Cách xây dựng mô tả công việc (JD) vị trí Trưởng phòng Kiểm soát tài chính

Chức danh/vị trí công việc: Trưởng phòng Kiểm soát tài chính 

Phòng Ban: Phòng Kiểm soát hoạt động xây dựng/ Ban Kiểm soát nội bộ

Địa điểm làm việc Địa điểm do doanh nghiệp chỉ định

Loại hợp đồng lao động Xác định thời hạn/không xác định thời hạn theo quy định của Công ty

I. THÔNG TIN CHUNG

Báo cáo trực tiếp cho:  Phó Ban/Trưởng Ban Kiểm soát nội bộ

Qui trình công việc liên quan:  

1. Quy trình kiểm soát nội bộ

2. Các quy chế, quy trình, quy định có liên quan trong quá trình triển khai thực hiện kiểm soát các đơn vị

Quan hệ công việc:                      

Bên trong: Các Phòng/Ban, công ty thành viên của Doanh nghiệp 

Bên ngoài: Các đơn vị, các Nhà cung cấp, nhà thầu

II. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Tổ chức kiểm soát tài chính tại Doanh nghiệp và công ty thành viên nhằm đạt các mục tiêu sau:

1. Nhận diện những hạn chế, thiếu sót để kiến nghị các biện pháp khắc phục, phòng ngừa rủi ro có thể xảy ra trong các cuộc kiểm soát nội bộ phòng/ ban/ đơn vị, công ty thành viên.

2. Nâng cao hiệu quả tài chính, sự hợp lý của chi phí, sự minh bạch, khách quan trong hoạt động mua sắm của Doanh nghiệp thông qua hoạt động soát xét giá mua sắm hàng hóa, vật tư, dịch vụ.

3. Nâng cao hiệu quả kiểm soát chi phí của Doanh nghiệp thông qua việc hỗ trợ Ban Đầu tư trong công tác kiểm đếm, chi trả, soát xét hồ sơ giải phóng mặt bằng.

4. Nâng cao hiệu quả hoạt động của các Phòng/ Ban, Công ty Thành viên, Công ty Liên kết (đơn vị) trong Doanh nghiệp theo đúng mục tiêu, định hướng phát triển của Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp.

III. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

1. Xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng Kiểm soát Tài chính trong ngắn hạn và dài hạn

2. Phân công, giám sát, báo cáo kết quả công việc của Phòng bao gồm nhưng không giới hạn các công việc sau đây:

2.1. Kiểm soát các hồ sơ mua sắm  

- Kiểm tra các hồ sơ mua sắm đảm bảo tuân thủ các quy trình, quy định hiện hành của Doanh nghiệp; Kiểm tra về nhu cầu đề xuất.  

- Kiểm tra và đàm phán giá, lựa chọn nhà cung cấp  

2.2. Thực hiện các cuộc kiểm soát nội bộ các phòng/ban/đơn vị, công ty thành viên thuộc Doanh nghiệp theo kế hoạch hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo  

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát các phòng/ ban/ đơn vị, công ty thành viên trong phạm vi công việc được phân công phụ trách  

- Kiến nghị các giải pháp để khắc phục, phòng ngừa rủi ro, nâng cao hiệu quả hoạt động và tính tuân thủ quy định nội bộ tại đơn vị được kiểm tra  

- Đôn đốc các đơn vị khắc phục các khuyến nghị của kiểm soát nội bộ qua các kỳ kiểm tra, kiểm soát  

2.3. Hỗ trợ Ban Đầu tư trong công tác kiểm đếm, chi trả, soát xét hồ sơ giải phóng mặt bằng  
Tham gia hỗ trợ công tác kiểm đếm, chi trả, soát xét hồ sơ giải phóng mặt bằng tại các dự án của Doanh nghiệp  

2.4 Hướng dẫn, đôn đốc, soát xét việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch của các đơn vị trong Doanh nghiệp. Tổng báo cáo kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của đơn vị để trình Ban lãnh đạo Doanh nghiệp.   

3. Tổ chức soạn thảo, cập nhật tài liệu, văn bản, quy trình, quy chế liên quan đến hoạt động kiểm soát tài chính của Ban kiểm soát nội bộ

4. Chỉ đạo tham gia đóng góp ý kiến cho các dự thảo văn bản theo đề xuất của các đơn vị hoặc theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo

Chỉ đạo việc tham gia đóng góp ý kiến cho các dự thảo quy chế, quy trình, quy định, chính sách nội bộ có liên quan theo quy định của Doanh nghiệp 

Đề xuất các kiến nghị sửa đổi, bổ sung nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các văn bản nội bộ 

5. Quản lý nhân sự của Phòng kiểm soát tài chính:  xây dựng hệ thống tài liệu và tham gia công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật nhân sự thuộc Phòng.

6. Thực hiện báo cáo kết quả hoạt động/ báo cáo chuyên môn của Phòng Kiểm soát tài chính định kỳ/ phát sinh

7. Các nhiệm vụ được giao khác theo phân công của cấp trên

KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC 

Kế hoạch hoạt động khả thi, dự toán được nguồn lực, thời gian, ngân sách hoạt động, thể hiện đầy đủ các hạng mục chức năng, nhiệm vụ Phòng Kiểm soát tài chính

Kế hoạch được Lãnh đạo ban phê duyệt trước khi triển khai thực hiện

Đảm bảo chất lượng, tiến độ công việc của Phòng theo cam kết/ kế hoạch đã duyệt

Đảm bảo ý kiến soát xét về kết quả xét thầu (về năng lực nhà thầu, giá chào thầu,...) đủ thông tin, rõ ràng, có bằng chứng tin cậy để Ban Lãnh đạo đủ cơ sở xem xét, quyết định và không vượt quá thời hạn qui định.

Kiểm tra các điều khoản nội dung hợp đồng (giá trị, tạm ứng, thanh toán, quyết toán) không có sai sót và trong thời hạn qui định.

Kiểm tra và đánh giá được tình hình tuân thủ các quy trình làm việc, qui trình phối hợp, qui trình quản lý dự án, qui trình thi công, qui trình nghiệm thu bàn giao của Ban Quản lý xây dựng và đề xuất được các giải pháp để khắc phục các bất cập trong công tác quản lý và điều hành thi công (hoàn thành đúng hạn và chất lượng các báo cáo khi đi kiểm tra dự án);

Kiểm tra và đánh giá được về việc thực hiện kế hoạch tiến độ của các dự án (Kiểm tra thực tế triển khai tại các dự án để so sánh với kế hoạch tiến độ đã được duyệt, hoàn thành đúng hạn và chất lượng các báo cáo theo dõi tiến độ tháng các dự án); 

Kiểm tra và đánh giá chất lượng, an toàn lao động thi công các dự án được giao kiểm soát và đề xuất được các giải pháp khắc phục các tồn tại cần khắc phục (hoàn thành đúng hạn và chất lượng các báo cáo khi đi kiểm tra dự án và các báo cáo đánh giá chất lượng hàng quí);

Kiểm tra việc tuân thủ các qui trình, kỹ thuật thi công, xử lý các sự vụ làm ảnh hưởng đến uy tín, tài chính… của Doanh nghiệp, đưa ra được báo cáo về mức độ thiệt hại đối với Tập đoàn, có bằng chứng tin cậy để lãnh đạo tập đoàn đủ cơ sở xem xét và quyết định.

Đảm bảo về thông tin, kết luận tại các báo cáo kiểm soát các Ban Quản lý Xây dựng theo yêu cầu của Lãnh đạo Ban.

