CƠ CẤU TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BAN KIỂM SOÁT

I. MỤC TIÊU HOẠT ĐỘNG

1. Phát hiện những hạn chế, thiếu sót, vi phạm trong hoạt động của các Phòng, Ban, Đơn vị, Công ty thành viên, kiến nghị và tư vấn giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, tính tuân thủ các quy định của Đơn vị.
2. Nâng cao hiệu quả tài chính, sự hợp lý của chi phí, sự minh bạch, khách quan trong hoạt động mua sắm của Doanh nghiệp thông qua hoạt động soát xét giá mua sắm hàng hóa, vật tư, dịch vụ và thi công xây dựng. 
3. Hạn chế sai sót, nâng cao chất lượng báo cáo tài chính của Doanh nghiệp.
4. Hạn chế rủi ro hoạt động, nâng cao chất lượng hệ thống văn bản nội bộ của Doanh nghiệp thông qua hoạt động đóng góp ý kiến cho các dự thảo văn bản có liên quan theo quy định Doanh nghiệp.

II. CHỨC NĂNG

1. Kiểm tra, đánh giá tuân thủ, thực trạng hoạt động của các Phòng, Ban, Đơn vị, Công ty thành viên thuộc Doanh nghiệp.
2. Soát xét giá mua sắm hàng hóa, vật tư, dịch vụ và thi công xây dựng. 
3. Soát xét số liệu và báo cáo tài chính của Doanh nghiệp theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp.
4. Tham gia đóng góp ý kiến cho các dự thảo văn bản theo đề xuất của các Phòng, Ban, Đơn vị, Công ty thành viên hoặc theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo.
5. Soát xét và phản biện kế hoạch hoạt động kinh doanh của các đơn vị về tính hợp lý của số liệu, tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động và kế hoạch hoạt động của các đơn vị báo cáo HĐQT và ban TGĐ Tập đoàn cho các mục đích quản trị và điều hành công ty. 

III. NHIỆM VỤ

1. Phòng Kiểm soát tuân thủ

1. Là đầu mối rà soát các quy trình kiểm soát nội bộ Doanh nghiệp và các Công ty thành viên.
2. Thực hiện các cuộc kiểm soát tuân thủ định kỳ/phát sinh, kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ các quy chế, quy định, quy trình, chính sách nội bộ trong hoạt động của các Phòng, Ban, Đơn vị, Công ty thành viên thuộc Doanh nghiệp.
3. Kiến nghị, tư vấn các giải pháp hạn chế vi phạm, nâng cao hiệu quả hoạt động và tính tuân thủ quy định nội bộ tại các đơn vị.
4. Tham gia đóng góp ý kiến cho các dự thảo quy chế, quy định, quy trình, chính sách nội bộ có liên quan theo quy định của Doanh nghiệp.
5. Đề xuất các kiến nghị, giải pháp cải tiến nhằm đảm bảo tính hiệu quả của các văn bản quản lý nội bộ trong từng thời kỳ.
6. Các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Lãnh đạo đơn vị và Doanh nghiệp.

2. Phòng Kiểm soát tài chính

1. Xây dựng các quy định, quy trình kiểm soát tài chính.
2. Thực hiện các cuộc kiểm soát định kỳ/phát sinh, phát hiện những hạn chế, thiếu sót, vi phạm trong hoạt động của các Phòng, Ban, Đơn vị, Công ty thành viên.
3. Đánh giá tính tuân thủ, xác định nguyên nhân và kiến nghị, tư vấn giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động và tính tuân thủ quy định đối với Đơn vị.
4. Soát xét số liệu tài chính của các Công ty thành viên, xác định các vấn đề cần cải thiện và đưa ra các kiến nghị nâng cao chất lượng hoạt động tài chính kế toán của Đơn vị được kiểm soát.
5. Soát xét báo cáo tài chính của Công ty mẹ và các Công ty thành viên theo yêu cầu của Ban Lãnh đạo Doanh nghiệp.
6. Kiểm tra, đánh giá sự cần thiết của các đề xuất mua sắm, tính hợp lý của giá mua đối với các đề xuất mua sắm hàng hóa và dịch vụ của Doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
7. Tham gia cùng các phòng, ban, đơn vị có liên quan kiểm soát chi phí giải phóng mặt bằng các dự án đầu tư của Doanh nghiệp.
8. Soát xét và phản biện kế hoạch hoạt động kinh doanh của các đơn vị về tính hợp lý của số liệu và định hướng phát triển trong tổ chức hoạt động của hệ thống.
9. Làm đầu mối thu thập và tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động và kế hoạch hoạt động của các đơn vị báo cáo HĐQT và ban TGĐ Tập đoàn cho các mục đích quản trị và điều hành công ty. 
10. Các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Lãnh đạo đơn vị và Doanh nghiệp.

