Hướng dẫn cách thêm các tiện ích vào biểu đồ Microsoft Excel (phần 2)

Nội dung chính

1 Cách thêm nhãn dữ liệu từ các cột khác nhau trong biểu đồ Excel
2 Cách thêm đường dự báo có dấu chấm (Dotted Forecast Line) trong biểu đồ đường trong Excel
3 Cách thêm đường gióng thằng (Drop Lines) trong biểu đồ dòng Excel
4 Cách thêm điểm chuẩn / mục tiêu / đường cơ sở ngang trong biểu đồ Excel
5 Cách thêm hình ảnh làm nền vào biểu đồ trong Excel
6 Cách thêm nhãn trong biểu đồ bong bóng (Bubble Chart) trong Excel

Cách thêm nhãn dữ liệu từ các cột khác nhau trong biểu đồ Excel

Nhìn chung, khi bạn thêm nhãn dữ liệu trong biểu đồ, nó sẽ tự động nhận các nhãn dữ liệu từ nguồn dữ liệu của biểu đồ đang hoạt động. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nhất là khi bạn cần thêm nhãn dữ liệu từ một cột khác thì phải làm thế nào? Đây là hướng dẫn dành cho bạn:

1. Nhấp chuột phải vào chuỗi dữ liệu trong biểu đồ và chọn Add Data Labels > Add Data Labels.

Add Data Labels">

2. Nhấp vào bất kỳ nhãn dữ liệu nào để chọn tất cả các nhãn dữ liệu, sau đó nhấp vào nhãn dữ liệu được chỉ định để chỉ chọn nó trong biểu đồ.

3. Đi tới thanh công thức, gõ =, chọn ô tương ứng trong cột khác và nhấn Enter.

4. Lặp lại 2 - 3 bước trên để thêm nhãn dữ liệu từ cột khác nhau cho các điểm dữ liệu khác.

Thêm hàng loạt tất cả các nhãn dữ liệu từ các cột khác nhau trong biểu đồ Excel

Phương pháp này sẽ là giải pháp để thêm tất cả các nhãn dữ liệu từ một cột khác trong biểu đồ Excel cùng một lúc. Các bước như sau:

1. Nhấp chuột phải vào chuỗi dữ liệu trong biểu đồ và chọn Add Data Labels > Add Data Labels.

Add Data Labels">

2. Nhấp chuột phải vào chuỗi dữ liệu và chọn Format Data Labels.

3. Trong ngăn Format Data Labels, dưới tab Label Options, hãy kiểm tra tùy chọn Value From Cells, chọn cột được chỉ định trong hộp thoại hiện ra và nhấp vào nút OK.

Bây giờ các giá trị ô sẽ được thêm hàng loạt với nhãn dữ liệu gốc.

4. Tiếp tục bỏ chọn tùy chọn Y Value (trong tab Label Options) trong ngăn Format Data Labels.

Cách thêm đường dự báo có dấu chấm (Dotted Forecast Line) trong biểu đồ đường trong Excel

Giả sử bạn có một biểu đồ đường để hiển thị số lượng bán hàng trong nửa năm đầu tiên như ví dụ dưới đây, và bạn cần dự báo doanh số bán hàng trong nửa năm cuối đồng thời thêm các giá trị dự báo dưới dạng một đường chấm trong biểu đồ, bạn sẽ cần làm theo các bước như sau:

1. Bên cạnh dữ liệu nguồn, hãy thêm cột Forecast và liệt kê số tiền bán hàng dự báo như sau:

Lưu ý: Hãy nhớ thêm cả số tiền bán hàng của tháng 6 trong cột Dự báo (Forecast).

2. Bấm chuột phải vào biểu đồ đường và bấm Select Data.

3. Trong hộp thoại Select Data Source, hãy nhấp vào nút Add trong phần Legend Entries (Series).

4. Hộp thoại Edit Series sẽ xuất hiện. Bạn sẽ cần (1) nhập Dự báo trong hộp Tên chuỗi, (2) chỉ định cột Dự báo không bao gồm tiêu đề cột làm giá trị Chuỗi, sau đó (3) nhấp vào nút OK liên tiếp để đóng hai hộp thoại.

5. Bây giờ dòng dự báo sẽ được thêm vào biểu đồ đường. Bấm chuột phải vào dòng dự báo và bấm Format Data Series.

6. Trong ngăn Format Data Series, bạn hãy (1) nhấp vào biểu tượng Fill & Line, (2) mở rộng phần Line; và (3) Chọn Dấu chấm tròn.

Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010 hoặc các phiên bản cũ hơn, nó sẽ mở hộp thoại Format Data Series và trong hộp thoại này, bạn hãy nhấp vào Line Style ở thanh bên trái, chọn Dấu chấm tròn, sau đó đóng hộp thoại.

Kết quả của thao tác đây:

Cách thêm đường gióng thằng (Drop Lines) trong biểu đồ dòng Excel

Theo mặc định, các đường lưới ngang được thêm tự động để giúp chúng ta đọc các giá trị trong biểu đồ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thêm thủ công các dòng gióng thẳng xuống (drop lines) để kết nối các điểm dữ liệu với giá trị của chúng trên trục hoành trong biểu đồ. Các bước thực hiện như sau:

Ví dụ: bạn đã tạo biểu đồ đường trong Excel như sau:

Bấm vào biểu đồ để kích hoạt Chart Tools, sau đó bấm Design > Add Chart Element > Lines > Drop Lines.

Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Excel 2010 hoặc các phiên bản cũ hơn, bạn chỉ cần bấm vào biểu đồ để kích hoạt Chart Tools, sau đó Layout > Lines > Drop Lines..

