Chia sẻ mẫu sổ Nhật ký - sổ Cái trên Excel theo thông tư 133

Trong bài viết ngày hôm nay, Gitiho sẽ chia sẻ đến các bạn kế toán viên file Excel mẫu Nhật ký - Sổ Cái mới nhất theo thông tư 133. Hãy nhanh tay tải file đính kèm về, cùng theo dõi và thực hành cách ghi Nhật ký - Sổ Cái với chúng mình nhé.

Giới thiệu hình thức Nhật ký - Sổ Cái

Trước khi thực hành thiết lập một file Excel Nhật ký - Sổ Cái hoàn chỉnh, chúng ta sẽ đi tìm lời giải đáp cho câu hỏi "Nhật ký - Sổ Cái là gì?" qua nội dung các đặc trưng cơ bản của loại sổ sách kế toán này.

Nội dung Nhật ký - Sổ Cái

Nhật ký - Sổ Cái là một loại sổ kế toán tổng hợp được sử dụng để ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh theo trình tự thời gian, đồng thời hệ thống hóa các nghiệp vụ trên theo nội dung kinh tế, tức là theo tài khoản kế toán. Dựa vào số liệu được phản ánh trong hình thức Nhật ký - Sổ Cái, kế toán viên có thể lập được bản Báo cáo tài chính chính xác cho doanh nghiệp.

Như tên gọi của nó đã thể hiện, Nhật ký - Sổ Cái là sự kết hợp của 2 phần: Nhật ký và Sổ Cái. Nội dung của từng phần này được thể hiện như sau:

• Phần Nhật ký: Đảm nhận nhiệm vụ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian qua các cột "Ngày, tháng ghi sổ", "Số hiệu", "Ngày, tháng", "Diễn giải" và "Số tiền phát sinh".
• Phần Sổ Cái: Có chức năng phản ánh các nghiệp vụ trên theo danh sách tài khoản kế toán theo các cột Nợ và Có cho mỗi loại tài khoản. Do đó, số lượng các cột trong phần Sổ Cái hoàn toàn phụ thuộc vào số lượng tài khoản được sử dụng để ghi nhận nghiệp vụ tại đơn vị kế toán.

Xem thêm: Danh sách hệ thống tài khoản mới nhất theo thông tư 133/2016/TT-BTC

Phương pháp ghi Nhật ký - Sổ Cái

Ghi Nhật ký - Sổ Cái là một trong những nghiệp vụ cơ bản của mọi kế toán viên. Với toàn bộ chứng từ kế toán nhận được hàng ngày, kế toán viên phụ trách phải kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, sau đó dựa vào nội dung chứng từ để xác định các tài khoản ghi Nợ - Có. Trong trường hợp xử lý các chứng từ kế toán cùng loại, kế toán viên lập một Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Bước cuối cùng là ghi các nội dung cần thiết của chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp trên vào Nhật ký - Sổ Cái.

Khi ghi nhận bất kỳ nghiệp vụ kinh tế nào tại hình thức Nhật ký - Sổ Cái, chúng ta cần ghi cả 2 phần: phần Nhật ký và phần Sổ cái. Đầu tiên, chúng ta điền các thông tin về nghiệp vụ cần phản ánh vào các cột "Ngày, tháng ghi sổ", "Số hiệu", "Ngày, tháng" của chứng từ, "Diễn giải" nội dung nghiệp vụ phát sinh và  ghi đúng số tiền trên chứng từ vào cột  "Số tiền phát sinh" trong Nhật ký - Sổ Cái. Tiếp theo, chúng ta phản ảnh số tiền đó vào các cột ghi Nợ - Có kèm theo các tài khoản kế toán liên quan.

Đến cuối tháng, kế toán viên phải cộng số tiền đã ghi nhận ở phần Nhật ký trong Nhật ký - Sổ Cái, kèm theo số phát sinh nợ và số phát sinh có để tính số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quỹ trên từng tài khoản, lấy các thông số này làm cơ sở lập Báo cáo tài chính.

Xem thêm: Cách lập báo cáo tài chính năm chính xác nhất năm 2020

Cách ghi Nhật ký - Sổ Cái trên Excel

Mẫu Nhật ký - Sổ Cái trên Excel

Sau khi đã trả lời câu hỏi "Nhật ký - Sổ Cái là gì?", chúng ta sẽ cùng thực hành cách ghi Nhật ký - Sổ cái trên file Excel mẫu đính kèm bài viết nhé. Kết quả cuối cùng chúng ta hướng đến là hình thức Nhật ký - Sổ Cái như sau:

Cách thiết lập các thông tin trên Nhật ký - Sổ Cái

Dưới đây là hướng dẫn thao tác Excel giúp các bạn thiết lập một file Excel Nhật ký - Sổ Cái nhanh chóng và hiệu quả nhất. Hãy ghi các thông tin theo từng mục nhé.

• Đơn vị, địa chỉ: Ghi rõ tên, địa chỉ của đơn vị, bộ phận hoặc đóng dấu đơn vị sử dụng.
• Mẫu chứng từ: Sử dụng Text Box (tab Insert > Textbox) để tạo một hộp thoại chứa nội dung mẫu chứng từ kèm theo các thông tin cơ bản khác (đã có sẵn trong file mẫu). Việc sử dụng Text Box sẽ giúp bạn dễ dàng di chuyển vị trí nội dung trong phạm vi trang tính mà không làm ảnh hưởng đến kích thước các cột.
• Năm: Ghi năm kế toán của đơn vị.
• Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
• Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ ghi sổ.
• Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
• Cột 1: Ghi số tiền phát sinh.
• Các cột 2, 3, 4, 5, …: Ghi số tiền bên Nợ, bên Có của từng tài khoản kế toán được sử dụng trong các nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận trong sổ.
• Ngày mở sổ: Ghi rõ ngày, tháng, năm mở sổ.
• Chữ ký: Người lập biểu, kế toán trưởng và người đại diện pháp lý lần lượt ký và ghi rõ họ tên. Riêng người đại diễn pháp lý cần thực hiện đóng dấu.

Xem thêm: Chia sẻ mẫu sổ nhật ký bán hàng trên Excel theo TT133

Tổng kết

Như vậy, trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta đã tìm hiểu cách ghi Nhật ký - Sổ Cái trên Excel theo chuẩn thông tư 133. Bên cạnh Nhật ký - Sổ Cái, các bạn có thể tìm thêm rất nhiều tài liệu kế toán khác trên blog Gitiho. Hãy tìm đọc các bài viết của chúng mình để tổng hợp tất cả mẫu chứng từ, sổ sách mà bạn cần nhé. Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm một khóa học Kế toán, hãy tham khảo lớp học Kế toán tổng hợp với chúng mình ngay thôi!

Gitiho chúc các bạn kế toán viên thành công!