Xây dựng, hướng dẫn quy trình lập kế hoạch hoạt động, báo cáo kết quả hoạt động   theo tháng, quý, năm và các biểu mẫu liên quan;

Đôn đốc hưỡng dẫn đơn vị lấp kế hoạch, báo cáo tiến độ và đảm bảo chất lượng thông tin;

Soát xét dự thảo kế hoạch, báo cáo của các đơn vị để hướng dẫn các đơn vị hoàn thiện;

Tổng hợp kế hoạch, báo cáo của các đơn vị   để trình Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp;

Phối hợp tổ chức các cuộc họp bảo vệ kế hoạch năm và các cuộc hợp báo cáo kết quả hoạt động với Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp

Đảm bảo đáp ứng được về chất lượng văn bản và hiệu quả quản trị của văn bản

Nâng cao chất lượng hệ thống văn bản nội bộ của Doanh nghiệp

Đảm bảo có đủ nguồn nhân lực chất lượng phục vụ hiệu quả cho hoạt động của Phòng Kiểm soát Tài chính. Tuân thủ quy trình, quy định, nội quy Doanh nghiệp có liên quan đến công tác khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,..

Thông tin chính xác, được cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu.

Báo cáo gửi đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu

Hoàn thành công việc theo yêu cầu

IV. QUYỀN HẠN

1. Quyết định các nội dung liên quan đến hoạt động chuyên môn trong phạm vi được phân công phụ trách/ ủy quyền

2. Có quyền yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin, hồ sơ, phối hợp thực hiện các nội dung công việc có liên quan đến hoạt động của Phòng Kiểm soát tài chính/ chỉ đạo của Lãnh đạo Doanh nghiệp

3. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm... nhân sự thuộc phạm vi phụ trách

4. Các quyền hạn khác theo quy định về Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Kiểm soát nội bộ trong phạm vi phụ trách

V. TRÁCH NHIỆM

1. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động các phòng/ bộ phận/ lĩnh vực được phân công phụ trách

2. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin báo cáo gửi Lãnh đạo Ban Kiểm soát nội bộ

3. Bảo mật các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, Kiểm soát nội bộ theo Quy định của Doanh nghiệp

4. Thực hiện nội quy lao động và các quy định, quy chế quản trị nhân sự chung của Doanh nghiệp

5. Trách nhiệm khác tương ứng với phạm vi quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ thuộc phạm vi được phân công phụ trách

VI. CÁC TIÊU CHUẨN VÀ YÊU CẦU

1. Bằng cấp, Chứng chỉ: 

- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Kiểm toán/ Tài chính kế toán hoặc tương đương …  hoặc các chuyên ngành liên quan

- Chứng chỉ hành nghề Kiểm toán viên Việt Nam

2. Kiến thức cần thiết 

- Hiểu biết về các quy định của kế toán, kiểm toán. Biết phân tích báo cáo tài chính

- Nắm vững các quy chế, quy định, quy trình của Doanh nghiệp và Ban KSNB có liên quan đến phạm vi công việc được giao

- Có hiểu biết về kiểm soát nội bộ/kiểm soát tài chính

- Sử dụng thành thạo các ứng dụng, phần mềm liên quan để phục vụ công việc

3. Kỹ năng cần thiết 

- Kỹ năng tổng hợp, phân tích
- Kỹ năng quản lý
- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức triển khai công việc
- Kỹ năng: Quản lý dự án đầu tư và nghiệp vụ đấu thầu; Giám sát thi công xây dựng dân dụng, công nghiệp & hạ tầng kỹ thuật; Tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng
- Kỹ năng khác như: Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng giải quyết vấn đề; …
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh  Tiếng Anh chuyên ngành cơ bản
- Vi tính Tin học văn phòng  (Word, Excel, Microsoft proiect, …)

4. Kinh nghiệm 3 - 5 năm kinh nghiệm kiểm toán/kiểm soát nội bộ, trong đó có ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên có kinh nghiệm tại các Doanh nghiệp/Tập đoàn trong lĩnh vực Bất động sản, nghỉ dưỡng, sân Golf …

5.Thái độ trong công việc Trung thực, trách nhiệm, cẩn trọng, khách quan, chuyên nghiệp. 

6. Sức khỏe Tốt

7. Khác 

- Có thể đi công tác.
- Làm việc thêm giờ khi có yêu cầu giải quyết công việc gấp, khẩn…
- Chịu áp lực, cường độ làm việc cao