CÁCH SỬ DỤNG HÀM SẮP XẾP TRONG EXCEL- HÀM SORT TRONG OFFICE 365

Bạn muốn sắp xếp danh sách học sinh theo bảng chữ cái ABC? Bạn muốn những dữ liệu có chung đặc tính nào đó ở gần nhau? Bạn đang nghĩ đến việc chọn những dữ liệu cần sắp xếp đó, xong chọn lệnh Sort trong thẻ Data là xong? Nhưng trong thực tế, việc các dữ liệu được lấy ra từ kết quả của các hàm do dữ liệu không có sẵn, nên khi muốn sắp xếp dữ liệu thì việc nhấn lệnh Sort khi này lại gây mất thời gian. Hay bạn muốn dữ liệu được tự động sắp xếp mà không cần lệnh Sort hay VBA Excel. Trong bài viết này, Gitiho sẽ cho các bạn câu trả lời hữu ích.

Hàm SORT trong Micrsoft Office 365 (phiên bản có bản quyền đầy đủ) giúp làm việc này thật dễ dàng. Hãy cùng xem nhé!

Cấu trúc của hàm SORT trong Office 365

Công thức của hàm SORT là:

=SORT(array,[sort_index],[sort_order],[by_col])

Trong đó, 

• array: Mảng dữ liệu cần sắp xếp (có thể gồm nhiều dòng, nhiều cột nhưng phải liên tục)
• sort_index: Tiêu chuẩn sắp xếp theo cột hay dòng thứ mấy trong mảng dữ liệu (nhập số cụ thể, không bắt buộc). Mặc định là cột/dòng đầu tiên
• sort_order: Thứ tự sắp xếp theo tăng dần hay giảm dần. Không bắt buộc, mặc định là tăng dần.
• by_col: Sắp xếp theo cột hay theo dòng. Không bắt buộc, mặc định là theo cột.

Tác dụng: Hàm SORT cho phép người dùng lọc dữ liệu trong bảng theo cột hoặc theo dòng tùy theo người dùng quy định. Điều này giúp hàm SORT rất linh hoạt theo các yêu cầu sắp xếp dữ liệu.

Xem thêm: Cách sắp xếp họ tên theo thứ tự bảng chữ cái trong Excel

Cách sử dụng hàm SORT

Kết hợp hàm SORT và hàm FILTER

Bạn sẽ thấy trong công thức của hàm SORT có tham chiếu array, tham chiếu này có thể là một vùng dữ liệu hoặc kết quả của 1 công thức cho ra kết quả dạng mảng. Do đó hàm SORT rất thích hợp để kết hợp với hàm FILTER: trích lọc dữ liệu đồng thời sắp xếp luôn dữ liệu đó. 

Cùng xem ví dụ dưới đây nhé:

Ở ví dụ trên, dữ liệu trong bảng kê bán hàng không được sắp xếp theo trật tự nào cả. Khi đưa kết quả ra "Báo cáo chi tiết", chúng ta muốn dữ liệu của báo cáo sẽ phải tự động sắp xếp theo "Ngày bán". Do đó, cần sử dụng kết hợp hàm FILTER lồng hàm SORT để trả về kết quả vừa có dữ liệu được lọc và được sắp xếp.

Kết hợp hàm SORT và hàm UNIQUE

Hãy xem ví dụ dưới đây:

Hàm UNIQUE có tác dụng lọc danh sách các hàm không trùng nhau. Tuy nhiên, vừa muốn dữ liệu được lọc không trùng và vừa được sắp xếp, ta cần lồng hàm SORT vào như công thức trong hình.

Sử dụng hàm SORT với các điều kiện sắp xếp trong hàm

Điều kiện sắp xếp trong hàm, nghĩa là bạn cần sử dụng các tham chiếu còn lại của hàm SORT chứ không đơn giản là sử dụng mỗi tham chiếu array và để trống các mục còn lại.

Vẫn lấy ví dụ trong mục kết hợp hàm SORT và hàm FILTER ở trên. Nếu lần này yêu cầu của đề bài là ''Sắp xếp kết quả báo cáo chi tiết theo số lượng giảm dần” thì bạn sẽ làm như thế nào? 

Cần sử dụng công thức như sau:

=SORT(FILTER(B3:D14,(B3:B14>=G2)*(B3:B14<=G3)*(A3:A14=G4),””),3,-1)
 

Trong đó, 

• sort_index: Sắp xếp theo cột Số lượng, là cột thứ 3 từ trái sang (nhập số 3)
• sort_order: Sắp xếp theo thứ tự sắp xếp là giảm dần (nhập số -1). Nếu thứ tự tăng dần (mặc định) thì là số 1.

Ta được kết quả như sau:

Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng chức năng sắp xếp dữ liệu - Sort trong Excel

Tổng kết

Qua bài viết này, Gitiho đã đem đến cho bạn giải pháp sắp xếp dữ liệu khá tuyệt bằng cách sử dụng hàm SORT và kết hợp với các hàm UNIQUE và hàm FILTER. Nếu chưa nâng cấp lên Office 365 thì hãy thử nâng cấp và sử dụng tính năng này xem sao nhé. Để thành thạo được các kỹ năng tin học văn phòng khác hỗ trợ bạn trong công việc, đừng quên tham giá khóa học của Gitiho hay đón chờ các bài viết tiếp theo trên trang web Gitiho.com nha! Chúc các bạn học tốt!