Cách sử dụng các tính năng cộng tác làm việc trên Word

Đôi khi bạn cần làm việc nhóm trên Word cùng các đồng nghiệp của mình, vì vậy việc thay đổi, chỉnh sửa, góp ý của mỗi người là rất cần thiết. Tuy nhiên, với một file Word bình thường, bạn không thể kiểm soát được những thay đổi này. Trong bài viết này, hãy cùng Gitiho tìm hiểu hai tính năng làm việc nhóm trên Word cực kì hiệu quả!

Cách 1: Sử dụng tính năng bình luận để cộng tác làm việc trên Word

Tạo Comment (bình luận) để cộng tác làm việc 

Bước 1: Chọn đối tượng bạn muốn tạo ra bình luận

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab Review và nhấp chọn thẻ New Comment

Bước 3: Hộp thoại Comment hiện ra và bạn chỉ cần thêm bình luận cho đối tượng.

Xóa Comment (bình luận) cho nội dung trong văn bản Word 

Để xóa một Comment trong Word, bạn làm thoe các bước sau:

Bước 1: Chọn bình luận muốn xóa

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn tab Review, tại nhóm Comment nhấp chọn Delete

Hoặc xóa tất cả các bình luận của văn bản, ta chọn mũi tên tại nút Comment và nhấp Delete all Comment

Như vậy, bạn hoàn thành sử dụng tính năng Comment để làm việc nhóm trên Word rồi đấy!

Xem thêm: Hướng dẫn 4 cách sử dụng Comments hiệu quả trong Excel 

Cách 2: Sử dụng tính năng Track Changes để cộng tác làm việc trên Word

Tính năng Track Changes trong Word là gì?

Track Changes là chức năng của Microsoft Word được sử dụng để theo dõi lịch sửa chỉnh sửa, ghi chú của văn bản nhưng vẫn giữ nguyên được nội dung văn bản gốc.

Cộng tác làm việc trên Word bằng tính năng Track Changes nghĩa là nhiều người cùng chỉnh sửa trên một văn bản và tất cả thay đổi như bổ sung, xóa, sửa đổi, thêm ghi chú,... đều được ghi lại, vì vậy mọi người đều có thể theo dõi và kiểm soát được nội dung văn bản.

Hướng dẫn sử dụng Track Changes để làm việc nhóm trên Word

Mở tính năng Track Changes trong Word

Để tạo Track Changes, bạn chọn tab Review trên thanh công cụ và nhấp chọn Track Changes trong thẻ Tracking

Bên cạnh đó, tính năng Lock Tracking để bạn thiết lập mật khẩu cho tính năng này, tránh trường hợp người khác tắt Track Changes của file.

Tắt tính năng Track Changes trong Word

Trong tab Review, bạn nhấp chọn Accept hoặc Reject, trong đó:

- Lưu lại tất cả thay đổi: Accept > Accept All Changes

- Lưu lại tất cả các thay đổi và dừng Tracking: Accept > Accept All Changes and Stop Tracking

-  Xóa tất cả thay đổi: Reject > Reject All Changes

- Xóa tất cả thay đổi và dừng Tracking: Reject > Reject All Changes and Stop Tracking

Tùy chỉnh cài đặt Track Changes trong Word

Thẻ Tracking hỗ trợ bạn cài đặt cho Track Changes như sau:

Markup: Tùy chỉnh chế độ hiển thị thay đổi

- Simple Markup: Chỉ hiển thị dòng có thay đổi

- All Markup: Hiển thị toàn bộ thay đổi

- No Markup: Chỉ hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể

- Original: Hiện thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa

Show Markup: Tùy chỉnh loại thay đổi được hiển thị

- Comments: Ghi chú của những người chỉnh sửa

- Insertions and Deletions: Các phần thêm và các phần xóa

- Formatting: Chỉnh sửa về định dạng

- Balloons: Thành phần hiển thị ở bên phải

- Specific people: Người chỉnh sửa được hiển thị

Reviewing Pane: Mở cửa sổ danh sách thay đổi theo chiều dọc hoặc chiều ngang

Advanced Track Changes Options: Tùy chỉnh nâng cao như chỉnh màu sắc, quy ước của từng loại thay đổi, từng người cộng tác.

Giao diện của Track Changes trong Word

Giao diện mặc định của Track Changes gồm 3 phần:

- Phần gạch dọc bên trái thể hiện đoạn văn bản có sự thay đổi

- Phần trung tâm chính của văn bản hiển thị các phần được chỉnh sửa bao gồm cả phần đã bị xóa.

- Phần chú thích bên phải biểu hiện những thay đổi và bình luận của người cộng tác.

Xem thêm: Hướng dẫn cách theo dõi các thay đổi (Track changes) trong PowerPoint

Kết luận 

Như vậy, có 2 tính năng giúp việc cộng tác làm việc trong Word của bạn trở nên đơn giản, dễ kiểm soát và rõ ràng hơn là tính năng Comment và tính năng Track Changes. Chúc bạn thực hiện thành công và đừng quên theo dõi chúng mình mỗi ngày để đọc thêm những bài viết bổ ích khác nhé.