Cùng tìm hiểu về cách sử dụng Macro Excel.

Macro có lẽ không phải cụm từ mà những người sử dụng máy tính nói chung và sử dụng Excel nói riêng xa lạ. Trong bài viết này Gitiho sẽ cùng bạn tìm hiểu kỹ càng Macro trong Excel và cách sử dụng Macro một cách hiệu quả.

Macro là gì?

Về cơ bản, Macro là một chuỗi các hành động được lặp lại nhiều lần để mô phòng các thao tác của người dùng lên máy tính như gõ phím, nhấn chuột,... Chẳng hạn như việc bạn điền một nội dung bất kỳ vào một hàng, cột và sau đó nó sẽ tiếp tục làm như vậy vào các ô chỉ định bằng Macro.

Với sự hữu dụng từ công cụ này mà không chỉ riêng Excel mà còn rất nhiều chương trình khác tích hợp với Macro.

Sử dụng Macro trong Windows.

Để sử dụng Macro trong Windows, chúng ta nên biết qua về VBA (Visual Basic for Applications). Về cơ bản, VBA thuộc ngôn ngữ lập trình Visual Basic được Microsoft tính hợp vào hầu hết các chương trình thuộc Office. Một Macro mà cần ghi lại những thao tác của người dùng như định dạng ô, định dạng hàng/cột, nhập dữ liệu, truy xuất dữ liệu,... sẽ đều thể hiện qua VBA. Ngoài ra, đôi khi Macro có thể tự ghi được hoạt động nhỏ của chúng ta thay vì phải thông qua VBA.

Vì Macro sẽ ghi lại tất cả quá trình bạn làm việc để lưu lại thao tác, vậy nên nó sẽ ghi lại gần như tất cả những thao tác bạn đã thực hiện. Vậy nên bạn cần lưu ý mỗi khi đưa ra những cú nhấp chuột sai địa chỉ, chọn sai chức năng nào đó trên Excel. Tất nhiên vẫn có cách để sửa sai như tạo một Macro mới hoặc code lại VBA. Nhưng tốt nhất và để tránh mất thời gian, chúng ta nên chuẩn bị trước những thao tác cần thiết trước khi lưu thao tác bằng Macro.

 Macro cũng như các công cụ của VBA đều nằm trong thẻ Developer. Thế nhưng theo mặc định thì thẻ này lại bị ẩn. Sau đây Gitiho sẽ hướng dẫn các bạn mở thẻ Developer.

Ta nhấn vào Options trong Excel và làm theo các bước sau.

Thu lại thao tác Macro trong Excel (Record Macro)

Trước khi vào phần chính của bài viết, ta cần lưu ý một số điều sau:

- Nếu bạn thêm hàng hoặc cột trong vùng đã ghi Macro thì Macro sẽ không cho chạy thao tác cho vùng mới thêm vào.  Lí do là bởi Excel chỉ chấp nhận chạy tác vụ trong vùng đã được xác định sẵn.

- Như đã đề cập ở trên, Macro không chỉ hỗ trợ riêng Excel mà còn liên kết với hầu hết các chương trình thuộc Office, miễn là hỗ trợ ngôn ngữ VBA.

- Để tránh những dòng code nặng thì ta nên chia ra thành nhiều bản ghi nhỏ thay vì ghi một tác vụ dài.

Sau khi cần lưu tâm những chú ý về Macro, chúng ta hãy bắt tay vào việc,

Bước 1:  Mở thẻ Developer, ta tìm nhóm Code rồi chọn Record Macro

Bước 2: Hộp thoại Record Macro hiện ra, ta sẽ nhận được mục Macro Name để đặt tên cho thao tác Macro.

Gitiho khuyên các bạn đặt tên liên quan đến tác vụ mà bạn cần ghi lại.

Bước 3: Mục Shortcut key tức nghĩa là bạn sẽ liên kết với một tổ hợp phím tắt bất kỳ tùy theo ý bạn. Nhưng nếu như bạn đặt trùng với một phím tắt hệ thống như Ctrl + V (dán) thì bạn sẽ mất đi tính năng dán trong khi ghi Macro.

Bước 4: Store macro in tức là chỗ bạn muốn lưu lại thao tác Macro vừa ghi.

Bước 5: Phần Description nghĩa là ghi chú về bản ghi

Bước 6: Nhấn OK để bắt đầu thu Macro.

Bước 7: Để dừng ghi, ta trở lại thẻ Developer và nhấn Stop Recording.

Sử dụng Macro.

Sau khi thu xong ta sẽ vào Developer, nhấn Macros để xem những bản ghi. Trong cửa sổ dưới đây chưa có bản ghi nào, nhưng trước mắt chúng ta sẽ tìm hiểu từng thao tác của cửa sổ này,

- Step Into: Phần này để debug từng bước trong VBE. Sau khi hoàn thành ta nhấn F5 để khởi chạy và F8 để chạy từng dòng lệnh.

- Edit: Mở Macro trong VBE nhưng không chạy code.

- Delete: Xóa macro. Một khi đã xóa thì không thể khôi phục.

- Options: Tùy chọn thuộc tính và phím tắt.

Lưu Ý: File Macro phải dưới dạng Excel Marco-Enabled Workbook (.xlsm)

Có thể nói Macro là một chương trình cực kỳ hữu dụng trong Excel bởi sự linh hoạt của nó, giúp người sử dụng tránh mất nhiều thời gian làm cùng một hoạt động lặp đi lặp lại mà vẫn giữ được tính chính xác. Điều quan trọng là khi thu Macro (Record Macro) thì chúng ta cần chỉnh chu trong từng hành động nếu không chắc chắn sẽ bị Macro thu nhầm.