Bây giờ, bạn sẽ thấy các drop lines được thêm vào để kết nối tất cả các điểm dữ liệu với giá trị của chúng trên trục hoành trong biểu đồ.

Cách thêm điểm chuẩn / mục tiêu / đường cơ sở ngang trong biểu đồ Excel

Giả sử bạn có một biểu đồ cột để hiển thị số tiền bán hàng của bốn nhóm trong Excel và bây giờ, bạn muốn thêm một đường kiểm chuẩn (Benchmark) nằm ngang trong biểu đồ, bạn có thể xử lý như thế nào?

1. Bên cạnh dữ liệu nguồn, hãy thêm cột Điểm chuẩn và điền các giá trị điểm chuẩn của bạn vào.

2. Bấm chuột phải vào biểu đồ hiện có và bấm Select Data từ menu.

3. Trong hộp thoại Select Data Source, hãy nhấp vào nút Add trong phần Legend Entries (Series).

4. Trong hộp thoại Edit Series bật lên, bạn hãy (1) nhập dòng Điểm chuẩn vào hộp Tên Dòng, (2) chỉ định cột dòng Điểm chuẩn không bao gồm tiêu đề cột là giá trị Dòng và (3) nhấp vào nút OK liên tiếp để đóng cả hai hộp thoại.

5. Bây giờ chuỗi đường chuẩn được thêm vào biểu đồ. Bấm chuột phải vào chuỗi đường chuẩn và chọn Change Series Chart Type từ trình đơn ngữ cảnh.

6. Trong hộp thoại Change Chart Type, hãy chỉ định loại biểu đồ của chuỗi dữ liệu mới là Scatter with Straight Line, bỏ chọn tùy chọn Secondary Axis và nhấp vào nút OK.

Bây giờ bạn sẽ thấy đường chuẩn đã được thêm vào biểu đồ cột rồi. Hãy tiếp tục để trang trí biểu đồ.

7. Nhấp chuột phải vào trục hoành của biểu đồ và chọn Format Axis.

8. Trong ngăn Format Axis, bạn hãy chọn On tick marks trong phần Axis position trên tab Axis Options.

Voila, xong rồi nà:

Cách thêm hình ảnh làm nền vào biểu đồ trong Excel

Biểu đồ giúp bạn phân tích dữ liệu trong trang tính của mình, tuy nhiên, nhìn biểu đồ mặc định có phải trông hơi đơn điệu và nhàm chán không? Nếu bạn muốn làm cho biểu đồ trông “xinh xắn” hơn , bạn có thể thêm hình nền hoặc hình ảnh vào biểu đồ của mình. Các bước để trang trí bản đồ sẽ là:

1. Chọn biểu đồ bạn muốn thêm màu nền, sau đó nhấp chuột phải vào khu vực biểu đồ và chọn Format Chart Area.

2. Trong hộp thoại Format Chart Area, hãy kiểm tra tùy chọn Solid Fill ở phần bên phải, và chọn một màu nền bạn thích từ danh sách Màu thả xuống, sau đó điều chỉnh độ trong suốt của nền khi bạn cần.

3. Sau đó đóng hộp thoại và biểu đồ của bạn đã được thêm màu nền.

4. Như bạn có thể thấy khu vực ô của biểu đồ không được thêm màu nền, bạn chỉ cần nhấp vào khu vực ô biểu đồ và nhấp chuột phải để chọn Format Plot Area.

5. Trong hộp thoại Format Plot Area, chọn Không tô trong tùy chọn Tô, sau đó đóng hộp thoại và toàn bộ biểu đồ đã được tô bằng màu nền.

Thêm hình ảnh làm nền vào biểu đồ trong Excel

Nếu bạn muốn thêm hình ảnh hoặc logo của công ty mình làm nền cho biểu đồ thì đây:

1. Chọn biểu đồ của bạn và nhấp chuột phải, sau đó chọn Format Chart Area.

2. Sau đó, trong hộp thoại hiện ra:

(1.) Kiểm tra hình ảnh và tỉ lệ ảnh được chèn trong tùy chọn Fill.

(2.) Sau đó nhấp vào File hoặc Clipboard/Clip Art trong phần Insert để chọn ảnh hoặc clip nghệ thuật mà bạn muốn chèn vào biểu đồ.

(3.) Cuối cùng, bạn có thể thay đổi độ trong suốt theo ý muốn.

3. Sau khi hoàn tất cài đặt, đóng hộp thoại này và hình ảnh đã được chèn vào biểu đồ làm nền.

4. Tương tự như vậy, hình nền không được bao phủ hết diện tích của biểu đồ, bạn có thể thực hiện thao tác tương tự như bước 4 - bước 5 ở trên của phương pháp 1 để thêm hình ảnh vào toàn bộ biểu đồ.

Mẹo: Để xóa hình nền hoặc màu của biểu đồ, bạn chỉ cần chọn biểu đồ và nhấp chuột phải để chọn Format Chart Area, sau đó chọn tùy chọn Automatic bên dưới Fill, và nền bạn đã thêm vào biểu đồ sẽ bị xóa ngay lập tức.

Cách thêm nhãn trong biểu đồ bong bóng (Bubble Chart) trong Excel

Biểu đồ bong bóng (Bubble Chart) là dạng biểu đồ giống như ví dụ dưới đây. Và chắc hẳn sẽ có đôi lúc bạn gặp đôi chút khó khăn để phân biệt chúng trong Excel. Cách đơn giản để xử lí là thêm nhãn tên cho từng bong bóng, mọi thứ sẽ dễ dàng hơn.