Hướng dẫn cách thêm và xóa ngắt trang (page break) trong Microsoft Word

Ngắt trang (page break) là một tính năng khá hữu ích trong Word, bạn có thể ngắt trang hiện tại để xuống trang mới một cách nhanh chóng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn hai cách thêm và xóa dấu ngắt trang trong Word.

Ngắt trang (page break) là một chức năng giúp bạn có thể xuống dòng trang mới trong Microsoft Word mà không cần phải viết hết một trang. Định dạng này có tác dụng giúp bạn sắp xếp văn bản trôi chảy. Khi bạn muốn in tài liệu, máy in sử dụng dấu ngắt trang để biết trang đầu tiên đã kết thúc và trang thứ hai bắt đầu ở đâu.

Tóm lại, ngắt trang kiểm soát bố cục tài liệu và cho phép bạn đặt nội dung của mình trên đúng trang. Ví dụ, bạn có thể sử dụng ngắt trang để thêm một bảng hoặc một hình ảnh trên một trang mới thay vì chèn vào trang trước đó.

Bây giờ chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách thêm và xóa dấu ngắt trang trong Word.

Cách thêm ngắt trang (page break) trong Word

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn hai kiểu ngắt trang. Bên cạnh đó, hãy xem thêm khóa học Tuyệt đỉnh Microsoft Word - Chuyên gia soạn thảo văn bản để trình bày văn bản, xử lý và chỉnh sửa văn bản theo đúng định dạng, formats, đẹp mắt

Tính năng ngắt trang tự động được Word thêm vào khi bạn chuyển từ trang này sang trang tiếp theo. Tính năng ngắt trang thủ công có thể thêm được vào bất kỳ nơi nào trong document để ngắt trang tài liệu và chuyển sang trang tiếp theo.

Bạn không thể xóa ngắt trang tự động, nhưng được phép điều chỉnh vị trí ngắt trang. Bạn có quyền kiểm soát vị trí của các ngắt trang thủ công bởi vì bạn đang tự thêm chúng vào. Khi bắt đầu sử dụng ngắt trang, bạn sẽ thấy rằng tính năng ẩn này giúp bạn định dạng tài liệu dễ dàng hơn.

Để thêm ngắt trang theo cách thủ công trong word, bạn cần làm theo các bước sau:

1. Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn kết thúc một trang và bắt đầu trang tiếp theo.
2. Đi tới Ribbon > Insert > Page Break (trong nhóm Pages).

Bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + Enter để chèn ngắt trang bằng phím tắt. Ngoài ra bạn còn có thể click vào Home > Paragraph Group > Show/Hide để hiển thị dấu ngắt trang ẩn trong tài liệu của bạn.

Cách xóa ngắt trang (page break) trong Word

Bạn có thể chèn dấu ngắt trang thủ công vào bất kỳ đâu trong tài liệu Word và buộc văn bản bắt đầu ở đầu trang tiếp theo. Nhưng nếu không dùng đến dấu ngắt trang nữa, làm cách nào để xóa chúng? Dưới đây là ba cách xóa ngắt trang trong Word vô cùng đơn giản và nhanh chóng.

Phương pháp 1: Loại bỏ ngắt trang bằng tính năng Delete

1. Mở tài liệu Word của bạn.
2. Nhấp vào Home > Click the Show/Hide để hiển thị tất cả các dấu ẩn không thể in được như ngắt trang, khoảng trắng và dấu cách không ngắt trong tài liệu.
3. Nhấp đúp để chọn ngắt trang và nhấp vào Delete để xóa.
4. Tiếp theo bạn có thể nhấp lại vào nút Show/Hide để ẩn các dấu định dạng khác trong tài liệu.

Ngoài ra, thay vì nhấp đúp, bạn cũng có thể đặt con trỏ ngay trước điểm đánh dấu ngắt trang và nhấp vào Delete. Để hoàn tác trang bị xóa, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z để hoàn tác việc xóa hoặc thêm lại như tôi đã hướng dẫn ở trên.

Phương pháp 2: Sử dụng chức năng Find And Replace để xóa ngắt trang

1. Bạn cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở hộp Find and Replace.
2. Chọn tab Replace. Nhấp vào hộp văn bản Find what, sau đó nhấp vào nút More để mở tất cả các tùy chọn khác.
3. Tiếp theo, bạn cần nhấp vào Special và chọn Manual Page Break trên menu đó.
4. Cuối cùng, để trống hộp Replace và nhấp vào Replace All để loại bỏ mọi dấu ngắt trang trong tài liệu trong một lần với khoảng trống.

