Hướng dẫn cách xác thực dữ liệu Excel, Bộ lọc, Nhóm

G-LEARNING
G-LEARNING
Mar 18 2020

Xác nhận dữ liệu

Xác thực dữ liệu rất quan trọng, nó sẽ giúp chúng ta tránh được những sai lầm . Giả sử bạn đang ghi điểm thi của sinh viên và điểm tối thiểu là 0 và tối đa là 100. Bạn có thể tận dụng các tính năng xác thực để đảm bảo chỉ nhập các giá trị từ 0 đến 100.

Thêm một trang tính mới trong sổ làm việc của bạn bằng cách nhấp vào nút dấu cộng ở dưới cùng của bảng tính.

Thêm cột S / N, Tên và Điểm. Bạn sẽ có 1 bảng như sau:

S/NNameScore
1Jane
2James
3Jones
4Jonathan
5john
  • Nhấp bảng dữ liệu
  • Chọn các ô từ C2 đến C6 (Các ô sẽ được sử dụng để nhập điểm).
Bắt đầu với Microsoft Excel
  • Nhấp vào phần Data validation như hình bên dưới
  • Chọn Data validation.
Bắt đầu với Microsoft Excel
  • Bạn sẽ nhận được cửa sổ đối thoại như sau:
Bắt đầu với Microsoft Excel
  • Nhấp vào tab Error Alert tab
  • Nhập tiêu đề và nội dung cảnh báo như hình bên dưới.
Bắt đầu với Microsoft Excel
  • Bấm vào nút OK
  • Hãy thử nhập số điểm lớn hơn 100. Bạn sẽ nhận được thông báo lỗi như hình sau
Bắt đầu với Microsoft Excel

Bộ lọc dữ liệu

Bộ lọc dữ liệu cho phép chúng ta có được dữ liệu phù hợp với tiêu chí mong muốn của chúng ta. Giả sử chúng ta muốn hiển thị kết quả của tất cả các sinh viên có tên bắt đầu bằng “ja” hay nhận được điểm nhỏ hơn, lớn hơn hoặc bằng một giá trị nhất định, chúng ta có thể sử dụng các bộ lọc để có được các dữ liệu đó.

Chọn cột Tên và Điểm như hình dưới đây:

Bắt đầu với Microsoft Excel


  • Nhấp vào tab DATA trên thanh công cụ
  • Chọn phần Filter như hình bên dưới
Bắt đầu với Microsoft Excel
  • Nhấp vào Name Filter
  • Chọn text filters
  • Chọn begins with
  • Bạn sẽ nhận được cửa sổ sau.
Bắt đầu với Microsoft Excel
  • Nhập “ja” và nhấn vào nút “OK”
  • Kết quả sẽ chỉ có Jane và James.
Bắt đầu với Microsoft Excel

Nhóm các dữ liệu

Các nhóm cho phép chúng ta xem một cách dễ dàng và ẩn các chi tiết không cần thiết từ cột hoặc hàng. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể sử dụng các nhóm để phân tích dữ liệu thuộc về một danh mục chung. Lấy điểm sinh viên ở trên làm ví dụ

Bắt đầu với Microsoft Excel
  • Nhấp chuột phải vào ô điểm số và chọn chèn cột. Đặt tên cho tên cột là giới tính.
  • Đổi tên James thành Juanita. Đặt giới tính nữ cho Jane và Juanita. Đặt giới tính nam cho các học sinh còn lại. Bạn có được bảng như hình.
Bắt đầu với Microsoft Excel

Bây giờ sẽ nhóm các ô giới tính nữ lại với nhau và hiển thị điểm trung bình của chúng. Làm tương tự cho các ô giới tính nam.

  • Nhấp vào tab DATA trên thanh công cụ
  • Chọn tất cả các cột và hàng có dữ liệu
  • Nhấp vào Group như trong hình dưới đây.
Bắt đầu với Microsoft Excel

Cửa sồ sẽ hiện ra như trong hình

Bắt đầu với Microsoft Excel
  • Đảm bảo các ô dữ liệu tùy chọn ở Hàng sẽ được chọn
  • Bấm vào nút OK
  • Bạn sẽ nhận được bảng xem trước như sau.
Bắt đầu với Microsoft Excel
  • Bây giờ sẽ tính điểm trung bình cho nữ và nam
  • Chọn toàn bộ dữ liệu như hình dưới đây
Bắt đầu với Microsoft Excel

Nhấp vào tab DATA chọn Subtotal như trong hình dưới đây

Bắt đầu với Microsoft Excel

Bạn sẽ nhận được cửa sổ như dưới đây

Bắt đầu với Microsoft Excel
  • Đặt “At each change” thành giới tính
  • Đặt “Use function” thành trung bình
  • Chọn ô Điểm ở phần “Add subtotal”
  • Nhấn vào nút “OK”
Bắt đầu với Microsoft Excel

Thêm hình ảnh vào bảng tính

Đôi khi, bạn muốn tạo thương hiệu cho các tài liệu được in bằng excel với thông tin và logo của công ty, v.v. Excel có các tính năng cho phép bạn thêm hình ảnh vào Excel. Nhấp vào tab INSERT trên thanh công cụ chọn Pictures .

Bắt đầu với Microsoft Excel

Bạn sẽ nhận bảng sau đây:

Bắt đầu với Microsoft Excel
  • Bạn có thể chọn bất kì hình ảnh nào trên máy tính
  • Bạn sẽ nhận được kết quả như hình bên dưới
Bắt đầu với Microsoft Excel

Tóm lược

Trong bài viết này, chúng tôi đã học cách thực hiện các phép toán số học cơ bản bằng Excel, định dạng dữ liệu và áp dụng quy tắc xác thực, lọc dữ liệu và cách tận dụng các nhóm để phân tích dữ liệu và cải thiện trình bày. Chúc các bạn thành công.

Đó là các bước đơn giản cần biết để bạn có thể xác thực dữ liệu Excel. Ngày nay, yêu cầu về kỹ năng văn phòng, đặc biệt là trong Excel ngày càng được chú trọng. Sử dụng tốt Excel sẽ giúp bạn đạt được nhiều lợi ích to lớn trong công việc. Bạn có thể tham khảo khóa học EXG01- phát triển tư duy tổ chức dữ liệu, thiết lập báo cáo chuyên nghiệp trên Excel, đây là 1 khóa học rất chi tiết và đầy đủ kiến thức giúp bạn có thể hiểu và ứng dụng tốt Excel vào trong công việc hàng ngày. Hoặc xem thêm các khóa học khác từ Gitiho.com.

Đánh giá bài viết này

0/5 - (0 bình chọn)

0/5 - (0 bình chọn)

Bài viết liên quan

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Cách ứng dụng hàm INT và MOD cho lễ tân và các công việc khác

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

Hướng dẫn cách tách địa chỉ ra khỏi chuỗi

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

CÁCH TÍNH ĐIỂM TRUNG BÌNH VÀ XẾP LOẠI TRONG EXCEL (KÈM BÀI TẬP)

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Hướng dẫn kiểm tra giá trị trùng lặp cực đơn giản trên Excel 2010, 2013, 2016, 2019

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Cách cộng, trừ ngày tháng năm trong Excel để tính số ngày siêu nhanh cho kế toán

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

Hướng dẫn 4 cách bôi đen trong Excel đơn giản và nhanh chóng

@ 2020 - Bản quyền của Công ty cổ phần công nghệ giáo dục Gitiho Việt Nam
Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp số: 0109077145, cấp bởi Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội