Trong hướng dẫn này, các bạn
sẽ học cách nhúng hoặc liên kết tệp, dữ liệu hoặc biểu đồ Excel vào các trang
chiếu PPoint của mình.
Nhưng trước tiên, trước
khi tìm hiểu kỹ hơn vào hướng dẫn chính hãy để Gitiho nêu rõ sự khác biệt giữa
nhúng và liên kết các tệp Excel trong PPoint. Các thuật ngữ này nghe có vẻ có
thể thay thế cho nhau nhưng chúng có những điểm khác biệt lớn như bạn có thể thấy
trong bảng bên dưới.
Nhúng |
Liên
kết |
1. Là lựa chọn tốt nhất để sử dụng với bản trình chiếu PPoint trực tuyến vì tất cả thông tin từ Excel được chứa/lưu trữ trong tệp PPoint. 2.
Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với PPoint sẽ không được cập nhật
trong tệp Excel gốc. 3.
Bạn không cần phải mở tệp Excel nhưng nó vẫn có thể truy cập được trên máy
tính của bạn. 4.
Vì dữ liệu Excel được lưu trữ cục bộ trong tệp PPoint, nên dung lượng của tệp
trình chiếu cũng tăng lên. Đây có thể là một vấn đề lớn nếu bạn đang nhúng
nhiều dữ liệu, bảng và biểu đồ từ Excel. |
1. Không phù hợp để sử dụng với bản trình chiếu PPoint trực tuyến vì bạn cần phải gửi cả tệp Excel được liên kết. 2.
Tất cả các cập nhật/chỉnh sửa đối với tệp Excel của bạn sẽ được tự động đẩy
sang tệp PPoint của bạn. 3. Bạn sẽ cần mở cả Excel và PPoint trên máy tính của mình. 4. Không tăng kích thước tệp PPoint vì dữ liệu Excel không được lưu trữ trong tệp PPoint. |
(Tất cả những thay đổi
trong tệp Excel gốc sẽ được cập nhật tự động sang tệp PPoint)
Trong phần này, Gitiho sẽ
hướng dẫn về hai phương pháp. Đầu tiên là cách liên kết toàn bộ bảng tính Excel
(bao gồm cả dữ liệu và biểu đồ nếu có). Cách thứ hai là cách liên kết chỉ một
phần dữ liệu hoặc biểu đồ với bản trình chiếu của bạn.
Bước 1: Thực hiện bước
này trước tiên trong Excel: Lưu bảng tính bạn muốn liên kết với PPoint của
mình. Khi lưu, hãy đảm bảo rằng bảng tính này là bảng tính đầu tiên bạn nhìn thấy
khi mở tệp Excel (bước này đặc biệt quan trọng nếu bạn có nhiều bảng tính trong
sổ làm việc Excel).
Bước 3: Trong hộp thoại Insert
Object hiển thị, kích vào tùy chọn ‘Create from file’ sau đó bấm nút Browse để duyệt
đến tệp Excel bạn muốn sử dụng, kích chọn tên file rồi bấm nút OK.
Đừng quên kích vào tùy chọn
'Link' để mọi cập nhật bạn thực hiện đối với tệp Excel nguồn thì nó cũng sẽ được
tự động cập nhật cho bản trình chiếu PPoint của bạn.
Bước 4: Bấm nút nút OK để
hoàn tất quá trình liên kết. Đây là giao diện của bảng tính Excel được liên kết
trên trang chiếu PPoint.
Bước 5: Nếu bạn cần chỉnh
sửa dữ liệu trong bảng Excel, bạn có thể kích đúp vào tệp được liên kết và sẽ
được đưa trực tiếp đến tệp Excel gốc để bạn có thể chỉnh sửa tệp. Tất cả các chỉnh
sửa thực hiện trong Excel sẽ tự động được đưa vào (các) trang trình chiếu của bạn.
Trong phương pháp này, Gitiho
sẽ chỉ cho bạn cách có thể liên kết chỉ một phần dữ liệu trong bảng tính của
mình. Hãy nhớ rằng trong Phương pháp 1, đã sử dụng một bảng tính mẫu có nhiều cột. Ở
đây trong phương pháp này chỉ liên kết 3 cột .