3. Phòng Kiểm soát hoạt động xây dựng

1. Phối hợp với các phòng, ban, đơn vị có liên quan xây dựng các quy định, quy trình kiểm soát hoạt động xây dựng.
2. Triển khai các cuộc kiểm soát định kỳ/phát sinh, đánh giá thực trạng, hiệu quả hoạt động của các Phòng, Ban, Đơn vị, Công ty thành viên liên quan đến hoạt động xây dựng.
3. Xác định các vấn đề tồn tại, rủi ro trong công tác quản lý, điều hành thi công xây dựng và đưa ra các khuyến nghị, giải pháp để khắc phục.
4. Kiểm tra, đánh giá sự cần thiết của các đề xuất mua sắm, tính hợp lý của giá mua đối với các đề xuất mua sắm/gói thầu hàng hóa, vật tư và dịch vụ xây dựng của Tập đoàn.
5. Kiểm tra công tác quản lý, giám sát và chất lượng thi công xây dựng các dự án của Tập đoàn.
6. Kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán chi phí đầu tư.
7. Các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban Lãnh đạo đơn vị và Tập đoàn.

IV. CƠ CẤU TỔ CHỨC

Cơ cấu tổ chức của Ban:

1. Phòng Kiểm soát hoạt động Xây dựng.
2. Phòng Kiểm soát tuân thủ.
3. Phòng Kiểm soát tài chính.

V. TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC BAN/PHÒNG TRONG HOẠT ĐỘNG KSNB 

1. Ban KSNB có quyền:

1. Được quyền chủ động triển khai các kế hoạch, phương án, biện pháp quản lý, điều hành theo các quy định của Công ty.
2. Được quyền yêu cầu, đề xuất, kiến nghị các Phòng, Ban, Đơn vị trong Doanh nghiệp và các công ty con, công ty liên kết của Doanh nghiệp cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ công tác kiểm tra, giám sát; hỗ trợ các điều kiện, phương tiện và nhân sự hợp lý để thực hiện các công việc đã được giao.
3. Được tiếp cận, xem xét tất cả các quy trình nghiệp vụ, các tài sản khi thực hiện KSNB.
4. Được tiếp cận, phỏng vấn tất cả các cán bộ, nhân viên về các vấn đề liên quan nội dung kiểm tra, kiểm soát.
5. Được quyền truy cập vào hệ thống công nghệ thông tin, được cấp user có quyền truy cập vào hệ thống phần mềm kế toán hoặc của các đơn vị phục vụ cho công tác kiểm tra. 

2. Các Phòng, Ban, Đơn vị khi nhận được thông báo kiểm soát nội bộ tại đơn vị có trách nhiệm phối hợp với Ban KSNB để thực hiện công tác kiểm soát nội bộ, cụ thể:

1. Phối hợp, tạo mọi điều kiện để Ban KSNB thường xuyên nắm được diễn biến, hoạt động của từng bộ phận, từng nghiệp vụ nhằm đánh giá toàn diện tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị, từ đó Ban KSNB đề ra các biện pháp kiểm tra, kiểm soát nhằm ngăn ngừa rủi ro.
2. Cung cấp đầy đủ tài liệu, hồ sơ cần thiết có liên quan đến nội dung kiểm tra, phối hợp và tạo điều kiện thuận lợi cho Ban KSNB thực hiện công việc kiểm tra, kiểm soát.
3. Trao đổi, giải thích các thông tin theo yêu cầu của Ban KSNB. Cung cấp báo cáo, bản giải trình về tình hình hoạt động và các vấn đề có liên quan đến nội dung kiểm tra theo yêu cầu của Ban KSNB.
4. Thông báo cho Ban KSNB khi phát hiện những yếu kém, tồn tại, sai phạm, rủi ro, thất thoát lớn về tài sản (hoặc nguy cơ thất thoát tài sản) hoặc khi có những thay đổi trong hệ thống tại đơn vị mình.
5. Thực hiện chỉnh sửa, khắc phục và báo cáo kết quả chỉnh sửa, khắc phục cho Ban KSNB theo kiến nghị, đề xuất của Ban KSNB.

