vào công việc để tạo ra giá trị và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức. 

Nhân viên không thường xuyên nghỉ việc, họ tuân thủ lịch làm việc và luôn duy trì sự ổn định. 

Khi làm sai, nhân viên không sợ hãi, không giấu diếm mà họ sẵn sàng nhận lỗi và chịu trách nhiệm về hành động của mình với quản lý. 

Nhân viên luôn có sự cam kết đối với công việc của họ, không làm việc với tinh thần cao, không chỉ hoàn thành mà họ còn hoàn thành xuất sắc, thậm chí không ngại làm thêm giờ khi cần. 

Tại sao quản lý nhóm hiệu quả lại quan trọng?

Việc quản lý nhóm đặc biệt quan trọng bởi nó mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và nhân viên, khi tổ chức sở hữu một đội ngũ làm việc mạnh mẽ thì chắc doanh nghiệp sẽ ngày càng vững mạnh. 

1. Nhân viên hạnh phúc

Khi quản lý thực hiện được những điều như trên cho đội nhóm, từ việc giao tiếp minh bạch, thấu hiểu, lắng nghe, ghi nhận đến cách phân công công việc hợp lý, làm gương, tạo động lực để nhân viên phát triển thì sẽ tạo nên một môi trường tích cực. Khi đó nhân viên trong đội nhóm sẽ cảm thấy được quan tâm, được học mỗi ngày và được ghi nhận khi làm tốt… chính những điều đó tạo nên sự hài lòng trong công việc, thúc đẩy tinh thần làm việc tích cực và cống hiến vì công ty.

2. Làm việc hiệu quả

Khi quản lý nhóm hiệu quả, một trong những điều người quản lý cần làm là xây dựng và thúc đẩy một nền văn hóa tích cực trong tổ chức thông qua những kỹ năng của của mình. Đó chính là tập hợp niềm tin, giá trị, thái độ, quy tắc… mà tất cả mọi người trong nhóm đều có hành vi, cách thực hiện giống nhau trong quá trình làm việc. 

Trong một cuộc khảo sát, 77% lao động Mỹ cho biết văn hóa có tác động đến khả năng thực hiện công việc tốt nhất của họ. Vì vậy, sự tích cực trong văn hóa mà người quản lý tạo ra sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc, sự sáng tạo, cam kết của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy có cơ hội phát triển, môi trường lành lạnh và họ được tôn trọng thì nhân viên có xu hướng làm việc hiệu quả và gắn bó lâu dài trong công việc. 

3. Giảm tỷ lệ nghỉ việc

Trong một khảo sát năm 2019, 81% chủ doanh nghiệp nói rằng nhân viên nghỉ việc gây ra một tổn thất lớn. Cuộc khảo sát cho biết các doanh nghiệp Mỹ chi 1.1 tỷ USD mỗi năm chỉ để tìm kiếm nhân viên thay thế. Hơn nữa, mối quan hệ kém giữa quản lý và nhân viên cũng là lý do phổ biến thứ 2 khiến nhân viên quyết định nghỉ việc. 

Trước tình hình này, đòi hỏi người quản lý cần có kỹ năng quản lý đội nhóm. Nếu thực hiện tốt và tạo ra đội nhóm gắn kết sẽ làm giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên hướng đến mục tiêu cuối cùng là giảm nguy cơ “chảy máu chất xám” trong doanh nghiệp. 

Nếu bạn đang là một quản lý và bạn nhận ra cách quản lý của bản thân không mang lại kết quả cho đội nhóm, không khiến cho nhân viên phát triển, tinh thần nhân viên đi xuống, nhiều nhân viên nghỉ việc… thì việc đầu tiên là bạn nên coi bản thân mình là gốc rễ của vấn đề, mọi nguyên nhân đều xuất phát từ chính bản thân bạn. 

Để giải quyết tình trạng này, ngoài việc áp dụng 8 kỹ năng đội nhóm trên, tham khảo một số khóa học như Quản lý xung đột đội nhóm và Gắn kết nhân viên, Kỹ năng quản lý, dẫn dắt và phát triển đội nhóm… được xây dựng bởi những chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm để có thể cải thiện kỹ năng quản lý đang yếu kém của mình. 

Chỉ với khoảng 2 tiếng học tập, bạn sẽ tích lũy được những giá trị, bí quyết quản lý và cách tạo nên đội nhóm vững mạnh… từ đó thay đổi bản thân để nâng cao vai trò và sức mạnh khi quản lý đội nhóm. 

Xem thêm: Nguyên tắc làm việc nhóm quan trọng, hợp sức thành công vượt bậc

Không ai sinh ra là đã có thể trở thành một nhà lãnh đạo giỏi mà nó là quá trình dài học hỏi, nỗ lực, tích lũy kinh nghiệm. Hy vọng rằng với 8 kỹ năng quản lý đội nhóm trên sẽ giúp bạn áp dụng thành công vào đội nhóm của mình và xây dựng một đội ngũ hạnh phúc, gắn kết, xuất sắc.