Hướng dẫn cách hạch toán mua hàng trong nước trong kế toán tài chính

Nhã Linh
Nhã Linh
Apr 15 2021

Để hoạt động hiệu quả, hầu hết mọi doanh nghiệp đều cần mua hàng từ các nguồn cung trong nước. Vậy công việc hạch toán mua hàng trong kế toán tài chính này được thực hiện như thế nào? Để trả lời câu hỏi, các bạn hãy tìm hiểu bài viết ngày hôm nay của Gitiho nhé.

Các khái niệm về hạch toán mua hàng trong kế toán tài chính

Khái niệm 'mua hàng' trong hạch toán mua hàng

Mua hàng là quá trình doanh nghiệp mua sản phẩm từ các nguồn cung ứng để phục vụ cho việc sản xuất, kinh doanh. Trong kế toán tài chính, nghiệp vụ mua hàng mang ý nghĩa chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa từ nhà cung ứng sang nhà thu mua, đồng thời, chuyển quyền sở hữu một khoản tiền tệ tương ứng từ nhà thu mua sang nhà cung ứng.

Nghiệp vụ mua hàng là bước đầu tiên trong quá trình luân chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp mà hàng hóa sau khi mua được nhập kho hoặc trực tiếp đưa vào kinh doanh, sản xuất. Dựa vào đó, kế toán mua hàng có trách nhiệm tiến hành hạch toán mua hàng với những hàng hóa này.

Thời điểm mua hàng trong hạch toán mua hàng

Tùy thuộc vào các phương thức mua bán trong hợp đồng giữa nhà cung ứng và doanh nghiệp, thời điểm mua hàng được xác định như sau:

  • Phương thức nhận hàng: Khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức nhận hàng, doanh nghiệp có trách nhiệm cử nhân viên mua hàng trực tiếp đến gặp nhà cung ứng để vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp. Điều khoản thanh toán tiền hàng để hạch toán mua hàng phụ thuộc vào hợp đồng doanh nghiệp và nhà cùng ứng đã kí kết.
  • Phương thức gửi hàng: Khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức gửi hàng, nhà cung ứng gửi hàng cho doanh nghiệp tại kho doanh nghiệp hoặc một địa điểm được xác định trong hợp đồng mua hàng. Điều khoản thanh toán tiền hàng và chi phí vận chuyển để hạch toán mua hàng phụ thuộc vào hợp đồng doanh nghiệp và nhà cung ứng đã kí kết.

Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm đến thời điểm mua hàng? Từ phần trên, ta biết rằng trong kế toán tài chính, nghiệp vụ mua hàng mang ý nghĩa chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa và tiền tệ giữa nhà cung ứng và doanh nghiệp. Do đó, thời điểm mua hàng đóng vai trò là cột mốc xác định sự chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa và tiền tệ, giúp doanh nghiệp hạch toán mua hàng chính xác và quản lí tài sản của mình. Trong quá trình xảy ra các tổn thất về hàng hóa đã mua, doanh nghiệp có thể sử dụng thời điểm mua hàng để khiếu nại với nhà cung ứng.

Xem thêm: Cách hạch toán chi phí mua ngoài, thuê ngoài và chứng từ công nợ

Cách hạch toán mua hàng trong các trường hợp mua hàng trong kế toán tài chính 

Cách hạch toán mua hàng trong nước nhập kho

Với các nghiệp vụ doanh nghiệp mua hàng nhập về kho, công việc hạch toán mua hàng diễn ra theo quy trình sau:

  • Khi hàng về đến kho, nhân viên mua hàng giao cho kế toán viên hóa đơn chứng từ và đề nghị kế toán viên viết Phiếu nhập kho.
  • Kế toán viên kho lập Phiếu nhập kho, sau đó chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt.
  • Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho. Thủ kho có trách nhiệm ghi sổ kho, còn kế toán viên sẽ ghi sổ kế toán kho.
  • Kế toán viên mua hàng tiến hành hạch toán thuế và kê khai hóa đơn đầu vào.
  • Trong trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung ứng sau khi nhận được hàng, doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với kế toán.
  • Trường hợp kế toán viên không thanh toán ngay mà kí nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán viên mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung ứng.

