Hướng dẫn Excel cơ bản về cách sử dụng Tham chiếu - Phần 1

Ở bài viết này, Gitiho sẽ chỉ cho bạn khi nào nên dùng tham chiếu tuyệt đối (Absolute reference) và tham chiếu tương đối (Relative reference).

Và theo định nghĩa của Microsoft, tham chiếu một cell nói về việc tra cứu một cell nhất định nào đó hoặc một phạm vi cell trên cả bảng dữ liệu để Excel có thể tìm giá trị hay dữ liệu để hoàn thành công thức.

Vậy tham chiếu tương đối là như thế nào. Ở đây bạn được cho một bảng dữ kiện như sau:

Bạn được yêu cầu tính tổng của những ứng dụng bên Cột bên trái, qua từng quý. Vậy công thức của bạn như sau:

F5 = Sum(B5:E5)

Kết quả = 1100

Và kéo xuống để hoàn thiện Cột F

Khi bạn vào cell F6 để xem công thức sẽ thay đổi thành = Sum(B6:E6)

Còn ở cell F7 công thức sẽ là = Sum(B7:E7)

Và đây được gọi là tham chiếu tương đối bởi vì những cell được tham chiếu thay đổi khi công thức thay đổi.

Sau đó, bạn lại được yêu cầu tính phần trăm của từng app trên tổng doanh thu. Bạn phải làm gì ?

Bước 1: Bạn cần phải tính tổng doanh thu. Bạn có thể làm vô cùng đơn giản với hàm Sum với công thức như sau:

= Sum(F5:F7)

= 2495

Giờ đến bước 2, tính phần trăm thì sao. Đây cũng là phép chia căn bản với công thức:

= G5/F7

= 44% (0.440882 và bạn bấm nút phần trăm trong mục number để ra phần trăn nhé)

Vậy bạn có thể kéo xuống như khi tính Cột F không nhỉ. Chúng ta cùng thử nhé.

Ở đây công thức thay đổi sai, đối với ứng dụng Utility, công thức áp dụng đúng nhưng đối với tổng cả 3 ứng dụng thì cần phải được giữ nguyên. Và đây là lúc bạn cần tham chiếu tuyệt đối, nghĩa là bạn cần phải thêm các kí hiệu $ lên các cell được tham chiếu (và bạn có thể dùng phím tắt F4).

Quick tip: Nếu bạn bấm phím F4 1 lần thì cả Dòng lẫn Cột của bạn đều sẽ được đặt dấu $. Bạn F4 lần thứ 2, bạn sẽ chỉ nhận dấu $ trên Dòng của bạn. Đối với lần thứ 3, Cột của bạn sẽ được nhận dấu. Và lần thứ 4 là sẽ bỏ dấu $ trên cả Dòng và Cột của bạn.

Vậy sau khi bạn đã đặt dấu $ lên công thức của bạn, đây sẽ là kết quả:

Vậy là bạn đã nắm bắt được kiến thức căn bản của Excel rồi. Việc tham chiếu cell là một kiến thức tuy đơn giản nhưng vô cùng quan trọng trong Excel. Việc bạn sai sót khi tham chiếu có thể làm mất thời gian, công sức của bạn và có khi cả bản dữ liệu cũng như bản báo cáo của bạn. Bạn có thể xem thêm về Phần 2 của tham chiếu cell tại Gitiho nhé. Ngoài ra, bạn có thể truy cập ngay Gitiho.com để tìm hiểu thêm các khóa học hấp dẫn về tin học văn phòng: Word, Excel, Power Point. Có rất nhiều ưu đãi hấp dẫn đang chờ bạn.