Lưu ý: 

• Bạn không thể xóa ngắt trang thủ công khi bật Track Changes. Để tắt Track Changes, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
  • Chuyển đến tab Review trong thanh công cụ.
  • Nhấp vào Track Changes > Track Changes trong nhóm Tracking.
  • Từ menu thả xuống, bạn cần chọn Track Changes để tắt theo dõi.
  • Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + E để tắt Track Changes.
• Bạn không thể xóa ngắt trang tự động nhưng bạn có thể kiểm soát vị trí của chúng bằng các tùy chọn Pagination trong Word.  Pagination cho phép bạn thay đổi cài đặt về cách Word xử lý các đoạn văn trên các ngắt trang và quản lý khoảng cách giữa các đoạn văn.
  • Bạn có thể tìm tùy chọn Pagination bằng cách đi tới Ribbon > Home > Paragraph > Paragraph Settings (nhấp vào mũi tên nhỏ) > tab Line and Page Breaks.
  • 
    
  • Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ nơi nào trên trang và chọn Paragraph từ menu.
  • Chọn các đoạn bạn muốn áp dụng cài đặt. Sau đó, đánh dấu chọn vào một hoặc tất cả các tùy chọn trong cài đặt Line and Page Breaks.

Các tùy chọn trong cài đặt Line and Page Breaks

• Widow/Orphan: "Widow" dùng để chỉ dòng cuối cùng của đoạn văn ở đầu trang. "Orphan" là dòng đầu tiên ở cuối trang. Đặt dấu kiểm trên tùy chọn này và Word sẽ đặt ít nhất hai dòng của đoạn văn ở đầu hoặc cuối trang.
• Keep with next: Tùy chọn này ngăn chặn ngắt giữa các đoạn mà bạn muốn đặt cùng nhau. Ví dụ: bạn có thể giữ một tiêu đề và khối văn bản bên dưới cùng nhau thay vì đặt tiêu đề trên một trang và văn bản trên trang khác.
• Keep lines together: Tùy chọn này ngăn chặn việc ngắt trang ở giữa các đoạn văn và liên kết các dòng với nhau.
• Page break before: Tùy chọn này thêm dấu ngắt trang trước một đoạn cụ thể và cho phép bạn hiển thị nó trên một trang mới.

Nếu không muốn sử dụng dấu ngắt trang tại dòng bạn muốn, bạn có thể sử dụng phím Enter để chuyển nội dung xuống hoặc phím Backspace để di chuyển nội dung lên và tinh chỉnh bố cục.

Tuy nhiên, bạn sẽ phải thêm hoặc xóa nhiều nội dung hơn vì các dòng mới làm thay đổi vị trí ban đầu của mọi thứ. Bạn phải điều chỉnh lại mọi thứ một lần nữa (điều này sẽ lặp lại). Vì thế, sử dụng dấu ngắt trang sẽ giúp bố cục của bạn liền mạch hơn, ít xảy ra lỗi khi in, thay đổi định dạng và sao chép.

Lưu ý rằng gắt trang không phải là quy tắc duy nhất bạn cần tuân theo khi soạn tài liệu trên Word. Bạn có thể sử dụng Ngắt cột (column breaks), Ngắt mục (section breaks) và Text wrapping để sắp xếp nội dung trong Word.

Bạn có thể tìm thấy các tùy chọn này bằng cách nhấp vào Layouts > Breaks trên thanh công cụ. Việc sử dụng các công cụ này có thể gây phiền toái khi bạn không hiểu cách chúng hoạt động. Bạn có thể tìm hiểu cách ngắt trang hoạt động bằng nút Show/Hide và tiếp tục loại bỏ lỗi ngắt trang.

Nhưng bạn nên tập thói quen sử dụng chúng ngay lập tức để không gặp khó khăn khi tạo các báo cáo và tài liệu chuyên nghiệp trong Word. Hy vọng hướng dẫn này hữu ích với bạn. Bên cạnh đó, hãy tham gia Gitiho ngay hôm nay nhé, chúng tôi còn nhiều mẹo tin học văn phòng thú vị khác chờ bạn khám phá.