CÁCH TÌM TỪ VÀ SỬ DỤNG TÍNH NĂNG REPLACE TRONG WORD

Microsoft Word là một công cụ đơn giản nhưng rất nhiều người không biết tối ưu hóa các tính năng của phần mềm này. Với một tài liệu dài, có thể lên tới hàng trăm trang, thì việc muốn sửa một từ hay cụm từ xuất hiện rất nhiều lần trong số văn bản này có thể mất rất nhiều thời gian và công sức, thậm chí có thể bỏ sót bất kì chỗ nào do không thể kiểm soát được vị trí. Cũng giống như vậy việc thay đổi các cụm từ hay từ đó thành chữ in hoa chẳng hạn cũng sẽ gặp những khó khăn tương tự nếu không biết đến các tính năng của Word. Bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn cho các bạn các áp dụng những thủ thật với phần mềm này.

Phương pháp

Để mở chức năng tìm từ trong Word này, bạn đọc cần chọn tính năng Find trong tab Home

Bảng Đường dẫn (Navigation) hiển thị từ tìm kiếm được sẽ hiện ra phía bên trái màn hình khung hiển thị của Word như sau:

Hãy để ý mục ‘Search document‘, đây là nơi bạn cần nhập từ hay cụm từ nội dung tìm kiếm để tìm từ. Ví dụ ở đây, chúng ta sẽ tìm từ khóa EX101 trong tài liệu này (Khung 1) và sau khi nhập xong cụm từ khóa này, các từ khóa được làm nổi bật (hightlight) sẽ được bôi đen (Bold) trong phần kết quả ở Khung 2 trích xuất nội dung có từ khóa đó để gợi ý cho người sử dụng.

Ý nghĩa của tính năng tìm từ Find

Sử dụng tính năng Find để tìm từ trong Word sẽ giúp bạn đọc

• Đếm được số lần xuất hiện của từ khóa mà bạn tìm kiếm. Trong ví dụ ở ảnh trên, Excel tìm được 4 kết quả phù hợp với từ khóa bạn tìm kiếm.
• Xác định được vị trí các từ khóa trong văn bản. Từ khóa được làm nổi bật (highlight) màu vàng trong các đoạn văn bản khiến bạn nhanh chóng có thể định vị từ khóa đó. Việc được làm nổi bật (hightlight) không hề làm thay đổi định dạng ban đầu hay ảnh hưởng đến việc in ấn văn bản.

Cách di chuyển đến các từ khóa theo thứ tự kết quả tìm kiếm

Nếu để ý bạn sẽ thấy rằng phía góc dưới khung nhập từ khóa tìm kiếm có 2 ô mũi tên Lên/Xuống. Nếu bạn ấn vào các mũi tên đó, Bảng Đường dẫn (Navigation) sẽ di chuyển tới từng vị trí kết quả tìm được, và đồng thời phần từ khóa màu vàng cũng sẽ được bôi đậm hơn, để thể hiện vị trí dịch chuyển của bạn đang chọn. Hình dưới đây sẽ giúp bạn hình dung được thao tác trên.

Để đóng Bảng Điều hướng (tắt chức năng tìm từ trong Word): thì chúng ta bấm vào dấu X (close) trong góc trên bên phải của Bảng điều hướng như sau:

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng chức năng Tìm kiếm trong Microsoft Word

Phương pháp

Để mở chức năng thay thế trong Word, bạn đọc cần chọn tính năng Replace trong tab Home (nhóm Editting). Khi đó, hộp thoại Replace sẽ được mở ra:

Hộp thoại này yêu cầu người sử dụng nhập nội dung muốn thay thế trong văn bản và thông tin thay thế vào đúng các dòng sau:

• Find what: Nội dung cần được thay thế
• Replace with: Thông tin thay thế

Với ví dụ yêu cầu hãy thay thế từ ''word" bằng từ "Word'' thì áp dụng như thế nào nhỉ? Hãy cùng xem ở phía dưới nhé.

Với cách làm như trên, hãy nhập vào mục Find what từ ''word''' và Replace with thì điền từ ''Word''. Kết quả thu được chỉ trong vài giây với toàn bộ từ word đã được thay thế. Cực kì đơn giản và hiệu quả phải không?

Tổng kết

Trong bài viết trên Gitiho đã cùng các bạn tìm hiểu cách tìm từ trong Word với chức năng Find và thay thế trong Word với chức năng Replace. Chúc các bạn áp dụng thành công và đừng quên theo dõi những kiến thức bổ ích khác trên Gitiho.com nhé!