Hướng dẫn cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

Để hạn chế nhập dữ liệu sai chính tả hoặc cùng là một thông tin nhưng dữ liệu không đồng nhất do người nhập lúc viết hoa, lúc viết thường hay thừa dấu cách khiến cho việc thống kê sai sót… Chúng ta có thể sử dụng danh sách sổ xuống trong một ô khi có các tùy chọn cụ thể cho ô đó. 

Ví dụ, bạn có thể tạo danh sách sổ xuống chứa các tùy chọn như Nam và Nữ, Có và Không,… Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách tạo một danh sách tùy chọn được xác định trước như vậy. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm được cách tạo danh sách thả xuống trong bảng tính Excel. Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!

Tạo một danh sách tùy chọn Excel

Bước 1: Tạo một vùng dữ liệu và đặt tên cho vùng dữ liệu đó: 

Bước 2: Chọn vùng dữ liệu cho danh sách tùy chọn: 

Chọn vùng dữ liệu bạn sẽ nhập nội dung danh sách tùy chọn.

Bước 3: Trên thẻ Data (1), nhấn chuột vào Excel Data Validation (2).

Bước 4: Thiết lập bảng thông báo nhập cho Data Validation: 

Hộp thoại Data Validation xuất hiện, trên mục Settings, hãy thực hiện theo các bước sau:

• Trong hộp Allow, chọn List.
• Trong hộp Source: nhập vào vị trí vùng bạn tạo danh sách.
• Chọn dấu tích ở ô In-cell dropdown.
• Chọn Ignore blanks nếu bạn muốn ô có thể để trống. Và không chọn nếu không cho phép.

Nhấp OK và bạn đã hoàn tất!

Kết quả bạn thu được như sau:

Lưu ý: Bước 4, mục Source bạn có thể điền luôn các tùy chọn mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách tùy chọn của bạn phân cách nhau bằng dấu phẩy đều cho kết quả tương tự.

Sao chép và dán danh sách thả xuống

Nếu chọn thiếu vùng áp dụng danh sách thả xuống ở bước 2, bạn có thể sao chép danh sách thả xuống theo những bước sau.

Bước 1: Chọn ô chứa danh sách thả xuống sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép.

Bước 2: Chọn đến ô cần sao chép sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán danh sách thả xuống.

Lưu ý: Nếu bạn chỉ muốn sao chép danh sách thả xuống mà không kèm định dạng gốc thì sau khi sao chép ở Bước 1, chọn ô cần sao chép danh sách, nhấn chuột phải chọn Paste Special.Cửa sổ Paste Special xuất hiện, chọn mục Validation rồi nhấn nút OK.

Cách chọn các ô chứa danh sách thả xuống

Bởi vì ô không hiển thị trên danh sách sổ xuống trừ khi ô đó được chọn, do vậy rất khó để biết ô nào chứa danh sách thả xuống. Bạn có thể áp dụng một định dạng khác cho các ô trong danh sách thả xuống để dễ dàng phân biệt. Nhưng trước tiên cần phải tìm ra tất cả các ô chứa danh sách thả xuống. Có một cách để chọn tất cả các ô có chứa danh sách thả xuống như sau:

 Chọn thẻ Home (1) và nhấn chuột vào mũi tên dưới Find & Select (2) trong phần Editing, tiếp theo chọn Data Validation (3).

Kết quả các ô chứa danh sách thả xuống được chọn:

Chọn các ô chứa cùng danh sách thả xuống

Bước 1: Chọn 1 ô chứa danh sách thả xuống, chọn thẻ Home (1) và nhấn chuột vào mũi tên dưới Find & Select (2) trong phần Editing, sau đó chọn Go To Special… (3).

Bước 2: Trên cửa sổ Go To Special bạn nhấn tích chọn như dưới rồi ấn nút OK.

Kết quả là chỉ các ô chứa danh sách kéo thả giống ô được chọn ở Bước 1 mới được chọn:

Xóa một danh sách sổ xuống trong một ô

Để xóa danh sách sổ xuống trong một ô, hãy chọn ô đó và vào thẻ Data (1) và nhấp Data Validation (2) trong phần Data Tools.

Cửa sổ Validation hiện ra bạn nhấn vào nút Clear All.

Các tùy chọn trong hộp thoại Data Validation sẽ được đặt về giá trị mặc định, sau đó nhấn OK.

Vậy ô được chọn sẽ xóa danh sách thả xuống:

Bài viết trên đây là những hướng dẫn chi tiết cách tạo danh sách thả xuống trong Excel. Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn cách tạo danh sách thả xuống trong trang Excel của mình. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các lỗi của từng hàm cụ thể trong Excel hoặc các kỹ năng văn phòng hãy nhanh tay đăng ký ngay khóa học online của Gitiho nhé. Cảm ơn các bạn đã theo dõi. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm: Cách thay đổi thông báo trong Data Validation