Cách tạo danh mục tài liệu tham khảo (annotated bibliography) trong Word

Công cụ Bibliography  là một tính năng khá hữu ích mà người dùng Microsoft không nên bỏ qua. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng Gitiho tìm hiểu cách làm danh mục tài liệu tham khảo có trích dẫn trong Microsoft Word một cách đơn giản và hiệu quả.

Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản với khóa học Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản của Gitiho:

Tìm hiểu về cách làm danh mục tài liệu tham khảo

Danh mục tài liệu tham khảo có trích dẫn là gì?

Annotated bibliography (danh mục tài liệu tham khảo) là danh sách trích dẫn tài liệu tham khảo từ các tạp chí, sách, bài báo và các tài liệu khác được sử dụng và đề cập trong nghiên cứu hoặc chủ đề nào đó. Cách làm danh mục tài liệu tham khảo có ý nghĩa vô cùng quan trọng, mỗi mục còn có thêm phần chú giải hoặc tóm tắt ngắn về nghiên cứu liên quan.

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa danh mục tài liệu tham khảo với danh mục thông thường hoặc các tác phẩm được trích dẫn.

Một thư mục thông thường là một danh sách các trích dẫn các nguồn tài liệu. Ví dụ: 

• Bộ Giáo dục và Đào tạo (2002). Các văn bản pháp luật về đào tạo sau đại học, Nhà xuất bản Giáo dục, Hà Nội.

Như bạn có thể thấy, ví dụ không đi sâu vào các chi tiết về những cuốn sách hoặc các nguồn tài liệu được đề cập. Còn đây là ví dụ về trích dẫn tài liệu tham khảo. Bạn có thể nhìn ra những điểm khác biệt giữa cách hiển thị danh mục thông thường và cách làm danh mục tài liệu tham khảo ngay lập tức.

 

Nhìn vào đoạn văn ở trên, bạn có thể thấy mở đầu là trích dẫn thư mục thông thường. Sau đó ở dưới là một bản tóm tắt và đánh giá rõ ràng về nguồn tài liệu bạn sử dụng. Mục đích của việc thêm tóm tắt là để xác định lĩnh vực chủ đề và cách bạn áp dụng vào nghiên cứu, làm tăng giá trị đề tài nghiên cứu nhờ có đối chiếu, tham khảo, so sánh,... với các nguồn tài liệu từ bên ngoài, thể hiện rõ nguồn gốc các thông tin thu thập được.

Với những bạn đã thành thạo Word, không khó để tạo một danh mục tương tự, nhưng bạn đã biết cách làm tài liệu tham khảo sử dụng tab References để tạo một danh mục tài liệu tham khảo tự động chưa?

Xem thêm: Hướng dẫn cách thay đổi các dấu trích dẫn trong Word

Cách làm danh mục tài liệu tham khảo có trích dẫn trong Word

Cách làm danh mục tài liệu tham khảo thủ công

Để tạo danh mục trích dẫn tài liệu tham khảo trong Microsoft Word, mọi người thường sử dụng một template để tiết kiệm thời gian.

Tuy nhiên, bạn nên bắt đầu từ đầu để rèn giũa kỹ năng viết nghiên cứu của mình. Việc này không khó, vì vậy đừng quá lo lắng. Bạn cần nhớ một vài style tài liệu cần thiết cho nghiên cứu của mình. Cách làm danh mục tài liệu tham khảo sẽ bắt đầu với việc chọn style. Các style thường được sử dụng để tạo danh mục tài liệu tham khảo là APA, AMA và MLA.

Chúng ta sẽ sử dụng Style MLA (Modern Language Association) và tạo một danh mục tài liệu tham khảo có trích dẫn với 5 bước đơn giản sau.

• Bước 1: Tạo tài liệu Word của bạn bằng cách truy cập vào Ribbon > Layout > Margins > Normal (căn lề 1 inch ở tất cả các slide).

 

• Bước 2: Đặt phông chữ.
   

1. Style MLA đề xuất một phông chữ serif (ví dụ: Times New Roman).

2. Bạn cần đi tới Home > Font và chọn phông chữ Times New Roman và cỡ chữ là 12 pt.

3. Ngoài ra, hãy chuyển đến nhóm Paragraph và chọn 2.0 là khoảng cách giữa các dòng.

Bây giờ, chúng ta bắt tay vào bước tiếp theo trong cách làm tài liệu tham khảo. Tại bước này, chúng ta sẽ tạo một danh mục trích dẫn tài liệu tham khảo.

• Bước 3: Chọn vị trí.

Một danh mục tài liệu tham khảo có trích dẫn sẽ bắt đầu trên một trang mới sau khi kết thúc phần nghiên cứu. Nhập "danh mục tài liệu tham khảo có trích dẫn" ở trên cùng và căn giữa trên trang. Bạn cần viết hoa và căn giữa, không được in đậm hoặc gạch chân.

• Bước 4: Chọn nguồn tham khảo của bạn.

Bước tiếp theo trong cách làm tài liệu tham khảo là nghiên cứu và ghi lại thông tin liên quan đến chủ đề của bạn. Một trích dẫn phải được định dạng đúng cách và bạn phải trích dẫn nguồn tham khảo theo Style MLA.

Cách làm danh mục tài liệu tham khảo theo style trích dẫn MLA cho một cuốn sách phải được tuân theo trình tự quy định sau:

Tác giả (Năm xuất bản). Tên tác phẩm bằng chữ in nghiêng (lần xuất bản). Nơi xuất bản: Nhà xuất bản.

Ví dụ: Tạ Thành Văn (2013). Giáo trình Hóa sinh lâm sàng. Nhà xuất bản Y học, Trường Đại học Y Hà Nội.