Các tài khoản hạch toán mua hàng cho nghiệp vụ nhập kho này trong kế toán tài chính như sau:

  • Giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT): Nợ TK 152, 156, 611,… 
  • Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): Nợ TK 133 
     
  • Tổng giá thanh toán: Có TK 111, 112, 331,… 

Hướng dẫn cách hạch toán mua hàng trong nước trong kế toán tài chính

Cách hạch toán mua hàng trong nước không qua kho

Trong các trường hợp doanh nghiệp mua hàng về sử dụng ngay mà không nhập kho, kế toán viên sẽ tiến hành hạch toán mua hàng không qua kho qua các bước sau:

  • Khi nguyên vật liệu về đến phân xưởng sản xuất hoặc công trường, quản đốc nhận nguyên vật liệu để đưa vào sản xuất.
  • Nhân viên mua hàng giao cho kế toán mua hàng hóa đơn chứng từ của nhà cung ứng.
  • Kế toán mua hàng tiến hành hạch toán mua hàng và kê khai hóa đơn đầu vào.
  • Trong trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung ứng sau khi nhận được hàng, doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với kế toán.
  • Trường hợp kế toán viên không thanh toán ngay mà kí nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán viên mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung ứng.

Các tài khoản hạch toán mua hàng cho nghiệp vụ nhập kho này trong kế toán tài chính như sau:

  • Giá mua chưa có thuế GTGT: Nợ TK 621, 623, 627, 641,… 
  • Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): Nợ TK 133 
  • Tổng giá thanh toán: Có TK 111, 112, 331,… 

Cách hạch toán mua hàng có phát sinh chi phí mua hàng

Khi doanh nghiệp mua một số loại hàng hóa đặc biệt, có thể sẽ phát sinh các chi phí liên quan như bao hiểm hàng hóa, tiền thuê bến bãi, chi phí vận chuyển,... Trong kế toán tài chính, dựa vào các loại hóa đơn, chứng từ phát sinh, kế toán mua hàng có nhiệm vụ hạch toán mua hàng bằng cách phân bổ chi phí thu mua vào các mặt hàng đã mua theo tiêu thức Số lượng hoặc Giá trị của hàng hóa thu mua.

Các tài khoản hạch toán mua hàng cho nghiệp vụ nhập kho này trong kế toán tài chính như sau:

  • Tài khoản hạch toán mua hàng cho vật tư, hàng hóa, dịch vụ:
    • Nợ TK 152, 156, 641, 642,…
    • Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
       
    • Có TK 111, 112, 331,…
  • Tài khoản hạch toán mua hàng cho chi phí mua hàng phát sinh:
    • Chi phí mua hàng: Nợ TK 152, 156, 641, 642,… 
    • Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): Nợ TK 133 
    • Tổng giá thanh toán: Có TK 111, 112, 331,… 

Xem thêm: Cách hạch toán mua CCDC, phân biệt CCDC với tài sản cố định

Cách hạch toán mua hàng có chiết khấu thương mại

Trong nhiều hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng, doanh nghiệp sẽ được hưởng các khoản chiết khấu thương mại nếu mua hàng với số lượng lớn hoặc đáp ứng điều khoản thanh toán của nhà cung ứng. Khi doanh nghiệp nhận được chiết khấu thương mại, kế toán mua hàng thực hiện hạch toán mua hàng bằng cách trừ trực tiếp số tiền chiết khấu vào giá trị nhập kho của hàng hóa và tổng giá trị thanh toán hóa đơn mua hàng.

Các tài khoản hạch toán mua hàng cho nghiệp vụ nhập kho này trong kế toán tài chính như sau:

  • Tài khoản hạch toán mua hàng cho vật tư, hàng hóa, dịch vụ:
    • Nợ TK 152, 156,…
    • Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
       
    • Có TK 111, 112, 331,…
  • Tài khoản hạch toán mua hàng cho chiết khấu thương mại phát sinh:
    • Tổng giá trị chiết khấu: Nợ TK 152, 156, 641, 642,… 
    • Giá trị chiết khâu chưa có thuế: Nợ TK 133 
    • Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): Có TK 111, 112, 331,… 

Hướng dẫn cách hạch toán mua hàng trong nước trong kế toán tài chính
 

Cách hạch toán mua hàng khi hàng về trước, hóa đơn về sau

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp nhận được hàng nhưng chưa nhận được hóa đơn GTGT từ nhà cung ứng. Lúc này, kế toán mua hàng vẫn tiến hành nhập kho bình thường, nhưng tạm thời chưa hạch toán mua hàng và kê khai thuế GTGT đầu vào. Trong kế toán tài chính, khi nào doanh nghiệp nhận được hóa đơn, kế toán mua hàng mới hạch toán mua hàng bổ sung phần thuế GTGT.

