Cách xây dựng mô tả công việc vị trí Trưởng phòng Khối lượng mời thầu

Trưởng phòng Khối lượng mời thầu là vị trí có vai trò rất quan trọng với công ty, doanh nghiệp hiện nay. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng mô tả công việc của vị trí Trưởng phòng Khối lượng mời thầu, giúp bạn tuyển chọn được nhân tài cho doanh nghiệp mình nhé!

Bản mô tả công việc của vị trí Trưởng phòng Khối lượng mời thầu

Xem thêm: Cách xây dựng mô tả công việc vị trí Chuyên viên Vật tư Nội thất

Bản mô tả công việc của vị trí Trưởng phòng Khối lượng mời thầu

Dưới đây là bản mô tả công việc của vị trí Trưởng phòng Khối lượng mời thầu của một doanh nghiệp:

Chức danh/vị trí công việc: Trưởng phòng Khối lượng mời thầu

Phòng Ban: Phòng KLMT/ Ban KTĐT

Địa điểm làm việc: Do doanh nghiệp chỉ định

Loại hợp đồng: Xác định thời hạn 1-3 năm/Không xác định thời hạn

THÔNG TIN CHUNG

Báo cáo trực tiếp cho:  Trưởng Ban KTĐT, Phó Trưởng Ban KTĐT

Qui trình công việc liên quan:

- Quy trình: Lập và kiểm soát khối lượng mời thầu;
- Quy trình: Đánh giá và lựa chọn nhà thầu;
- Quy trình: Mua sắm hàng hóa, vật tư, dịch vụ;
- Quy trình: Quản lý thiết kế;
- Quy trình: Lập, kiểm soát tổng mức đầu tư và dự toán thiết kế;
- Các quy định, quy chế khác có liên quan: Quyết định ủy quyền, phân quyền,…

Quan hệ công việc:                    

Bên trong:
- Ban QLDA/Ban QLXD
- Ban Đầu tư
- Ban KSNB
- Ban Kế toán
- Ban Tài chính
- Ban Chiến lược Kinh doanh
- Các Phòng/Ban liên quan 

 Bên ngoài 

- Nhà thầu (Nhà cung cấp, nhà thầu thi công, cung cấp các dịch vụ…)
- Các đối tác khác

MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

- Tham mưu cho Lãnh đạo Ban các nội dung chuyên môn trong lĩnh vực xây dựng, các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lập, kiểm soát khối lượng mời thầu của Doanh nghiệp.
- Phụ trách điều hành Phòng Khối lượng mời thầu thực hiện chức năng, nhiệm vụ đạt hiệu quả, đồng thời kiểm soát và hạn chế được rủi ro trong hoạt động lập, kiểm soát khối lượng mời thầu của Doanh nghiệp.

CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

1. Xây dựng kế hoạch hoạt động của Phòng Khối lượng mời thầu  trong ngắn hạn và dài hạn
2. Phân công, giám sát, kiểm tra, đốc thúc, báo cáo kết quả công việc của Phòng bao gồm nhưng không giới hạn các công việc sau đây:
2.1. Kiểm soát, làm rõ thông tin khối lượng mời thầu trong bản  thiết kế, khối lượng bóc tách và thông tin dữ liệu ban đầu của các gói thầu từ Đơn vị kiểm soát thiết kế, Đơn vị Tư vấn quản lý dự án, Ban Quản lý xây dựng và các bên liên quan khác để tiến hành đấu thầu, mua sắm vật tư, thiết bị.  
2.2. Phối hợp Phòng Phân tích đầu tư và dự toán, Phòng KSTK, Ban Đầu tư và Tư vấn quản lý dự án trong công tác kiểm soát khối lượng, thông số kỹ thuật, chủng loại vật tư, thiết bị, phạm vi khối lượng công việc các gói thầu; tổng hợp rà soát kế hoạch đấu thầu  
2.3. Tiếp nhận thông tin lập dữ liệu đầu bài các gói thầu xây dựng quy mô nhỏ của các Đơn vị thành viên trong Doanh nghiệp và các gói thầu tư vấn do Ban Đầu tư, quy hoạch khi có yêu cầu triển khai  
3. Xây dựng, hoàn thiện và hướng dẫn biểu mẫu, quy trình, quy định phục vụ hoạt động vận hành chuyên môn Phòng Khối lượng mời thầu
4. Tham mưu cho Ban Lãnh đạo trong việc tổ chức, xây dựng hệ thống và xử lý các vấn đề liên quan đến lĩnh vực chuyên môn thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng;
5. Quản lý nhân sự của Phòng:   xây dựng hệ thống tài liệu và tham gia công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật nhân sự thuộc Phòng.
6. Thực hiện báo cáo kết quả hoạt động/báo cáo chuyên môn của Phòng định kỳ/phát sinh
7. Các nhiệm vụ được giao khác theo phân công của cấp trên

KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC

1. Kế hoạch hoạt động khả thi, dự toán được nguồn lực, thời gian, ngân sách hoạt động, thể hiện đầy đủ các hạng mục chức năng, nhiệm vụ Phòng Khối lượng mời thầu
2. Kế hoạch được Lãnh đạo ban phê duyệt trước khi triển khai thực hiện
3. Đúng người, đúng việc, đảm bảo chất lượng, tiến độ công việc của Phòng theo cam kết/ kế hoạch đã duyệt
4. Đảm bảo số liệu, thông tin đáp ứng tính hợp lý, hợp lệ
5. Khống chế các gói thầu không vượt suất đầu tư, dự toán ban đầu được Chủ Đầu tư phê duyệt.
6. Cung cấp khối lượng trong việc thực hiện lập, kiểm soát TMĐT, phân tích dự toán, …
7. Cung cấp đầy đủ khối lượng phạm vi công việc yêu cầu trong các gói thầu tư vấn Thiết kế, Thẩm tra, Quy hoạch, Khảo sát, báo cáo DTM,.…
8. Phối kết hợp với Đơn vị kiểm soát thiết kế, Đơn vị Tư vấn quản lý dự án trong công tác đánh giá giải pháp kỹ thuật để lựa chọn nhà thầu thi công, nhà cung cấp vật tư, thiết bị.
9. Phối hợp TVQLDA tổng hợp, rà soát gói thầu và kế hoạch gói thầu triển khai đáp ứng tiến độ dự án
10. Cung cấp số liệu, thông tin đáp ứng tính hợp lý, hợp lệ chuyển Ban Vật tư và Đấu thầu để tiến hành đấu thầu, mua sắm vật tư, thiết bị.
11. Tài liệu soạn thảo đáp ứng quy định về thể thức trình bày văn bản, được ban hành trước khi áp dụng.
12. Hướng dẫn đảm bảo các đơn vị sử dụng đúng biểu mẫu theo quy định, quy trình đã ban hành/ thống nhất.
13. Lưu trữ hồ sơ khoa học, theo đúng quy định.
14. Đề xuất Ban Lãnh đạo các vấn đề chuyên môn đảm bảo giải quyết công việc hiệu quả hơn
15. Đảm bảo có đủ nguồn nhân lực chất lượng phục vụ hiệu quả cho hoạt động của phòng. Tuân thủ quy trình, quy định, nội quy Doanh nghiệp có liên quan đến công tác khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,..
16. Thông tin chính xác, được cập nhật kịp thời, đầy đủ dữ liệu.
17. Báo cáo gửi đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu
18. Hoàn thành công việc theo yêu cầu

QUYỀN HẠN

1. Quyết định các nội dung liên quan đến hoạt động chuyên môn trong phạm vi được phân công phụ trách/ ủy quyền
2. Có quyền yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin, hồ sơ, phối hợp thực hiện các nội dung công việc có liên quan đến hoạt động của Phòng/ chỉ đạo của Lãnh Ban KTĐT
3. Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, nâng lương, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm... nhân sự thuộc phạm vi phụ trách
4. Các quyền hạn khác theo quy định về Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong phạm vi phụ trách

TRÁCH NHIỆM

1. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động các phòng/ bộ phận/ lĩnh vực được phân công phụ trách
2. Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin báo cáo gửi Lãnh đạo Ban KTĐT
3. Bảo mật các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, KTĐT theo Quy định của Doanh nghiệp
4. Thực hiện nội quy lao động và các quy định, quy chế quản trị nhân sự chung của Doanh nghiệp
5. Trách nhiệm khác tương ứng với phạm vi quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ thuộc phạm vi được phân công phụ trách

CÁC TIÊU CHUẨN VÀ YÊU CẦU

TIÊU CHUẨN YÊU CẦU

1. Bằng cấp,Chứng chỉ 

- Tốt nghiệp Đại học Xây dựng hoặc Đại học Kiến trúc chuyên ngành xây dựng dân dụng, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật…hoặc các ngành nghề có liên quan

2. Kiến thức cần thiết 

- Tổ chức quản lý điều hành thi công xây dựng.
 - Tư vấn giám sát công trình xây dựng.
 - Quản lý dự án đầu tư xây dựng.
 - Hoạt động đấu thầu, tư vấn thiết kế.
 - Quản trị dự án

3. Kỹ năng cần thiết 

- Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức triển khai
 - Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục
 - Kỹ năng giải quyết vấn đề
 - Kỹ năng quản lý nhân sự
 - Kỹ năng lãnh đạo
 - Kỹ năng quản lý nhóm
 - Kỹ năng Phân tích và lập dự toán
- Ngoại ngữ: Tiếng Anh  Đọc hiểu cơ bản tài liệu tiếng Anh chuyên ngành
- Tin học: Thành thạo các phần mềm Autocad, Word, Excel, văn phòng,…

4. Kinh nghiệm Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm vị trí tương đương, ưu tiên ứng viên làm việc tại các Công ty/ Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây dựng, Bất động sản

5.Thái độ/ Tố chất Trách nhiệm, cẩn trọng, khách quan, chuyên nghiệp.

6. Sức khỏe Tốt

7. Khác 

- Có thể đi công tác.
- Làm việc thêm giờ khi có yêu cầu giải quyết công việc gấp, khẩn…
- Chịu áp lực, cường độ làm việc cao
 

Tổng kết

Trên đây là chi tiết mẫu bản mô tả công việc cho vị trí Trưởng phòng Khối lượng mời thầu, bạn có thể dựa vào đây để xây dựng bản mô tả công việc phù hợp với doanh nghiệp mình nhé!