Hướng dẫn 3 cách xóa dòng trống trong Excel nhanh và hiệu quả nhất

Xóa dòng trắng trong Excel không phải một thao tác khó, nhưng mọi chuyện sẽ khác nếu bạn đang phải đối mặt với một trang tính chứa hàng trăm dòng. Vậy thì hãy để Gitiho chỉ cho bạn 3 cách xóa dòng trống trong Excel nhanh chóng và hiệu quả nhất trong bài viết dưới đây nhé.

Các cách xóa dòng trống trong Excel

Thông thường, bạn hay dùng cách xóa dòng trống trong Excel như thế nào? Có phải bạn sẽ chọn dòng cần xóa > nhấn chuột phải > Delete không? Đây đúng là cách chúng ta luôn sử dụng mỗi khi cần xóa dòng trắng trong Excel. Nhưng đó chỉ là cách làm khi số lượng dòng cần xóa ít và không tốn nhiều thời gian để thao tác.

Nếu như bạn xuất dữ liệu từ một hệ thống nào đó, khả năng cao bạn sẽ nhận được một file Excel chứa rất nhiều dòng trống giống như hình minh họa dưới đây.

Như bạn thấy, trang tính Excel có rất nhiều dòng trống xen kẽ giữa các dòng chứa dữ liệu. Vậy nên trước khi sử dụng file để tạo báo cáo, bạn sẽ phải tìm cách xóa dòng trống trong Excel để loại bỏ tất cả những dòng không chứa dữ liệu. Các dòng bị bỏ trống một vài ô tính sẽ vẫn được giữ lại trong file.

Tất nhiên, lúc này bạn sẽ không thể áp dụng cách xóa dòng trong Excel thủ công với từng dòng được, mà bạn sẽ cần một phương pháp hiệu quả hơn. Dưới đây là một số cách xóa dòng trong Excel mà có thể bạn sẽ cần. Chúng sẽ giúp bạn hoàn thành thao tác của mình một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Cùng tìm hiểu ngay nhé!

Xem thêm: Tổng hợp cách thêm hàng, xóa hàng trong Excel cực đơn giản, dễ hiểu

Cách xóa dòng trống trong Excel bằng Filter

Nếu file dữ liệu của bạn có một cột chỉ bỏ trống các ô trùng với các dòng trống, bạn có thể sử dụng Filter để xóa toàn bộ các dòng trống trên trang tính. Đây là tính năng Excel giúp bạn dễ dàng lọc dữ liệu dựa vào các giá trị trong phạm vi ô tính cần lọc.

Cách xóa dòng trống trong Excel bằng bộ lọc Filter như sau:

• Bước 1: Bôi đen toàn bộ phạm vi bảng cần lọc > đi đến thẻ Data > nhóm Sort & Filter > Filter

Lúc này bạn sẽ thấy trên tiêu đề mỗi cột xuất hiện một mũi tên xổ xuống. Đây chính là mũi tên mở ra hộp thoại Filter cho từng cột.

• Bước 2: Nhấn vào mũi tên tại tiêu đề cột chứa các ô trống trùng với các dòng trống trong trang tính. Ví dụ trong file Excel dưới đây là cột Ngày (cột A)

• Bước 3: Bỏ tích toàn bộ các giá trị, chỉ tích chọn (Blanks) để lọc ra các ô trống, sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại.

• Bước 4: Sau khi đóng hộp thoại, trên trang tính của bạn sẽ chỉ còn những dòng trống đã được lọc. Bạn chọn tất cả các dòng này > nhấn chuột phải > Delete Row để xóa bỏ chúng

• Bước 5: Mở lại Filter cột Ngày > chọn Select All > OK để hiển thị lại toàn bộ bảng dữ liệu.

Sau khi thực hiện xóa dòng trắng trong Excel với Filter, bảng dữ liệu của bạn sẽ chỉ còn lại những dòng có chứa dữ liệu như trong hình dưới đây.

Ngoài ra, bạn có thể áp dụng cách xóa dòng trống trong Excel bằng Filter với những cột khác. Giả sử bạn muốn xóa các dòng không chứa dữ liệu ở cột Khách hàng (cột B), bạn có thể sử dụng Filter để lọc ra các ô trống trong cột B và tiến hành xóa bỏ chúng.

Xem thêm: Hướng dẫn áp dụng bộ lọc FILTER trên nhiều sheet trong Excel

Cách xóa dòng trống trong Excel bằng công thức hàm

Các hàm Excel có thể giúp bạn hoàn thành được rất nhiều thao tác, trong đó có cả cách xóa dòng trống trong Excel. Để làm được điều này, chúng ta sẽ sử dụng hàm COUNTA. Chức năng của hàm Excel này là đếm các ô tính không trống trong một phạm vi trang tính.