Bước 1: Trong bảng tính
Excel, đánh dấu dữ liệu bạn muốn liên kết với PPoint và nhấn tổ hợp phím CTRL +
C trên bàn phím. Ngoài ra, bạn cũng có thể kích chuột phải rồi sau đó chọn tùy
chọn Copy trong menu xổ xuống.
Bước 2: Trong PPoint,
chuyển đến tab Home rồi kích vào mũi tên nhỏ bên dưới tùy chọn Paste để hiển thị
thêm tùy chọn, sau đó chọn Paste Special.
Bước 3: Trong hộp thoại Paste
Special hiển thị, kích vào tùy chọn Paste Link > Microsoft Excel Worksheet
Object.
Bước 4: Bấm vào nút OK để
kết thúc quá trình liên kết. Dữ liệu của bảng Excel sẽ được liên kết trong
PPoint sẽ trông giống như hình sau:
Bước 5: Nếu bạn muốn liên
kết biểu đồ từ dữ liệu từng phần, trước tiên cần tạo biểu đồ trong Excel. Sau
đó kích vào Copy. Trong ví dụ này, chỉ sao chép biểu đồ được tạo từ dữ liệu 2 cột.
Bước 6. Đây là những gì sẽ
xảy ra khi sử dụng phương pháp Paste Special trong PPoint.
Bước 7: Còn đây là biểu đồ
được liên kết cuối cùng cho dữ liệu 2 cột trông giống như trên PPoint:
Cũng giống như trong
Phương pháp 1, nếu bạn cần cập nhật dữ liệu, chỉ cần nhấp đúp vào dữ liệu hoặc
biểu đồ Excel trên trang chiếu PPoint và nó sẽ tự động được chuyển hướng đến tệp
Excel gốc để thực hiện các chỉnh sửa. Tất cả các bản cập nhật trong Excel sẽ được
tự động đẩy sang PowerPoint.
(Tất cả những thay đổi
trong tệp Excel gốc sẽ không được cập nhật sang tệp PPoint)
Trong phần này, Gitiho sẽ
giới thiệu về hai phương pháp. hần đầu tiên là cách nhúng dữ liệu Excel và phần
thứ hai là cách nhúng biểu đồ vào bản trình chiếu PPoint của bạn.
Bước 1: Đánh dấu dữ liệu
bạn muốn sao chép trong Excel. Sau đó nhấn CTRL + C trên bàn phím hoặc kích chuột
phải rồi chọn lệnh Copy trong menu xổ xuống.
Bước 2: Trong PPoint, kích
chuột phải vào trang chiếu mà bạn muốn thêm dữ liệu Excel hoặc chuyển đến thẻ Home
> Paste > Paste Special. Sau đó, bạn sẽ thấy 5 biểu tượng như hình dưới
đây trong tùy chọn Paste Options. Bây giờ hãy cùng Gitiho
tìm hiểu cụ thể 5 biểu tượng này tương ứng với những tính năng nào từ trái qua
phải nhé.
Lưu ý: Các biểu tượng bạn sẽ thấy nếu bạn đang sao
chép DATA từ Excel
Use
Destination Styles - Tùy chọn đầu tiên
Sử dụng tùy chọn này nếu
bạn muốn dữ liệu của mình sử dụng định dạng hoặc chủ đề (theme) của bản trình
chiếu.
Keep Source Formatting- Tùy
chọn thứ hai
Sử dụng tùy chọn này nếu
bạn muốn dữ liệu của mình sử dụng định dạng của bảng tính Excel (không phải chủ
đề PPoint của bạn). Vì bảng tính Excel (trong ví dụ này) chỉ có nền trắng đơn
giản nên đây cũng là cách dữ liệu hiển thị trong PPoint. Nếu bạn thay đổi nền
trong Excel thành màu vàng, thì bảng bên dưới cũng sẽ có nền màu vàng.
Embed - Tùy chọn thứ ba
Sử dụng tùy chọn Embed
này nếu bạn muốn sao chép và chỉnh sửa dữ liệu của mình trong Excel sau này.
Lưu ý rằng tùy chọn này cũng sẽ sử dụng định dạng của Excel, không phải PPoint,
giống như tùy chọn thứ hai ở trên.
