Hướng dẫn cách nhúng hoặc liên kết tệp Excel trong PowerPoint chi tiết

Trong hướng dẫn này, các bạn sẽ học cách nhúng hoặc liên kết tệp, dữ liệu hoặc biểu đồ Excel vào các trang chiếu PPoint của mình.

Nhưng trước tiên, trước khi tìm hiểu kỹ hơn vào hướng dẫn chính hãy để Gitiho nêu rõ sự khác biệt giữa nhúng và liên kết các tệp Excel trong PPoint. Các thuật ngữ này nghe có vẻ có thể thay thế cho nhau nhưng chúng có những điểm khác biệt lớn như bạn có thể thấy trong bảng bên dưới.

Sự khác biệt giữa nhúng (Embed) và liên kết (Link) tệp Excel với PPoint

Nhúng

Liên kết

1. Là lựa chọn tốt nhất để sử dụng với bản  trình chiếu PPoint trực tuyến vì tất cả thông tin từ Excel được chứa/lưu trữ trong tệp PPoint. 2. Bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với PPoint sẽ không được cập nhật trong tệp Excel gốc.   3. Bạn không cần phải mở tệp Excel nhưng nó vẫn có thể truy cập được trên máy tính của bạn.   4. Vì dữ liệu Excel được lưu trữ cục bộ trong tệp PPoint, nên dung lượng của tệp trình chiếu cũng tăng lên. Đây có thể là một vấn đề lớn nếu bạn đang nhúng nhiều dữ liệu, bảng và biểu đồ từ Excel.

1. Không phù hợp để sử dụng với bản trình chiếu PPoint trực tuyến vì bạn cần phải gửi cả tệp Excel được liên kết. 2. Tất cả các cập nhật/chỉnh sửa đối với tệp Excel của bạn sẽ được tự động đẩy sang tệp PPoint của bạn.   3. Bạn sẽ cần mở cả Excel và PPoint trên máy tính của mình.   4. Không tăng kích thước tệp PPoint vì dữ liệu Excel không được lưu trữ trong tệp PPoint.

 

Phần 1. Cách liên kết tệp Excel trong PowerPoint

(Tất cả những thay đổi trong tệp Excel gốc sẽ được cập nhật tự động sang tệp PPoint)

Trong phần này, Gitiho sẽ hướng dẫn về hai phương pháp. Đầu tiên là cách liên kết toàn bộ bảng tính Excel (bao gồm cả dữ liệu và biểu đồ nếu có). Cách thứ hai là cách liên kết chỉ một phần dữ liệu hoặc biểu đồ với bản trình chiếu của bạn.

Phương pháp 1. Cách liên kết toàn bộ bảng tính Excel

Bước 1: Thực hiện bước này trước tiên trong Excel: Lưu bảng tính bạn muốn liên kết với PPoint của mình. Khi lưu, hãy đảm bảo rằng bảng tính này là bảng tính đầu tiên bạn nhìn thấy khi mở tệp Excel (bước này đặc biệt quan trọng nếu bạn có nhiều bảng tính trong sổ làm việc Excel).

 Bước 2: Trong PPoint, truy cập vào menu Insert > Object.

Bước 3: Trong hộp thoại Insert Object hiển thị, kích vào tùy chọn ‘Create from file’ sau đó bấm nút Browse để duyệt đến tệp Excel bạn muốn sử dụng, kích chọn tên file rồi bấm nút OK.

Đừng quên kích vào tùy chọn 'Link' để mọi cập nhật bạn thực hiện đối với tệp Excel nguồn thì nó cũng sẽ được tự động cập nhật cho bản trình chiếu PPoint của bạn.

Bước 4: Bấm nút nút OK để hoàn tất quá trình liên kết. Đây là giao diện của bảng tính Excel được liên kết trên trang chiếu PPoint. 

Bước 5: Nếu bạn cần chỉnh sửa dữ liệu trong bảng Excel, bạn có thể kích đúp vào tệp được liên kết và sẽ được đưa trực tiếp đến tệp Excel gốc để bạn có thể chỉnh sửa tệp. Tất cả các chỉnh sửa thực hiện trong Excel sẽ tự động được đưa vào (các) trang trình chiếu của bạn.