Trích dẫn là phần quan trọng nhất, vì vậy bạn cần tuân theo định dạng đã được quy định. Có rất nhiều nguồn tham khảo trực tuyến bao gồm các kiểu trích dẫn phổ biến chi tiết hơn. Bạn có thể sử dụng chúng cho cách làm tài liệu tham khảo của mình

• Bước 5: Thụt lề dòng thứ hai.

Dòng thứ hai của trích dẫn tài liệu tham khảo phải để bù lại nửa inch so với lề trái. Bạn chỉ cần nhấn Enter ở cuối dòng đầu tiên và sau đó nhấn phím Tab để tạo thụt lề đầu dòng. Bạn cũng có thể điều chỉnh bằng điểm đánh dấu thụt lề đầu dòng trên thước. Trích dẫn của bạn trông như sau:

 

Như bạn có thể thấy, mỗi trích dẫn riêng lẻ sẽ bắt đầu từ lề 1 inch. Nhưng mọi thứ từ dòng thứ hai sẽ bị lệch 0,5 inch sang bên phải.

Để đặt thụt lề đầu dòng, bạn cần đi tới Ribbon > Paragraph, nhấp vào mũi tên Paragraph settings để hiển thị hộp thoại. Trong Indentation, nhấp vào Special > Hanging. Theo mặc định, thụt lề đầu dòng được đặt thành 0,5 inch.

 

Microsoft Word không phải lúc nào cũng sắp xếp mọi thứ đúng cách. Vì vậy, bạn có thể phải chỉnh sửa thụt lề từ dòng thứ hai trở đi bằng tay. Cách làm danh mục tài liệu tham khảo có thể trở nên dễ dàng hơn nếu bạn sử dụng công cụ Bibliography của Microsoft Word.  Microsoft Word có một công cụ thư mục tích hợp quản lý các danh mục tài liệu tham khảo. Trên thanh công cụ, bạn cần di chuyển đến tab References.

Microsoft Word không phải lúc nào cũng sắp xếp mọi thứ đúng cách. Vì vậy, bạn có thể phải chỉnh sửa thụt lề từ dòng thứ hai trở đi bằng tay.

Xem thêm: Hướng dẫn loại bỏ tất cả thụt lề trong Word nhanh nhất

Cách làm danh mục tài liệu tham khảo bằng công cụ Bibliography

Microsoft Word có một công cụ thư mục tích hợp quản lý các danh mục tài liệu tham khảo. Bạn có thể sử dụng công cụ này để thực hiện cách làm tài liệu tham khảo. Trên thanh công cụ, bạn hãy di chuyển đến tab References.

Trong nhóm Citations & Bibliography, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh Style.

Bấm vào style mà bạn muốn sử dụng cho trích dẫn tài liệu tham khảo và nguồn tài liệu, ví dụ: MLA.

 

Chọn vị trí mà bạn muốn bắt đầu trích dẫn tài liệu tham khảo. Sau đó, nhấp vào Insert Citation.

 

1. Bạn có thể thêm thông tin nguồn tài liệu của trích dẫn.
2. Bạn cũng có thể thêm thuộc tính placeholder để có thể tạo trích dẫn và điền thông tin nguồn tài liệu sau

Nếu bạn chọn Add New Source, hãy nhập tất cả các chi tiết trích dẫn vào hộp Create Source. Sau đó nhấp vào OK.

 

Bạn có thể xem trước trích dẫn tài liệu tham khảo trong hộp thoại Manage Sources.

Những điều lưu ý khi viết chú thích với cách làm danh mục tài liệu tham khảo:

• Chú thích bắt đầu bên dưới phần trích dẫn. Văn bản chú thích cũng được thụt vào bên dưới phần trích dẫn. Dòng đầu tiên của trích dẫn bắt đầu bằng họ của tác giả.
• Các đoạn văn bạn đưa vào sẽ tùy thuộc vào mục đích bạn sử dụng. Một số chú thích có thể là một đoạn tóm tắt, một số là đoạn phân tích một nguồn trích dẫn, số khác có thể đưa ra ý kiến ​​về những ý tưởng được trích dẫn. Một số chú thích có thể đầy đủ cả ba đoạn văn. Tóm lại: chú thích có thể là mô tả, phân tích hoặc phê bình nhưng đều phải phải tuân theo một thứ tự cụ thể:
• Đoạn đầu tiên là một bản tóm tắt của nguồn tài liệu. Đoạn thứ hai là đánh giá về nguồn. Đoạn cuối có thể xem xét mức độ liên quan của nguồn tài liệu đối với nghiên cứu.
• Trong MLA Style, các danh mục tài liệu tham khảo có trích dẫn phải được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái theo họ của tác giả đầu tiên được đề cập trong mỗi trích dẫn. Vì vậy, bạn chỉ cần sao chép và dán từng chú thích theo thứ tự thích hợp.

Hãy ghi nhớ các gạch đầu dòng trên để hoàn thiện cách làm tài liệu tham khảo cho bài nghiên cứu của mình bạn nhé!

Tổng kết

Nghiên cứu là một công việc không hề dễ. Bạn cần phải để ý đến từng chi tiết nhỏ. Vì vậy, bạn cần luyện tập thật nhiều để quen thuộc hơn với nó. Nếu bạn là một người mới sử dụng Word, hãy dành thời gian tìm hiểu tất cả các thủ thuật mà bộ Office cung cấp sẵn cho bạn để tiết kiệm thời gian soạn thảo hơn.

Hy vọng qua bài viết này bạn đã biết cách làm danh mục tài liệu tham khảo với công cụ Bibliography có sẵn trong Word. Đừng quên ghé thăm Gitiho ngay hôm nay nhé, chúng tôi còn nhiều thủ thuật tin học văn phòng thú vị khác chờ bạn khám phá.

Gitiho chúc bạn thành công!