Hướng dẫn cách quản lý Ngân sách trong Excel: Cách quản lý tài chính cá nhân

“Tiền là một công cụ. Nếu sử dụng đúng cách, nó sẽ tạo nên những thứ đẹp đẽ – sử dụng sai cách, nó sẽ trở thành thảm họa!” – Bradley Vinson

Muốn sử dụng tiền đúng cách thì ta cần phải luyện tập. Trong bài hướng dẫn này, chúng ta sẽ học cách sử dụng Excel để quản lý tài chính cá nhân. Chúng ta sẽ học những nội dung sau:

• Vì sao cần quản lý ngân sách?
• Những thành phần chính của một hệ thống tài chính cá nhân
• Sử dụng Excel để đặt ngân sách cá nhân, ghi chép thu chi
• Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ

Vì sao cần quản lý ngân sách?

Hãy đối mặt với sự thực rằng thế giới chúng ta đang sống được vận hành bởi tiền. Ta đến trường để có một công việc tốt, tham gia vào công việc kinh doanh và những hoạt động khác với mục tiêu chính là để tạo ra tiền. Nếu chúng ta không quản lý tài chính cá nhân đúng cách, mọi nỗ lực của ta sẽ trở nên vô giá trị.

Hầu hết mọi người tiêu dùng nhiều hơn tiền họ kiếm được. Để quản lý tài chính tốt, một người cần tập thói quen tiêu dùng ít hơn thu nhập và đầu tư phần dư vào các thương vụ kinh doanh để nhân tiền vốn lên nhiều lần.

Các thành phần chính của hệ thống tài chính cá nhân

Đây là một hệ thống tài chính cá nhân cơ bản mà chúng ta sẽ xem xét đến các thành phần sau:

1. Thu nhập mong muốn – đây là số tiền bạn mong muốn kiếm được vào thời gian này và trong tương lai.
2. Ngân sách – đây là danh sách các vật dụng mà bạn muốn mua, số lượng và giá cả tương ứn
3. Thu nhập thực tế – đây là thu nhập thực tế mà bạn kiếm được qua thời gian
4. Chi tiêu thực tế – đây là số tiền bạn mua các vật dụng trong thực tế

Sự chênh lệch giữa thu nhập mong muốn với thu nhập thực tế cho chúng ta chỉ số hiệu suất về mức độ chính xác của các ước tính hoặc mức độ làm việc chăm chỉ của ta ra sao.

Sự chênh lệch giữa ngân sách và chi tiêu thực tế cho thấy chỉ số hiệu suất về mức độ kỷ luật khi chúng ta tuân thủ ngân sách.

Bởi vì tiết kiệm là một phần của mục tiêu đạt được một hệ thống tài chính cá nhân, thu nhập thực tế với chi tiêu thực tế trên một tháng sẽ cho chúng ta biết được ta tiết kiệm được bao nhiêu qua một năm.

Sử dụng Excel để đặt ra ngân sách và ghi chép thu nhập và chi tiêu

Chúng ta đã vừa học về các thành phần chính của một hệ thống tài chính cá nhân, và bây giờ ta sẽ sử dụng những gì chúng ta đã học từ trước đến giờ để bổ sung vào những điều trên. Ta sẽ tạo hai trang tính cho bài hướng dẫn này, một cho thu nhập và một cho ngân sách.

Khi bạn làm xong theo hướng dẫn, trang tính của bạn sẽ như sau:

Mở Excel và tạo một trang tính mới.

Trang thu nhập

• Đổi tên Sheet1 thành thu nhập
• Nhập dữ liệu cho dưới đây
• Thu nhập mong muốn hàng tháng

STT	Mô tả	Lượng ($)
1	Lương	600.00
2	Công việc làm thêm	250.00
3	Khác	180.00
Tổng
Thu nhập mong muốn hàng năm

Thu nhập thực tế

STT	Mô tả	Lượng ($)
1	Lương	600.00
2	Công việc làm thêm	200.00
3	Khác	150.00
Tổng
Thu nhập hàng năm thực tế

Các công thức cho trang Thu nhập

Bây giờ chúng ta cần:

1. Tính thu nhập hàng tháng cho cả thu nhập mong muốn và thực tế.
2. Tính thu nhập hàng năm mong muốn và thực tế dựa trên tổng hàng tháng.
3. Tìm khoảng chênh lệch giữa thu nhập hàng năm mong muốn và thực tế.
4. Hiển thị các cách sử dụng hàm logic.
5. Sử dụng định dạng có điều kiện để nhấn mạnh việc chúng ta quản lý tài chính tốt ra sao.

Bài tập luyện tập 1

1. Tìm tổng của tất cả các nguồn thu nhập hàng tháng. Sử dụng hàm SUM. Làm với cả thu nhập hàng tháng mong muốn và thực tế.
2. Tìm thu nhập hàng năm mong muốn và thực tế bằng cách nhân câu trả lời trong câu hỏi 1 với 12.
3. Tìm chênh lệch thu nhập bằng cách trừ thu nhập hàng năm thực tế cho thu nhập hàng năm mong muốn.
4. Thêm một hàng bình luận ở dưới bảng. Sử dụng hàm IF để hiển thị “Bạn cần làm việc chăm chỉ hơn để đạt mục tiêu thu nhập của mình” nếu chênh lệch nhỏ hơn 0, ngược lại thì hiển thị “Bạn đã làm việc thông minh và chăm chỉ”.
5. Sử dụng định dạng có điều kiện để thay đổi màu chữ sang đỏ nếu chênh lệch nhỏ hơn 0, ngược lại thay đổi màu chữ sang màu xanh.

Nếu bạn không biết cách làm, đọc bài về các hàm và công thức, và Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ trong Excel.

Trang Tiêu dùng

Thêm một trang tính mới và đổi tên nó thành trang Tiêu dùng. Nhập dữ liệu như dưới đây:

Ngân sách

STT	Vật dụng	SL	Giá	Tổng
1	Rentals	12	210.00
2	Bills	12	100.00
3	Groceries	12	230.00
4	School	2	500.00
5	Miscellaneous	6	133.00
Tổng:
Tiết kiệm mong muốn hàng năm

Thu nhập thực tế

STT	Mô tả	SL	Giá	Tổng
1	Tiền nhà	12	210.00
2	Hóa đơn	12	145.00
3	Hàng tạp hóa	12	240.00
4	Học phí	2	500.00
5	Khác	6	233.00
	Tổng:
Tiết kiệm hàng năm thực tế:

Các công thức cho trang Tiêu dùng

Ta cần:

1. Tính tổng thành tiền
2. Tính tổng cộng dựa vào tổng thành tiền
3. Tính tiết kiệm mong muốn hàng năm. Tiết kiệm mong muốn hàng năm là sự chênh lệch giữa thu nhập mong muốn hàng năm với tổng ngân sách. Làm tương tự với thu nhập thực tế và tiêu dùng thực tế.
4. Tính chênh lệch tiết kiệm hàng tháng.
5. Thêm một dòng bình luận dưới bảng. Sử dụng hàm IF để hiển thị “Bạn cần giảm chi tiêu” nếu chênh lệch nhỏ hơn 0, ngược lại hiển thị “Bạn đã tuân thủ ngân sách rất tốt”.
6. Sử dụng định dạng có điều kiện để đổi màu chữ sang màu đỏ nếu chênh lệch nhỏ hơn 0, ngược lại đổi màu chữ sang xanh.

Bài tập luyện tập 2

Viết các công thức bổ sung vào tình huống trên

Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ

Biểu đồ là một cách rất tốt để trực quan hóa dữ liệu. Chúng ta sẽ thêm một biểu đồ tròn vào trang thu nhập cho thu nhập mong muốn hàng tháng. Ảnh dưới đây cho thấy dữ liệu của ta

Như đánh dấu trong ảnh trên, biểu đồ của chúng ta chỉ thể hiện dữ liệu cho:

1. Cột vật dụng
2. Cột thành tiền

Bôi đen các vật dụng 1 đến 5 trong cột Vật dụng

Giữ phím Ctrl trên bàn phím và bôi đen tổng từ 1 đến 5 trong cột Tổng

Phần chọn của bạn nên giống như hình dưới đây:

Chọn tab INSERT từ menu chính

• Sử dụng thanh biểu đồ, chọn biểu đồ tròn thả xuống và chọn một biểu đồ tròn theo ý thích.
• Biểu đồ tròn của bạn nên giống với biểu đồ được cho dưới đây

Bài tập luyện tập 3

Tạo các biểu đồ cho tiêu dùng thực tế, thu nhập mong muốn và thu nhập thực tế

Tóm tắt

Trong hướng dẫn này, ta đã học và áp dụng các kiến thức có được ở những bài trước. Chúng ta cũng có thể trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ.