Hướng dẫn cách định dạng số trong Excel chuẩn nhất

Trong phần mềm Excel, đôi khi bạn nhập dữ liệu số vào một ô hay sao chép dữ liệu từ một nguồn dữ liệu khác vào ô nhưng Excel không định dạng các số vừa nhập theo như mong đợi của bạn. Ví dụ:

• Bạn nhập các số cùng với dấu gạch chéo “ / ” hoặc dấu gạch nối “-”, Excel có thể nghĩ bạn đang nhập ngày và áp dụng định dạng ngày cho các số bạn vừa nhập. 
• Hoặc bạn đang làm việc với thông tin khách hàng, bạn muốn nhập số điện thoại khách hàng nhưng Excel tự động lại hiểu đó là dữ liệu số và bỏ số 0 trước các số điện thoại bạn vừa nhập.

Bạn có thể ngăn chặn này tự động định dạng số bằng cách áp dụng định dạng số vào các ô.

Vậy là cách nào để định dạng các số trong Excel theo từng mục đích? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho bạn cách định dạng số thường gặp. Cùng tìm hiểu nhé!

Định dạng số trong Excel đúng cách

Để số bạn vừa nhập đại diện cho số tiền bạn có thể sử dụng định dạng tiền tệ Currency. Thực hiện theo các bước sau để định dạng số:

Bước 1: Chọn các ô có chứa các số bạn cần định dạng.

Bước 2: Nhấn CTRL+1. (Hoặc Nhấp chuột phải, chọn Format Cells…)

Bước 3: Trong hộp thoại Format Cell, hãy bấm vào định dạng Currency, rồi điều chỉnh bất kỳ thiết đặt nào nếu cần. 

Ví dụ: Hiển thị thêm hoặc bớt số chữ số thập phân hoặc thay đổi cách hiển thị số âm.

Bước 4: Nhấn OK.

Kết quả nhận được như bảng sau:

Tương tự, thay vì định dạng tiền tệ Currency

• Bạn có thể sửa các định dạng khác thành định dạng số Number

• Bạn có thể định dạng số thành Ngày tháng bằng định dạng Date
• Bạn có thể định dạng số thành Thời gian bằng định dạng Time

Những điều cần chú ý khi định dạng số

• Nếu Excel hiển thị ##### trong  ô mà bạn vừa áp dụng định dạng số, thì có thể là ô này không đủ rộng để hiển thị dữ liệu. Bạn cần tăng độ rộng của cột bằng cách kéo thả đường biên của cột đến khi đạt độ rộng mong muốn. Hoặc bấm đúp vào đường biên bên phải của cột chứa ô có lỗi #####. Làm như vậy cột sẽ tự động đổi cỡ vừa với số liệu trong đó.
• Hầu hết khi bạn nhập dữ liệu, các số sẽ hiển thị đúng như ý định của bạn, cho dù bạn gõ chúng hay nhập chúng từ một cơ sở dữ liệu ngoài khác.

Tuy nhiên, đôi khi Excel áp dụng những định dạng số mà bạn không mong muốn. Ví dụ: Bạn muốn nhập một số có chứa dấu gạch chéo “ / ” hoặc gạch ngang “ – ”, Excel có thể hiểu đó là ngày và tự động chuyển nó thành định dạng Date. Và bạn không muốn Excel chuyển đổi giá trị đó thành định dạng này, bạn có thể áp dụng định dạng Text cho ô vừa nhập số.

• Nếu định dạng số dựng sẵn không đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo số tùy định dạng của riêng mình. 

Tuy nhiên,mã dùng để tạo định dạng số thoạt nhìn có vẻ khó hiểu. Do đó, tốt nhất khi mới sử dụng, bạn nên dùng một trong các định dạng số đã được dựng sẵn. Sau sử dụng thành thạo, bạn có thể thay đổi bất kỳ phần nào trong các phần mã của định dạng để tạo ra định dạng số tùy chỉnh theo ý của bạn.

Để xem mã định dạng số của một định dạng số được dựng sẵn, hãy nhấn vào Negative numbers. Ví dụ,  Để hiển thị số điện thoại, sử dụng mã [<=9999999]###-####;(###) ###-#### khi đó ta được (555) 555-1234.

Bài viết trên đây là những hướng dẫn chi tiết cách về cách định dạng số trong Excel. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn thực hiện tốt các yêu cầu trong trang Excel của mình. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách sử dụng Excel văn phòng hoặc các kỹ năng văn phòng khác hãy nhanh tay đăng ký ngay khóa học online của Gitiho nhé. Cảm ơn các bạn đã theo dõi. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: Cách định dạng ngày tháng trong Excel đúng chuẩn

Cách chuyển từ ngày tháng về định dạng số hoặc chữ trong Excel