3. Các Phòng, Ban, Đơn vị có quyền:

1. Từ chối thành viên Đoàn kiểm soát nếu thấy vi phạm tính độc lập hoặc từ chối yêu cầu của Đoàn kiểm soát nếu thấy các yêu cầu này trái với mục đích, nội dung của cuộc kiểm soát hoặc ngoài phạm vi kiểm tra, kiểm soát.
2. Bảo lưu ý kiến của mình trong trường hợp bất đồng với kết quả kiểm tra của Đoàn kiểm tra. Ý kiến bảo lưu phải dưới dạng hình thức văn bản hoặc có ý kiến tại phần ý kiến của đơn vị và gửi tới Trưởng đoàn kiểm soát trong thời hạn 02 (hai) ngày kể từ ngày nhận báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát.
3. Trường hợp những bất đồng trong kết quả kiểm tra, kiểm soát có ảnh hưởng quan trọng tới đơn vị hai bên cùng xin ý kiến xử lý của Tổng Giám đốc.

 VI. MỐI QUAN HỆ VỚI CÁC PHÒNG BAN /ĐƠN VỊ TRONG TẬP ĐOÀN 

1.     Ban Tổng Giám đốc: Là mối quan hệ cấp trên – cấp dưới, chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện từ Ban Lãnh đạo Tập đoàn tiếp nhận chỉ thị, thông tin kế hoạch liên quan đến công việc của Ban KSNB.

2.     Ban Đầu tư: Phối hợp với Ban KSNB trong các cuộc kiểm soát định kỳ/đột xuất. Phối hợp kiểm soát chi phí giải phóng mặt bằng theo các dự án của Doanh nghiệp.

3.     Ban Kinh tế Xây dựng: Phối hợp với Ban KSNB trong các cuộc kiểm soát định kỳ/đột xuất. Phối hợp cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu trong công tác soát xét các đề xuất mua sắm/gói thầu hàng hóa, vật tư và dịch vụ xây dựng của Doanh nghiệp.

4.     Ban Pháp chế: Phối hợp với Ban KSNB trong các cuộc kiểm soát định kỳ/đột xuất. Phối hợp và hỗ trợ giải quyết các vấn đề có liên quan đến pháp lý. Cập nhật thông tin pháp lý liên quan đến công tác kiểm soát tuân thủ, tài chính, dự án theo quy định của Nhà Nước và quy định nội bộ Doanh nghiệp (Điều lệ công ty). 

5.     Ban Truyền thông & Marketing: Phối hợp với Ban KSNB trong các cuộc kiểm soát định kỳ/đột xuất.

6.     Ban Nhân sự: Phối hợp với Ban KSNB trong các cuộc kiểm soát định kỳ/đột xuất. Kết hợp với Ban Nhân sự trong công tác xây dựng cơ cấu tổ chức ban, phòng, xác định định biên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự của Ban KSNB. Thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ phúc lợi cho người lao động,…

7.     Ban Vật tư & Đấu thầu: Phối hợp với Ban KSNB trong các cuộc kiểm soát định kỳ/đột xuất. Soát xét các đề xuất mua sắm, tính hợp lý của giá mua đối với các đề xuất mua sắm hàng hóa và dịch vụ của Doanh nghiệp theo các quy định hiện hành.

8.     Ban Tài chính Dự án, Ban Tài chính Thương mại: Phối hợp với Ban KSNB trong các cuộc kiểm soát định kỳ/đột xuất. Đề xuất với Ban KSNB những vấn đề còn bất cập trong công tác quản lý tài chính.

9.     Ban Kế toán: Phối hợp với Ban KSNB trong các cuộc kiểm soát định kỳ/đột xuất. Đề xuất với Ban KSNB những vấn đề còn bất cập trong công tác quản lý kế toán. Thực hiện xem xét, sửa đổi các Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo trước kiểm toán sau khi có ý kiến đóng góp của Ban KSNB.

10.   Văn phòng Tập đoàn: Phối hợp với Ban KSNB trong các cuộc kiểm soát định kỳ/đột xuất.

11.   Ban Thanh tra: Phối hợp với Ban Thanh tra trong các cuộc kiểm tra, kiểm soát.

12.   Các Ban/ phòng chuyên môn: Phối hợp thực hiện công việc chuyên môn các ban/ phòng đảm bảo thực hiện mục tiêu chung của Tập đoàn.

13.   Công ty thành viên: Phối hợp với Ban KSNB trong các cuộc kiểm soát định kỳ/đột xuất.

VII. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

1. Báo cáo định kỳ: Báo cáo định kỳ theo quy định của Doanh nghiệp.
2. Báo cáo đột xuất: Báo cáo các phát hiện sai sót nghiêm trọng hoặc các nguy cơ tiềm ẩn mang rủi ro cao và theo chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.