Các tài khoản hạch toán mua hàng cho nghiệp vụ nhập kho này trong kế toán tài chính như sau:

  • Tài khoản hạch toán mua hàng khi hàng về nhưng chưa có hóa đơn GTGT:
    • Tiền hàng chưa có thuế GTGT: Nợ TK 152, 156,…
    • Có TK 111, 112, 331,…
  • Tài khoản hạch toán mua hàng bổ sung thuế GTGT sau khi nhận được hóa đơn:
    • Thuế GTGT được khấu trừ (Số tiền thuế GTGT): Nợ TK 133
    • Có TK 111, 112, 331,…

Cách hạch toán mua hàng khi hóa đơn về trước, hàng về sau

Ngược lại với trường hợp trên, trong trường hợp này, doanh nghiệp nhận được hóa đơn từ nhà cung ứng nhưng hàng hóa chưa được nhập kho. Trong kế toán tài chính, kế toán mua hàng lúc này sẽ dựa hóa đơn để ghi nhận hàng hóa đang đi đường. Khi nào hàng hóa được nhập kho, kế toán tiếp tục thực hiện nhập kho và ghi vào sổ kế toán.

Các tài khoản hạch toán mua hàng cho nghiệp vụ nhập kho này trong kế toán tài chính như sau:

  • Tài khoản hạch toán mua hàng khi nhận được hóa đơn nhưng chưa nhận hàng hóa:
    • Hàng mua đang đi đường: Nợ TK 151 
    • Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): Nợ TK 133 
    • Tổng giá thanh toán: Có TK 111, 112, 331… 
       
  • Tài khoản hạch toán mua hàng bổ sung sau khi hàng hóa về
    • Nợ TK 152, 156,...
    • Hàng mua đang đi đường: Có TK 151

Cách hạch toán mua hàng dịch vụ

Đối với các dịch vụ phát sinh trong quá trình mua hàng như điện, Internet, vệ sinh hàng hóa,..., quy trình hạch toán mua hàng trong kế toán tài chính được thực hiện như sau:

  • Căn cứ vào thỏa thuận về việc cung cấp dịch vụ, nhà cung ứng xuất hóa đơn và yêu cầu doanh nghiệp trả tiền dịch vụ.
  • Kế toán mua hàng hoàn thành các thủ tục thanh toán cho nhà cung ứng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, nếu chưa thanh toán ngay thì kế toán ghi nhận công nợ với nhà cung ứng.

Các tài khoản hạch toán mua hàng cho nghiệp vụ nhập kho này trong kế toán tài chính như sau:

  • Giá mua chưa có thuế GTGT: Nợ TK 152, 156, 641, 642… 
  • Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): nợ TK 133
  • Tổng giá thanh toán: Có TK 111, 112, 331,…

Cách hạch toán mua hàng được giảm giá sau khi mua về nhập kho

Sau khi doanh nghiệp nhập kho hàng hóa, quản kho có thể phát hiện một số sản phẩm lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn theo thỏa thuận với nhà cung ứng. Trong trường hợp này, thông thường quy trình hạch toán mua hàng diễn ra như sau:

  • Doanh nghiệp thỏa thuận lại với nhà cung ứng và lập biên bản về việc giảm giá hàng mua.
  • Nhân viên mua hàng nhận lại hóa đơn giảm giá hàng mua từ nhà cung ứng và chuyển cho kế toán mua hàng.
  • Kế toán mua hàng hạch toán khoản giảm giá hàng mua và ghi sổ kế toán.