Cách xóa dòng trống trong Excel bằng hàm COUNTA như sau:

• Bước 1: Tạo một cột mới bên ngoài bảng dữ liệu.

• Bước 2: Điền công thức hàm COUNTA vào cột vừa tạo, bắt đầu với ô G2:

=COUNTA(A2:F2)

Hàm COUNTA sẽ đếm số lượng ô không trống trong từng dòng. Đối với những dòng hoàn toàn không có dữ liệu, hàm sẽ trả về kết quả là số 0.

• Bước 3: Sử dụng Filter cho cột mới để lọc ra các ô tính chứa giá trị 0.

• Bước 4: Lúc này bảng dữ liệu đã lọc ra các dòng chứa giá trị 0 trong cột mới. Bạn chọn tất cả các dòng này > nhấn chuột phải > Delete Row để xóa bỏ chúng.

• Bước 5: Mở hộp thoại Filter để hiển thị lại toàn bộ bảng dữ liệu.

Giờ đây bảng dữ liệu của bạn sẽ chỉ giữ lại những dòng có chứa dữ liệu. Vì chúng ta đã hoàn thành cách xóa dòng trống trong Excel với hàm COUNTA, bạn có thể xóa đi cột mới vừa tạo để thu gọn bảng dữ liệu của mình.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng các hàm COUNT trong Excel kèm theo ví dụ

Cách xóa dòng trống trong Excel bằng VBA

Sử dụng VBA Excel là cách nhanh nhất giúp bạn xóa dòng trắng trong Excel, bởi nó cho phép chúng ta thực hiện thao tác chỉ với một cú nhấn chuột.

Cùng mình thực hành cách xóa dòng trống trong Excel bằng code VBA theo các bước dưới đây nhé.

• Bước 1: Đi đến thẻ Developer > nhóm Code > Visual Basic.

• Bước 2: Nhấn chuột phải tại sheet hiện tại > Insert > Module.

• Bước 3: Copy đoạn code VBA dưới đây vào module vừa tạo.

Sub Xoa_Dong_Trong()
'Chon tat ca cac dong trong
Dim rRow As Range
Dim rSelect As Range
Dim rSelection As Range

 'Kiem tra pham vi du lieu da duoc chon
 If TypeName(Selection) <> "Range" Then
   MsgBox "Please select a range first.", vbOKOnly, "Select Blank Rows Macro"
   Exit Sub
 End If
 
 'Kiem tra cac o tinh da duoc chon
 If Selection.Cells.Count = 1 Then
   Set rSelection = ActiveSheet.UsedRange
 Else
   Set rSelection = Selection
 End If

 'Lap lai tung dong de them o tinh trong vao rSelect range
 For Each rRow In rSelection.Rows
   If WorksheetFunction.CountA(rRow) = 0 Then
     If rSelect Is Nothing Then
       Set rSelect = rRow
     Else
       Set rSelect = Union(rSelect, rRow)
     End If
   End If
 Next rRow
 
 'Chon cac o tinh trong
 If rSelect Is Nothing Then
   MsgBox "No blank rows were found.", vbOKOnly, "Select Blank Rows Macro"
   Exit Sub
 Else
   rSelect.Select
   
   'Luu y: Ban khong the hoan tac xoa dong trong nay
   
   rSelect.Rows.Delete Shift:=xlShiftUp
 End If
 
End Sub

Cửa sổ VBA của bạn sẽ hiển thị tương tự hình dưới đây.

Hãy lưu ý rằng bạn sẽ không thể hoàn tác thao tác xóa dòng trắng trong Excel một khi đã chạy macro.

• Bước 4: Nhấn vào biểu tượng tam giác màu xanh để chạy đoạn code vừa tạo.

Lúc này, toàn bộ các dòng trống trong bảng dữ liệu của bạn đã được xóa. Bạn có thể đóng cửa sổ VBA Excel để kiểm tra.

Xem thêm: Tổng hợp mã VBA Excel thao tác với trang tính Excel cực nhanh

Tổng kết

Như vậy, chúng ta đã cùng thực hành 3 cách xóa dòng trống trong Excel. Hy vọng kiến thức trong bài viết đã giúp bạn dễ dàng dọn dẹp trang tính của mình và có thêm không gian để thực hiện các thao tác xử lý dữ liệu tiếp theo.

Gitiho cảm ơn và chúc bạn đọc thành công!