Phương pháp 2. Cách liên kết dữ liệu hoặc biểu đồ một phần trong Excel với PPoint

Trong phương pháp này, Gitiho sẽ chỉ cho bạn cách có thể liên kết chỉ một phần dữ liệu trong bảng tính của mình. Hãy nhớ rằng trong Phương pháp 1, đã sử dụng một bảng tính mẫu có nhiều cột. Ở đây trong phương pháp này chỉ liên kết 3 cột .

Bước 1: Trong bảng tính Excel, đánh dấu dữ liệu bạn muốn liên kết với PPoint và nhấn tổ hợp phím CTRL + C trên bàn phím. Ngoài ra, bạn cũng có thể kích chuột phải rồi sau đó chọn tùy chọn Copy trong menu xổ xuống.

Bước 2: Trong PPoint, chuyển đến tab Home rồi kích vào mũi tên nhỏ bên dưới tùy chọn Paste để hiển thị thêm tùy chọn, sau đó chọn Paste Special.

Bước 3: Trong hộp thoại Paste Special hiển thị, kích vào tùy chọn Paste Link > Microsoft Excel Worksheet Object.

Bước 4: Bấm vào nút OK để kết thúc quá trình liên kết. Dữ liệu của bảng Excel sẽ được liên kết trong PPoint sẽ trông giống như hình sau:

Bước 5: Nếu bạn muốn liên kết biểu đồ từ dữ liệu từng phần, trước tiên cần tạo biểu đồ trong Excel. Sau đó kích vào Copy. Trong ví dụ này, chỉ sao chép biểu đồ được tạo từ dữ liệu 2 cột.

Bước 6. Đây là những gì sẽ xảy ra khi sử dụng phương pháp Paste Special trong PPoint.

Bước 7: Còn đây là biểu đồ được liên kết cuối cùng cho dữ liệu 2 cột trông giống như trên PPoint:

Cũng giống như trong Phương pháp 1, nếu bạn cần cập nhật dữ liệu, chỉ cần nhấp đúp vào dữ liệu hoặc biểu đồ Excel trên trang chiếu PPoint và nó sẽ tự động được chuyển hướng đến tệp Excel gốc để thực hiện các chỉnh sửa. Tất cả các bản cập nhật trong Excel sẽ được tự động đẩy sang PowerPoint.

Phần 2. Cách kết hợp tệp Excel trong PPoint

(Tất cả những thay đổi trong tệp Excel gốc sẽ không được cập nhật sang tệp PPoint)

Trong phần này, Gitiho sẽ giới thiệu về hai phương pháp. hần đầu tiên là cách nhúng dữ liệu Excel và phần thứ hai là cách nhúng biểu đồ vào bản trình chiếu PPoint của bạn.

Phương pháp 1. Cách nhúng dữ liệu Excel vào PPoint

Bước 1: Đánh dấu dữ liệu bạn muốn sao chép trong Excel. Sau đó nhấn CTRL + C trên bàn phím hoặc kích chuột phải rồi chọn lệnh Copy trong menu xổ xuống.

Bước 2: Trong PPoint, kích chuột phải vào trang chiếu mà bạn muốn thêm dữ liệu Excel hoặc chuyển đến thẻ Home > Paste > Paste Special. Sau đó, bạn sẽ thấy 5 biểu tượng như hình dưới đây trong tùy chọn Paste Options. Bây giờ hãy cùng Gitiho tìm hiểu cụ thể 5 biểu tượng này tương ứng với những tính năng nào từ trái qua phải nhé.

Lưu ý: Các biểu tượng bạn sẽ thấy nếu bạn đang sao chép DATA từ Excel

Use Destination Styles - Tùy chọn đầu tiên

Sử dụng tùy chọn này nếu bạn muốn dữ liệu của mình sử dụng định dạng hoặc chủ đề (theme) của bản trình chiếu.

Keep Source Formatting- Tùy chọn thứ hai

Sử dụng tùy chọn này nếu bạn muốn dữ liệu của mình sử dụng định dạng của bảng tính Excel (không phải chủ đề PPoint của bạn). Vì bảng tính Excel (trong ví dụ này) chỉ có nền trắng đơn giản nên đây cũng là cách dữ liệu hiển thị trong PPoint. Nếu bạn thay đổi nền trong Excel thành màu vàng, thì bảng bên dưới cũng sẽ có nền màu vàng.