Các tài khoản hạch toán mua hàng cho nghiệp vụ nhập kho này trong kế toán tài chính như sau:

  • Số tiền giảm giá hàng mua: Nợ TK 111, 112, 331… 
  • Có TK 156
     
  • Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): Có TK 133

Hướng dẫn cách hạch toán mua hàng trong nước trong kế toán tài chính

Cách hạch toán mua hàng được giảm giá không qua kho

Nếu ở trường hợp trên, doanh nghiệp phát hiện sản phẩm lỗi sau khi nhập kho, thì ở trường hợp này, doanh nghiệp trực tiếp đưa hàng hóa đã mua vào sản xuất rồi phát hiện ra các sản phẩm lỗi. Quy trình hạch toán mua hàng diễn ra tương tự như sau:

  • Doanh nghiệp thỏa thuận lại với nhà cung ứng và lập biên bản về việc giảm giá hàng mua.
  • Nhân viên mua hàng nhận lại hóa đơn giảm giá hàng mua từ nhà cung ứng và chuyển cho kế toán mua hàng.
  • Kế toán mua hàng hạch toán khoản giảm giá hàng mua và ghi sổ kế toán.

Các tài khoản hạch toán mua hàng cho nghiệp vụ nhập kho này trong kế toán tài chính như sau:

  • Số tiền giảm giá hàng mua: Nợ TK 111, 112, 331… 
  • Có TK 621, 623, 627, 641,...
     
  • Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): Có TK 133\

Cách hạch toán mua hàng khi trả lại hàng đã mua về nhập kho

Khi doanh nghiệp muốn trả lại hàng đã mua về nhập kho, thông thường quy trình hạch toán mua hàng trong kế toán tài chính sẽ diên ra như sau:

  • Doanh nghiệp thỏa thuận lại với nhà cung ứng và lập biên bản về việc trả lại hàng.
  • Nhân viên mua hàng đề nghị xuất kho để trả lại hàng.
  • Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
  • Kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT cho hàng mua bị trả lại.
  • Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi thẻ kho.
  • Nhân viên mua hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho số lượng hàng mua bị trả lại.
  • Nhân viên mua hàng giao lại hàng cùng hóa hàng trả lại cho nhà cung ứng.
  • Kế toán mua hàng hạch toán ghi giảm công nợ và hàng tồn kho.

Các tài khoản hạch toán mua hàng cho nghiệp vụ nhập kho này trong kế toán tài chính như sau:

  • Số tiền hàng mua bị trả lại: Nợ TK 111, 112, 331… 
  • Có TK 156
  • Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): Có TK 133 

Cách hạch toán mua hàng khi trả lại hàng đã mua không qua kho

Tương tự như trường hợp trên, trong kế toán tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện các quy trình sau để trả lại hàng cho nhà cung ứng sau khi đã đưa hàng hóa vào sản xuất:

  • Doanh nghiệp thỏa thuận lại với nhà cung ứng và lập biên bản về việc trả lại hàng.
  • Nhân viên mua hàng làm thủ tục để xuất lại hàng bị trả.
  • Nhân viên mua hàng yêu cầu kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho số lượng hàng mua bị trả lại.
  • Nhân viên mua hàng giao lại hàng cùng hóa đơn hàng trả lại cho nhà cung ứng.
  • Kế toán hạch toán ghi giảm công nợ và hàng tồn kho.

Các tài khoản hạch toán mua hàng cho nghiệp vụ nhập kho này trong kế toán tài chính như sau:

  • Số tiền hàng mua bị trả lại: Nợ TK 111, 112, 331… 
  • Có TK 621, 623, 627, 641,...
  • Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có): Có TK 133 

Xem thêm: Cách hạch toán với trường hợp công ty mẹ đầu tư vào công ty con

Tổng kết

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu quy trình cũng như các tài khoản được sử dụng trong các nghiệp vụ hạch toán mua hàng khác nhau. Hi vọng kiến thức trong bài viết đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về kế toán mua hàng tại doanh nghiệp. Nếu các bạn muốn có cái nhìn rõ nét hơn về kế toán tài chính, đừng ngần ngại đăng kí khóa học Kế toán tài chính theo chuẩn IFRS cùng chúng mình nhé. 

0/5 - (0 bình chọn)

0/5 - (0 bình chọn)

Bài viết liên quan

Hướng dẫn cách hạch toán nhập kho nguyên vật liệu với tài khoản 152

Hướng dẫn cách hạch toán nhập kho nguyên vật liệu với tài khoản 152

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội