Cách sử dụng Header và Footer trong Excel

Header và Footer là một chức năng vô cùng cần thiết và có mặt hầu hết ở những bản báo cáo của bạn. Với Header, bạn có thể thêm logo của công ty của bạn và với Footer là số trang. Việc thêm Header và Footer tăng sự chuyên nghiệp cũng như giúp người đọc nhận ra bản báo cáo từ công ty nào hoặc đang ở trang nào.

Trong series này, Gitiho sẽ chia sẻ cho bạn cách thêm Header và Footer vào trong Excel của bạn cũng như tùy chỉnh Header và Footer trong mỗi trường hợp.

Cách thêm Header và Footer trong Excel

Vậy chúng ta hãy cùng tìm hiểu chủ đề đầu tiên nhé:

Bạn được cho một worksheet như trên và được yêu cầu phải thêm Header và Footer vào trong worksheet. Cách thường gặp nhất là vào mục Page Layout trong thanh menu và vào mục Page Setup sau đó chọn biểu tượng nho nhỏ như hình dưới đây:

Sau khi bạn bấm vào biểu tượng đó, bạn sẽ được dẫn vào pop-up như sau:

Sau đó bạn có thể tùy chỉnh Header của bạn trong mục Custom Header và tùy chỉnh Footer của bạn trong mục Custom Footer.

Cách thứ 2 để thêm Header và Footer là vào mục View trong thanh Menu. Và cách này thường được người dùng giới thiệu hơn. Vì sao vậy?

Như hình trên đây, sau khi bạn bấm vào View, bước tiếp theo là chọn Page layout. Sau đó Excel sẽ chỉnh worksheet của bạn như trên. Với việc thêm Header, bạn chỉ cần bấm vào mục Add header và Excel sẽ dẫn bạn đến một mục mới gọi là Design như sau:

Ở hình trên, bạn có tới 3 lựa chọn để thêm Header mong muốn vào worksheet của bạn. Và đây cũng chính là định dạng của worksheet của bạn sau khi được in ra.

Xem tiếp bài sau: Cách tùy chỉnh Header trong Excel

Ở phần trên Gitiho đã chia sẻ với bạn cách thêm Header vào trong Excel worksheet của bạn. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu cách tùy chỉnh với Header cũng như lựa chọn Header nào cần thiết cho mỗi trường hợp nhé.

Và để bắt đầu chúng ta sẽ sử dụng ví dụ như sau:

Như đã nói ở phần trước, sau khi thêm Header và Footer vào worksheet qua mục View, hình ở trên sẽ là định dạng sau khi in của worksheet của bạn. Ngoài ra trên thanh menu, trong mục Design và trong mục Header & Footer Elements (các yếu tố của Header và Footer), những ký hiệu trong mục này chính là những yếu tố để bạn định dạng Header của bạn.

Chúng ta cùng lấy ví dụ nhé, ví dụ đặt Header là tên của File của bạn. Bạn chỉ cần bấm vào Icon Excel với tên File Name như sau:

Sau khi bấm vào icon đó rồi, Excel sẽ tự chuyển bạn đến ô Header bạn chọn lúc trước như sau:

Bạn có thể nhập vào bất kỳ tên nào hay ký tự nào bạn muốn, và như vậy là hoàn thành Header của bạn rồi. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm một dòng vào Header của bạn chỉ đơn giản bằng cách nhấn Enter như sau:

Như hình trên, sau khi nhấn Enter, tôi chọn icon Sheet Number kế bên icon File name và Header của tôi hiện ra là T2 đồng thời cũng là tên của worksheet đang dùng.

Ngoài ra các icon khác cũng có thể giúp bạn thể hiện thêm thông tin hay dữ liệu trên Header của bạn

            – Với Page Number là số trang

            – Number of pages là tổng số trang

            – Current date là ngày hiện tại

            – Current time là thời gian hiện tại

            – Picture là thêm ảnh hay nói cách khác là logo của công ty bạn.

Trong phần tiếp theo này, Gitiho cùng với bạn tìm hiểu thêm về Footer trong Excel worksheet nhé.

Và như đã nói ở phần 1, cách bạn có thể thêm Footer là vào mục Page Layout trong thanh Menu và vào mục Page Setup sau đó chọn biểu tượng nho nhỏ như hình dưới đây:

Sau khi bạn bấm vào biểu tượng trên, bạn sẽ được dẫn vào pop-up như sau:

Sau đó bạn có thể tùy chỉnh Footer của bạn trong mục Custom Footer.

Cách thứ 2 để thêm Footer là vào mục View trong thanh Menu. Và cách này thường được người dùng giới thiệu hơn. Vì sao vậy?

Sau khi bạn bấm vào View, bước tiếp theo là chọn Page layout. Sau đó Excel sẽ chỉnh worksheet của bạn như dưới. Với việc thêm Footer, bạn chỉ cần bấm vào mục Add footer và Excel sẽ dẫn bạn đến một mục mới gọi là Design như sau:

Cũng như Header, Excel cũng cho bạn 3 lựa chọn để đặt Footer của bạn và cũng có những Footer được đinh sẵn như hình dưới:

Và bây giờ tôi chọn đại lựa chọn thứ 4 từ trên xuống với định dạng như sau: “Confidential, 06/20/2018, Page 1”. Sau khi nhấp chọn, Footer được chỉnh như hình dưới đây:

Đây chính là định dạng của Footer sau khi bạn in worksheet của bạn ra. Và chỉ cần nhấp vào và chỉnh văn bản theo mong muốn của bản thân là bạn đã hoàn thành Footer rồi.

Ngoài ra, đừng quên cài đặt mặc định khổ giấy A4, hoặc loại khổ giấy khác mà bạn muốn ở Page Layout trước khi in nhé. Gitiho chúc bạn thành công!