Picture - Tùy chọn thứ tư
Sử dụng tùy chọn này để
dán dữ liệu Excel của bạn dưới dạng hình ảnh hoặc ảnh trong PPoint. Đây là lựa
chọn tốt nhất nếu bạn không muốn người khác chỉnh sửa dữ liệu của mình.
Keep Text Only - Tùy chọn
thứ năm
Sử dụng tùy chọn này nếu
bạn chỉ muốn sao chép văn bản từ dữ liệu của mình (không có định dạng nào cả).
Các giá trị ô sẽ được phân tách bằng dấu cách tab và mỗi hàng sẽ nằm trong một
đoạn riêng biệt.
Bước 1: Đánh dấu biểu đồ
bạn muốn sao chép trong Excel. Sau đó nhấn CTRL + C trên bàn phím hoặc kích chuột
phải vào biểu đồ rồi chọn Copy .
Bước 2: Trong PPoint,
kích chuột phải vào trang chiếu mà bạn muốn thêm biểu đồ Excel hoặc chuyển đến
thẻ Home > Paste > Paste Special. Sau đó, bạn sẽ thấy 5 biểu tượng như
hình dưới đây trong tùy chọn Paste Options. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu cụ thể 5
biểu tượng này tương ứng với những tính năng nào từ trái qua phải nhé.
Use Destination Theme
& Embed Workbook
Sử dụng tùy chọn này nếu
bạn muốn biểu đồ của mình sử dụng chủ đề và định dạng tệp PPoint của bạn. Điều
này cho phép biểu đồ của bạn kết hợp hài hòa với phần còn lại của các trang trình
chiếu.
Keep Source Formatting
& Embed Workbook
Sử dụng tùy chọn này nếu
bạn muốn sử dụng định dạng tệp Excel của mình. Điều này có nghĩa là biểu đồ sẽ
trông giống hệt nhau trong PPoint và Excel.
Use Destination Theme And
Link Data
Sử dụng tùy chọn này để sử
dụng định dạng tệp PPoint của bạn và giữ cho biểu đồ được liên kết với tệp
Excel gốc.
Keep Source Formatting
And Link Data
Sử dụng tùy chọn này để sử
dụng định dạng tệp Excel của bạn và giữ biểu đồ được liên kết với tệp Excel gốc.
Picture
Sử dụng tùy chọn này để
dán biểu đồ Excel của bạn dưới dạng hình ảnh. Bạn không thể chỉnh sửa biểu đồ
nhưng có thể thay thế nó bằng một hình ảnh khác và áp dụng định dạng hình ảnh.
Như Gitiho đã giới thiệu trong hướng dẫn này, có khá nhiều cách để chia sẻ và trình chiếu tệp Excel của bạn trong PPoint. Chỉ cần nhớ sự khác biệt chính giữa liên kết và nhúng nội dung từ Excel sang PPoint. Bạn sẽ phải tự quyết định lựa chọn nào trong số những tùy chọn này được sử dụng tốt nhất trong tình huống cụ thể của mình. Chúc các bạn thành công!
CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM
Hướng dẫn cách chèn Action Button trong PowerPoint
Sử dụng bảng (Tablet) trong PowerPoint một cách chuyên nghiệp
Hướng dẫn cách sử dụng hiệu ứng động (animations) trong PowerPoint
Ngoài ra nếu muốn tìm hiểu kỹ hơn về PowerPoint thì Gitiho.com xin giới thiệu với các bạn khóa học PPG01 – Tuyệt đỉnh PowerPoint – Trực quan hóa mọi slide trong 9 bước với các bài học từ cơ bản tới nâng cao rất hay và bổ ích.
Thời đại công nghệ 4.0 đang dần đi vào cuộc sống đòi hỏi mọi người phải tự trang bị kiến thức tin học cho phù hợp để có thể bắt kịp nhưng thay đổi nhanh chóng này. Chẳng ai khác ngoài bạn hiểu mình cần trang bị thêm kiến thức gì. Hãy tìm hiểu ngay TẠI ĐÂY những khóa học hấp dẫn, có tính thực tế cao của Gitiho và đăng ký nhận tư vấn ngay hôm nay.
Khóa học liên quan