Embed - Tùy chọn thứ ba

Sử dụng tùy chọn Embed này nếu bạn muốn sao chép và chỉnh sửa dữ liệu của mình trong Excel sau này. Lưu ý rằng tùy chọn này cũng sẽ sử dụng định dạng của Excel, không phải PPoint, giống như tùy chọn thứ hai ở trên.

Picture - Tùy chọn thứ tư

Sử dụng tùy chọn này để dán dữ liệu Excel của bạn dưới dạng hình ảnh hoặc ảnh trong PPoint. Đây là lựa chọn tốt nhất nếu bạn không muốn người khác chỉnh sửa dữ liệu của mình.

Keep Text Only - Tùy chọn thứ năm

Sử dụng tùy chọn này nếu bạn chỉ muốn sao chép văn bản từ dữ liệu của mình (không có định dạng nào cả). Các giá trị ô sẽ được phân tách bằng dấu cách tab và mỗi hàng sẽ nằm trong một đoạn riêng biệt.

Phương pháp 2. Cách nhúng một biểu đồ Excel trong PowerPoint

Bước 1: Đánh dấu biểu đồ bạn muốn sao chép trong Excel. Sau đó nhấn CTRL + C trên bàn phím hoặc kích chuột phải vào biểu đồ rồi chọn Copy .

Bước 2: Trong PPoint, kích chuột phải vào trang chiếu mà bạn muốn thêm biểu đồ Excel hoặc chuyển đến thẻ Home > Paste > Paste Special. Sau đó, bạn sẽ thấy 5 biểu tượng như hình dưới đây trong tùy chọn Paste Options. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu cụ thể 5 biểu tượng này tương ứng với những tính năng nào từ trái qua phải nhé.

Use Destination Theme & Embed Workbook

Sử dụng tùy chọn này nếu bạn muốn biểu đồ của mình sử dụng chủ đề và định dạng tệp PPoint của bạn. Điều này cho phép biểu đồ của bạn kết hợp hài hòa với phần còn lại của các trang trình chiếu.

Keep Source Formatting & Embed Workbook

Sử dụng tùy chọn này nếu bạn muốn sử dụng định dạng tệp Excel của mình. Điều này có nghĩa là biểu đồ sẽ trông giống hệt nhau trong PPoint và Excel.

Use Destination Theme And Link Data

Sử dụng tùy chọn này để sử dụng định dạng tệp PPoint của bạn và giữ cho biểu đồ được liên kết với tệp Excel gốc.

Keep Source Formatting And Link Data

Sử dụng tùy chọn này để sử dụng định dạng tệp Excel của bạn và giữ biểu đồ được liên kết với tệp Excel gốc.

Picture

Sử dụng tùy chọn này để dán biểu đồ Excel của bạn dưới dạng hình ảnh. Bạn không thể chỉnh sửa biểu đồ nhưng có thể thay thế nó bằng một hình ảnh khác và áp dụng định dạng hình ảnh.

Như Gitiho đã giới thiệu trong hướng dẫn này, có khá nhiều cách để chia sẻ và trình chiếu tệp Excel của bạn trong PPoint. Chỉ cần nhớ sự khác biệt chính giữa liên kết và nhúng nội dung từ Excel sang PPoint. Bạn sẽ phải tự quyết định lựa chọn nào trong số những tùy chọn này được sử dụng tốt nhất trong tình huống cụ thể của mình. Chúc các bạn thành công!

CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM

Hướng dẫn cách chèn Action Button trong PowerPoint

Sử dụng bảng (Tablet) trong PowerPoint một cách chuyên nghiệp

Hướng dẫn cách sử dụng hiệu ứng động (animations) trong PowerPoint

Ngoài ra nếu muốn tìm hiểu kỹ hơn về PowerPoint thì Gitiho.com xin giới thiệu với các bạn khóa học PPG01 – Tuyệt đỉnh PowerPoint – Trực quan hóa mọi slide trong 9 bước với các bài học từ cơ bản tới nâng cao rất hay và bổ ích. 

Thời đại công nghệ 4.0 đang dần đi vào cuộc sống đòi hỏi mọi người phải tự trang bị kiến thức tin học cho phù hợp để có thể bắt kịp nhưng thay đổi nhanh chóng này. Chẳng ai khác ngoài bạn hiểu mình cần trang bị thêm kiến thức gì. Hãy tìm hiểu ngay TẠI ĐÂY những khóa học hấp dẫn, có tính thực tế cao của Gitiho và đăng ký nhận tư vấn ngay hôm nay.