Hướng dẫn cách tối ưu file Excel nhanh hơn hiệu quả hơn

Công việc cuối cùng cần làm sau khi hoàn thành báo cáo đó chính là phải nghĩ cách để tối ưu báo cáo, tối ưu file Excel của bạn. Có thể đây là lần đầu bạn biết tới khái niệm “Tối ưu”. Mục đích của tối ưu là để:

Excel hoạt động nhanh hơn, nhẹ hơn
Kiểm soát file tốt hơn, tránh các lỗi. Nếu gặp lỗi có thể sửa dễ hơn.
Các báo cáo vẫn hoạt động đúng mà không cần sửa lại hay thực hiện lại.
Dễ dàng phát triển file Excel có thêm nhiều tính năng mới tốt hơn: tự động hóa với VBA, kết nối với Power BI...

Việc này rất cần thiết bởi File của bạn có thể có rất nhiều dữ liệu, rất nhiều hàm và sử dụng nhiều mẫu báo cáo khác nhau. Để giúp file hoạt động tốt, bạn cần kiểm soát được mọi hoạt động được diễn ra trong file. Cách tốt nhất để làm điều đó là khi phát sinh bất cứ nội dung nào, bạn hãy tối ưu nội dung đó.

Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu một số kỹ thuật tối ưu file Excel nhé:

Nội dung chính

1 Tiết kiệm tài nguyên của Excel
2 Viết hàm rõ ràng, dễ đọc
3 Đặt tên các vùng trong bảng dữ liệu rộng hơn
4 Sử dụng VBA

Tiết kiệm tài nguyên của Excel

Khi sử dụng Excel, bạn sẽ thấy việc sử dụng khá dễ dàng: thêm Sheet thoải mái, trình bày và định dạng các ô, vùng ô, hàng, cột... trong Sheet cũng hoàn toàn tùy ý, không có tiêu chuẩn hay quy tắc nào. Đây là 1 ưu điểm giúp Excel được nhiều người lựa chọn để sử dụng, đồng thời đó cũng là nhược điểm khi file của bạn ngày càng trở nên khó kiểm soát. Một nguyên tắc cần nhớ là bạn cần phải tiết kiệm tài nguyên của Excel. Bởi tài nguyên này không phải là vô hạn. Càng dùng nhiều, Excel càng trở nên nặng nề và chậm hơn, đặc biệt là khi bạn làm nhiều báo cáo trên Excel. Vậy để tiết kiệm tài nguyên thì chúng ta làm như thế nào? Câu trả lời là:

Xác định phạm vi (vùng) được sử dụng. Báo cáo thường có 1 giới hạn nhất định.
Kiểm soát các thao tác định dạng được sử dụng (chỉ nên định dạng trong phạm vi bảng báo cáo, không định dạng thừa). Ví dụ: khi sử dụng định dạng Cell Style, bạn nên chọn đúng vùng ô cần định dạng chứ không chọn cả 1 dòng hoặc cả 1 cột.
Kiểm soát các thiết lập Data Validation, Conditional formatting được sử dụng. Chỉ nên dùng thiết lập này với số lượng ô càng ít càng tốt.
Kiểm soát phạm vi cần in

Tham khảo: Cách trình bày bảng tính Excel đẹp và chuyên nghiệp

Viết hàm rõ ràng, dễ đọc

Kỹ thuật viết hàm đã được hướng dẫn kỹ trong chương 5 nhưng không phải ai cũng có những thói quen này. Xu hướng của chúng ta là cố gắng làm được kết quả mà không quan tâm nhiều tới việc chúng ta đã làm như thế nào. Điều đó khiến cho trong tương lai, nếu gặp 1 việc tương tự, chúng ta lại phải làm lại từ đầu, đặc biệt là việc viết và dịch hàm.

Hãy viết hàm rõ ràng, dễ đọc để bạn có thể dễ dàng xem lại những việc đã làm, hiểu được nhanh hơn ý nghĩa của các hàm, giúp bạn có thể có 1 cột mốc làm tham chiếu, từ đó phát triển tiếp cho những việc tương tự.

Đặt tên các vùng trong bảng dữ liệu rộng hơn

Việc sử dụng Name Range để đặt tên cho vùng dữ liệu đã được nhắc tới trong chương 5. Thông thường chúng ta hay đặt tên trên phạm vi dữ liệu đã có sẵn. Ví dụ bảng dữ liệu đang tới dòng 521 thì bạn sẽ chọn từ dòng bắt đầu của bảng tới dòng 521 rồi đặt tên cho vùng này. Tuy nhiên việc này khiến cho vùng tên của bạn chỉ giới hạn tới dòng 521. Những nội dung phát sinh thêm (có thể không phát sinh ngay ở hiện tại mà trong tương lai) sẽ không được tự động đưa vào vùng tên này. Khi đó các công thức tính (trong báo cáo tổng hợp) hay Advanced Filter (trong báo cáo chi tiết) sẽ không áp dụng cho những dữ liệu mới được thêm vào. Điều đó khiến báo cáo bị sai.

Hãy đặt tên vượt quá phạm vi dữ liệu đang có, tuy nhiên cần có 1 giới hạn nhất định. Việc này sẽ giúp bạn không cần làm lại báo cáo mà vẫn có kết quả đúng.

Khi đã sử dụng tên, hãy cố gắng quản lý tốt các Name đã có. Bởi sử dụng tên tuy mang lại hiệu quả khi quản lý dữ liệu và viết hàm, nhưng lại khiến bạn phải thêm 1 việc là quản lý các tên đã sử dụng. Hãy cố gắng đơn giản hóa nó bằng cách đặt tên dễ nhớ, dễ viết và các tên có phạm vi xác định rõ ràng.

Tham khảo: Cách sử dụng hàm OFFSET để đặt tên co dãn tự động trong Excel

Sử dụng VBA

VBA giúp bạn tự động các thao tác lặp đi lặp lại, in ấn hàng loạt, tạo quy trình quản lý dữ liệu… tất cả những việc này đều rất cần thiết nhằm giúp bạn có 1 file Excel chắc chắn trong việc thu thập dữ liệu, nhanh chóng tạo ra được báo cáo và các báo cáo hoàn toàn tự động. Việc học VBA cũng giúp bạn phát triển tư duy lập trình để có thể giao tiếp với máy tính hiệu quả hơn. Tất cả những gì bạn cần chỉ là tham gia khóa học VBAG01 của Gitiho. Khi đã làm chủ được kỹ năng báo cáo trong Excel và có thêm sự hỗ trợ từ VBA, bạn sẽ thấy mình như trở thành 1 chuyên gia báo cáo vậy. Hãy tham gia ngay để sớm đạt được điều đó, bạn nhé!